De 10 tips voor meer focus en betere resultaten

Het Internet knaagt aan ons vermogen om ons te concentreren en ons te verdiepen in ons werk. Ook onze mailgewoontes maken ons minder productief. Uit onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) uit 2017 blijkt dat bijna 40% van het kantoorpersoneel één tot twee uur per dag kwijt is aan het verwerken en beantwoorden van mails. 25% is er zelfs een kwart van de werkdag aan kwijt. Dit veroorzaakt stress en leidt af van de dagelijkse, eigenlijke taken.

Deze tijd zouden we effectiever kunnen benutten. In het boek ‘Diep Werk’ uit Cal Newport zijn voorkeur voor diepte boven oppervlakkigheid: we zouden vaker geconcentreerd moeten werken om het uiterste uit onze cognitieve mogelijkheden te halen. Deze 10 tips haalden wij uit zijn boek en helpen je afleiding te weerstaan.

1: Kies een methode die bij je past

Wat voor de een werkt, werkt voor de ander niet. De een kan zich dagen als een soort monnik opsluiten, terwijl een ander het alleen redt om zich een paar uur af te zonderen. Newport onderscheidt vier concentratiefilosofieën. Welke filosofie past bij jou?

  1. De kloosterlijke filosofie

Deze filosofie staat voor radicale eenvoud en totale uitbanning van oppervlakkigheid. Deze filosofie is maar voor een kleine groep mensen geschikt, bijvoorbeeld voor mensen die in hun werk beschikken over een duidelijk omschreven doelstelling. Ze ontlenen hun professionele succes aan het heel goed uitvoeren van dat ene ding.

  1. De bimodale filosofie

Deze filosofie vereist dat je je tijd verdeelt en een aantal duidelijk afgebakende periodes reserveert voor geconcentreerd werk, de rest is voor alle andere zaken beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan een werkweek waarin je 2 dagen reserveert voor geconcentreerd werk en 3 dagen voor andere taken. Of waarin je een bepaalde periode reserveert voor geconcentreerd werk. Veel wetenschappers doen dit door in hun zomer geconcentreerd aan een bepaald onderzoek te werken. Deze filosofie is geschikt voor mensen voor wie succes niet mogelijk is zonder activiteiten waarvoor je je niet kunt afzonderen. Bijvoorbeeld als je af en toe administratie voor je onderneming moet verrichten of klanten moet spreken.

  1. De ritmische filosofie

Deze filosofie bevindt zich wat dichter bij de realiteit van de meeste mensen en je kunt er ook naar leven wanneer je een kantoorbaan hebt. Het idee is dat je routines inbouwt om geconcentreerd werk te doen, zodat hier regelmaat in komt. Bepaal bijvoorbeeld een tijdstip waarop je geconcentreerd werk uitvoert. Werk met een kettingmethode: elke dag dat je op je begintijd start met geconcentreerd werk, zet je een kruis op een kalender. Na een paar dagen ontstaat een ketting, dan is het een kwestie van doorwerken zodat je ketting steeds langer wordt.

  1. De journalistieke filosofie

Deze filosofie is voor mensen die geconcentreerd werk overal in hun schema kunnen passen. Zodra je ergens wat vrije tijd kunt vinden, schakel je over naar je concentratiemodus. Het is niet geschikt voor beginnelingen, omdat niet iedereen het vermogen heeft om zo snel te schakelen naar een concentratiemodus.

2: Stel rituelen op

Om het maximale uit je concentratiemodus te halen is het aan te raden om strenge en specifieke rituelen in te bouwen. Welke rituelen voor je werken hangt af van je behoeftes en het soort werk dat je doet, maar als leidraad kun je voor elk ritueel deze algemene vragen aan jezelf stellen:

  • Waar ga je werken, en hoelang?

Je ritueel voor geconcentreerd werk moet op een specifieke locatie plaatsvinden. Dat kan een heel gewone ruimte zijn, bijvoorbeeld je werkkamer met gesloten deur en opgeruimd bureau. Helemaal mooi als je een ruimte kunt gebruiken die je alléén kunt gebruiken om je te concentreren, zoals een vergaderruimte of een rustig plekje in een bibliotheek.

  • Hoe werk je als je eenmaal begonnen bent?

Je hebt regels en een stramien nodig. Zo behoud je structuur. Ban bijvoorbeeld internetgebruik uit. Leg jezelf doelen op, zoals het lezen van een x aantal pagina’s of het afronden van een voorstel. Dan is duidelijk wat je precies gaat doen en is het resultaat ook meetbaar.

  • Hoe ondersteun je je werk?

Je rituelen moeten je concentratiemodus ondersteunen. Een ritueel kan bijvoorbeeld zijn: beginnen met een kop koffie, genoeg van het juiste voedsel binnen handbereik hebben om je energie op peil te houden en voldoende bewegen om je hoofd fris te houden. Schep de juiste voorwaarden om je te concentreren.

Tip: experimenteer om een structuur te vinden die bij jou past. Je komt er maar op een manier achter: door het te doen.

3: Verricht concentratiegymnastiek

Wanneer je continu schakelt tussen activiteiten, kun je je steeds moeilijker focussen. Je kunt je beter concentreren wanneer je afleiding leert te weerstaan. We moeten afleren afhankelijk te zijn van afleiding. Je hersenspieren trainen doe je door eerst te bepalen wat je afleidt. Stel, het is je mail. Bepaal dan van tevoren op welke momenten van de dag je je mail checkt. Wanneer je merkt dat je eraan begint te denken en de neiging voelt je mail te checken, verzet je hier dan tegen. Dat is concentratiegymnastiek!

4: Doe ook eens niets

Inspanningen hebben de meeste kans in een hoofd dat regelmatig vrij heeft. Dode tijd leidt immers tot inzichten! Sluit daarom aan het einde van je werkdag tot de volgende ochtend af van alles wat met je werk te maken heeft. Kijk na het eten niet meer of je nog e-mail hebt, loop niet in gedachten allerlei gesprekken van eerder op de dag door en besteed even geen aandacht meer aan wat je morgen allemaal te wachten staat. Het denken over werk moet even helemaal uit.

Deze tip is wetenschappelijk te onderbouwen vanuit twee theorieën:

  • De Unconscious Thought Theory (UTT, de theorie van het onbewust denken)

Deze theorie stelt dat voor beslissingen waarbij veel informatie en allerlei vage en wellicht zelfs tegenstrijdige gegevens meespelen, je onderbewustzijn een grote rol speelt. Dit komt doordat de hersengebieden van het onderbewustzijn over meer neuronale bandbreedte beschikken, waardoor daar meer met informatie kan worden geschoven en dus meer mogelijke oplossingen kunnen worden overwogen dan in de centra van het bewuste denken.

  • De Attention Restoration Theory (ART, de theorie van het herstel van de concentratie)

Om je te kunnen concentreren heb je volgens de ART ‘gerichte aandacht’ nodig. En als de bron is opgedroogd zal het je moeite kosten je te concentreren. Het kost tijd om je voorraad gerichte aandacht aan te vullen. Ga bijvoorbeeld wandelen, een ontspannen gesprek aan, een spelletje spelen of een stuk hardlopen.

5: Laat je werkdag niet leiden door je mail

Langzamerhand is in het zakelijk leven een sfeer ontstaan waarin het aanvaardbaar is om je dag vanuit je mailbox te organiseren. Onmiddellijk antwoord krijgen op je vraag is immers fijn dus verwacht men van elkaar snelle reacties op mails. De rest van de wereld staat in de wacht, maar jij voelt je heel productief en iedereen reageert enthousiast op je snelle reacties!

Stel je voor dat het mailverkeer naar de periferie van je werkdag verplaatst zou worden. Je wordt gedwongen om bedachtzamer in te gaan op de taken die je hebt en de tijd die je daarvoor nodig hebt. Als je niet gelijk op antwoord rekent van anderen, plan je meer vooruit, ben je beter georganiseerd en je bereikt meer diepgang in de uitvoering van je taken.

Praktische tips:

  • Zet je meldingen van Outlook uit.
    • Ga via Bestand > Opties naar het tabblad E-mail
    • Verwijder daar onder Ontvangst van Bericht het vinkje bij Een waarschuwing op het Bureaublad Geven
    • Klik op OK
  • Zet het envelopje in je taakbalk uit.
    • Ga via Bestand > Opties naar het tabblad E-mail
    • Verwijder daar onder Ontvangst van Bericht het vinkje bij Een pictogram van een envelop weergegeven op de taakbalk
  • Plan specifieke momenten in voor het beantwoorden van je mail. Probeer in de tijd daaromheen je mail te vermijden om afleiding te voorkomen.
  • Stel eventueel een Automatisch Antwoord in zodat collega’s of klanten weten dat ze niet direct op antwoord hoeven te rekenen.

6: Vergader minder

Ha! Makkelijker gezegd dan gedaan, dat weten wij natuurlijk ook wel. Maar realiseer je dat vergaderingen in dagschema’s voor een zodanige verstopping en versplintering zorgen dat ze een scherpe concentratie bijna onmogelijk maken. Toch blijven we veel vergaderen, puur omdat dat makkelijk is.

Wees kritisch op het accepteren van uitnodigingen voor vergaderingen: ben jij echt nodig? Is de gehele vergadering relevant of kun je ook een deel bijwonen? Zorg dat de verwachtingen van eenieder voor een vergadering duidelijk zijn en dat iedereen de benodigde voorbereidingen heeft getroffen.

7: Plan je dag

Zonder structuur verdoe je je tijd te gemakkelijk aan oppervlakkigheden zoals e-mail, sociale media en rondsurfen op internet. Voor je het weet bepalen interne opwellingen en externe vragen je dag. Op het moment zelf kan het bevredigend zijn, maar het draagt niet bij aan het behalen van je doelen en het opdoen van nieuwe ideeën.

Deel daarom ’s ochtends je dag in om te voorkomen dat je dag wordt overgenomen door wat er om je heen gebeurt. Begin elke werkdag met het maken van een lijstje waarin je alle uren van je werkdag in blokken verdeelt en voor elk van die blokken een activiteit opschrijft. Noteer bijvoorbeeld een blok van negen tot elf voor het schrijven van een persbericht. En van elf tot één een vergadering over die nieuwe marketingstrategie. Een volgend blok kan een lunchpauze zijn.

Er kunnen (en zullen waarschijnlijk) twee dingen misgaan: (1) je inschattingen zullen niet altijd kloppen. Soms heb je langer nodig voor een bepaalde activiteit dan je dacht. En (2) je zult onderbroken worden en er zullen zich onverwachts nieuwe verplichtingen aandienen. Maar dit is niet erg. Wanneer dit gebeurt, maak je een nieuw schema voor de rest van de dag. Wie weet moet je dit wel vijf of zes keer op een dag doen, maar laat je niet ontmoedigen door de extra tijd die je hieraan kwijt bent. Het gaat erom dat je bewust je tijd indeelt en zeggenschap houdt over wanneer je wat doet. Je last namelijk continu momenten in waarop je jezelf afvraagt wat je het beste kunt doen met je resterende tijd. Hierbij is het niet belangrijk dat je de met jezelf gemaakte afspraken volledig nakomt, maar puur dat je jezelf die vragen stelt. Dit is de moeite waard en levert je uiteindelijk juist tijdswinst op!

8: Hanteer een duidelijk einde van je werkdag

Op een gegeven moment is je concentratie op. De tijd die je daarna spendeert is niet van de hoogwaardige kwaliteit waar je carrière bij gebaat is. Je zult je waarschijnlijk niet veel meer verrichten dan oppervlakkige werkzaamheden. Sluit daarom je dag af met een afsluitingsritueel om de volgende dag weer fris en fruitig te kunnen beginnen.

Maak je taken zoveel mogelijk af en probeer niet te eindigen met onvoltooide taken. Maak een lijstje van onvoltooide taken en neem ze bij het maken van een plan voor de volgende dag even door. Je hoofd krijgt daarmee als het ware vrij van de verplichting om elk moment van de dag bij deze verplichtingen stil te staan, want die verantwoordelijkheid is nu opgenomen in je afsluitingsritueel.

9: Word moeilijker bereikbaar

Het is zo vanzelfsprekend geworden dat we altijd en overal e-mail lezen, versturen en telefonisch bereikbaar zijn dat we uit het oog verliezen dat we daar nog altijd zelf bij zijn. Dat kan anders!

Stel een verzendfilter in

Als je al ergens openbaar jouw emailadres plaatst, zet er dan voorwaarden bij als een soort verzendfilter. Laat mensen weten dat je alleen antwoordt op mail als de mail bij jouw belangstellingen past. Of stel een Automatisch Antwoord in waarin je aangeeft wat de verzender van je kan verwachten. Een vraag stellen per mail is namelijk zo gedaan, terwijl een antwoord formuleren veel tijd kan kosten. Het voordeel is mensen anders naar hun eigen berichten gaan kijken en je ze duidelijkheid geeft over wat ze kunnen verwachten.

Beantwoord open vragen systematisch.

E-mails met open vragen (wat vind jij? Wat is de status?) leggen een bepaalde verantwoordelijkheid bij jou als ontvanger. Deze strategie kan helpen:

Probeer de volgende standaardvraag te beantwoorden: ‘om welk project gaat het in het bericht, wat is het efficiëntste proces om dit project succesvol af te sluiten?’ Als je hierop voor jezelf een antwoord hebt gevonden, formuleer dan een reactie waarin je het genoemde proces omschrijft, aangeeft bij welke stap je bent en de volgende stappen benoemt.

Neem het voorbeeld:

Email: ‘Goed dat we elkaar vorige week spraken. Ik praat graag verder over enkele van de besproken onderwerpen. Binnenkort koffie?’

Antwoord: ‘Ik drink graag koffie. Laten we in de Starbucks op het station afspreken. Ik ben volgende week op deze twee dagen vrij. Op deze twee dagen ben ik op deze drie momenten beschikbaar. Laat maar weten of er dag-tijdcombinatie tussen zit die jou schikt. Ik zal me naar jouw voorstel voegen. Als geen van de dag-tijdcombinaties schikken, kun je me op het onderstaande nummer bellen voor een andere afspraak. Tot snel.’

Voordelen:

  • Je hoeft niet meer heen en weer te mailen, dus je bespaart tijd en energie.
  • Je sluit de cirkel. Je hoeft er niets meer mee te doen.

Antwoord niet

Een wat meer drastische aanpak, maar mogelijk is het in jouw situatie nodig. Doe aan e-mailsortering en beantwoord mails niet als een van onderstaande regels van toepassing is:

  • De inhoud is onduidelijk of maakt het moeilijk voor jou om een redelijke reactie op te stellen
  • Een antwoord zal niets positiefs opleveren en niet antwoorden niets negatiefs.

Er zijn natuurlijk afzonderingen, bijvoorbeeld als de mail afkomstig is van je baas. Als je de ongemakken van deze aanpak eenmaal hebt overwonnen, zul je de voordelen ervan ervaren. Mensen wennen er wel aan en je voorkomt inboxstress!

10: Vergeet niet te lachen

Een geconcentreerd leven is niet voor iedereen weggelegd. Je moet er hard voor werken en drastische veranderingen in je gewoontes aanbrengen. Het kan onaangenaam en ongemakkelijk voelen om regelmatig sociale media, internet en mailen te weerstaan, maar wees bereid daaraan voorbij te gaan. Als je je in plaats daarvan inzet om het uiterste uit je hersenen te halen en dingen te maken die ertoe doen, dan zul je ontdekken dat concentratie tot een leven vol productiviteit en betekenis leidt. En dát leidt tot geluk!

Bronnen

NBPO. (2017, 23 november). Persbericht E-mailloze Vrijdag. Verkegen via https://www.nbpo.nl/professional+organizer+worden/nieuws/648/Persbericht+E-mailloze+Vrijdag

Newport, C. (2016). Diep werk: Werken met aandacht in een wereld vol afleiding. Amsterdam: Business contact.

Print deze 10 tips
Download artikel als PDF

Meer in Persoonlijke groei