Beter samenwerken met je collega

Het blijkt dat er 6 factoren cruciaal zijn voor een succesvolle samenwerking in een team.

1. Heldere doelstellingen

Dit lijkt logisch, maar hoe duidelijk zijn de doelstellingen voor iedereen? Het hebben van een duidelijk omschreven doelstelling, het streven naar een concreet resultaat, dat is wat het team zin en identiteit geeft. Zorg er dan ook voor dat iedereen weet waar ze te vinden zijn.

Werkbare doelen zijn duidelijk, realistisch, meetbaar, zinvol en ze worden gedeeld door de teamleden. De teamleden moeten zich eigenaar van het doel voelen en er volledig achter kunnen staan. Zo wordt een goed doel dus ook ‘gedragen’.

2. Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Dit betekent dat ieder lid van het team aan de anderen is verbonden. In teamverband kun je niet meer als individu winnen: het team wint. Jouw belangen worden afhankelijk van het teambelang. Wanneer iedereen leert om iets van het eigen streven los te laten, kan er saamhorigheid ontstaan. Gezamenlijke verantwoordelijkheid betekent dat iedereen invloed heeft in het team, zowel op het eindresultaat (wat) als op de besluitvorming en de werkwijze (hoe). Dit is de enige factor waardoor teamleden werkelijk betrokken raken en zich committeren aan het teamdoel.

Het delen van verantwoordelijkheden betekent dat je je niet meer achter een ander kunt verschuilen. Loyaliteit aan elkaar is een essentiële voorwaarde. Je staat voor elkaar in en laat niet een ander de kastanjes uit het vuur halen. Daarom moet ieders betrokkenheid volkomen duidelijk zijn.

Samen iets voor elkaar krijgen kan zeer bevredigend zijn. Iedereen kent wel dat plezierige gevoel wanneer je met een groepje anderen een mooi resultaat hebt neergezet. Echte teamgeest is iets waar velen de lol van inzien. Jammer genoeg is teamgeest (zoals het woord al zegt) iets dat ongrijpbaar en onmaakbaar is. Het is magie die niet kan worden afgedwongen. Er kunnen wel randvoorwaarden worden geschapen waaronder teamgeest zich kan ontwikkelen. Het gezamenlijk maken van verantwoordelijkheid is er één van.

Communicatie is de smeerolie in het team.

3. Open communicatie

Communicatie is een vanzelfsprekende eigenschap van mensen, maar goede communicatie is niet eenvoudig. Communicatie is de smeerolie in het team. Zonder uitwisseling van gedachten en informatie tussen teamleden is er geen mogelijkheid voor samenwerking. Het is dat teamleden met een zeker gemak en een zekere regelmaat contact met elkaar hebben. Misverstanden en onbegrip zijn aan de orde van de dag met alle gevolgen van dien: inefficiëntie, conflicten, wantrouwen. Omdat teamleden van elkaar afhankelijk zijn, worden de effecten van dit onheil nog eens fors versterkt.

De meeste conflicten ontstaan door gebrekkige communicatie. Het is voor veel mensen moeilijk om precies te zeggen wat je van de ander verwacht en wat je ergens van vindt. Het is dan gemakkelijker om niet met elkaar maar over elkaar te praten in plaats van omgekeerd. Directe en eerlijke communicatie is een vereiste. Enerzijds vraagt dit om openheid: hiermee deel je informatie die alleen jou bekend is. Je neemt je teamgenoten dus mee in jouw van jouw motieven, ideeën, wensen en onzekerheden. Hierdoor leer je elkaar kennen en wordt het vertrouwen vergroot.

Anderzijds is feedback nodig: hiermee maakt de ander bij jou duidelijk wat hem bekend is maar jou niet. Hij geeft dus informatie over je ‘blinde vlek’. Het geven en ontvangen van goede feedback is erg moeilijk.

4. Wederzijds respect

Een van de grote voordelen van het werken in teamverband is het feit dat ieder teamlid verschillende eigenschappen, vaardigheden en deskundigheden meebrengt. Om de verschillen in het team te kunnen benutten, moeten teamleden niet alleen inzicht hebben in elkaars talenten en beperkingen, maar deze ook respecteren en waarderen. Zolang iemand zich naar eigen kunnen inzet, verdient hij waardering voor zijn prestaties. In het team heb je elkaar allemaal nodig. Aan de operatietafel is het werk van de chirurg even essentieel als dat van de assistent. Erkenning voor ieders bijdrage is dus geboden.

5. Flexibel aanpassen

Op een gegeven moment loopt het lekker, is de samenwerking goed en ligt iedereen op schema. En dan? Dan verandert er natuurlijk iets. Dan gebeurt er iets waardoor de huidige werkwijze niet meer in het oorspronkelijke plaatje past. Zowel in het team als in de omgeving zullen belangrijke wijzigingen plaatsvinden. Een klant wil een ander product, of wil het eerder. Een teamlid wordt ziek of vindt een andere baan. Er komt een interne verhuizing, het netwerk gaat uit de lucht, leveranciers zijn te laat of er raakt iets zoek. Op zo’n moment wordt een cruciale eigenschap van het team op de proef gesteld: flexibiliteit.

Een goed team kan zich voortdurend aanpassen aan de omstandigheden. Wanneer dit niet het geval is, zal het team ‘nee’ moeten verkopen aan klanten, raakt het bij een geringe tegenslag achter op schema en vertraagt de ontwikkeling. Juist dan moet je samen kijken welke stappen moeten worden genomen in de veranderde situatie. Alleen door flexibiliteit van iedereen kan het gezamenlijke doel alsnog worden behaald.

6. Initiatief tonen

Dit is het sluitstuk van de rij succesfactoren. Initiatief tonen betekent dat de teamleden daden aan woorden koppelen. Dat ze actief zijn in plaats van passief en dat ze uit eigen beweging dingen oppakken. Niemand heeft iets aan een goed idee als het niet wordt uitgesproken. Verantwoordelijk zijn betekent dat je niet alleen problemen waarneemt, maar dat je ook tot handelen overgaat. Initiatief tonen is verder kijken dan je taakomschrijving lang is.

Een cultuur waarin gemakkelijk initiatieven worden genomen, bevordert de spontaniteit en daarmee de creativiteit van het team. In zo’n omgeving wordt maximaal gebruik gemaakt van alle aanwezige talenten en worden verschillen optimaal benut. Door initiatieven te nemen, bewijst het teamlid dat het hem ernst is. Dat hij niet alleen met de mond belijdt dat teamwerk belangrijk is, maar dat hij bereid is tot actie over te gaan. Dus, leg je ideeën en plannen openlijk op tafel en wees niet bang om de reacties daarop te ontvangen. Daar leer je alleen maar van.

Let op valkuilen

Tot slot, niet iedereen waardeert dezelfde eigenschappen of kwaliteiten in een collega en al helemaal niet in dezelfde mate. Toch zijn er een aantal ongeschreven regels die op elke werkvloer gelden. Belangrijkste: sta open voor een ander. Let daarbij dan op de volgende valkuilen:

• Als een collega je een verhaal vertelt, vul dingen dan niet te snel in, bijvoorbeeld op basis van herkenning. Kom niet direct met een verhaal als: ‘Oh, dat had ik ook.’
• Kom ook niet meteen met adviezen naar aanleiding van een verhaal. Vaak vertelt iemand iets alleen omdat hij zijn verhaal kwijt wil. Luisteren is dan voldoende. Dat geldt wanneer een collega een privé-onderwerp aansnijdt, maar ook als hij een zakelijk verhaal wil doen.
• Houd kritiek op een ander niet voor je als het een goede werksfeer in de weg staat. Durf je uit te spreken, maar doe het tactvol. Spreek iemand niet ten overstaan van anderen aan op een foutje, neem hem even apart.
• Verloochen jezelf niet door anderen te willen plezieren. Blijf jezelf!