Assistent Controller worden: wat houdt dat in?

Wil je je ontwikkelen op de financiële arbeidsmarkt en ben je benieuwd of de functie van Assistent Controller bij jou past? Voor deze rol heb je de juiste financiële kennis nodig én soft skills om een waardevolle gesprekspartner te zijn. In dit artikel legt Maurice Suddaby, trainer bij ICM, uit hoe dat zit. Hij geeft je een kijkje in het vak én in de opleiding Assistent Controller bij ICM.

Wat doet een Assistent Controller?

Voordat we in de functie van assistent controller duiken is het goed om eerst even naar de functie van (financial) controller of financieel manager te kijken. Dit is in de organisatie degene die overziet of de organisatie er financieel gezond voor staat en strategische keuzes maakt. Hij of zij baseert dit op maandelijkse rapportages die de assistent controller aanlevert. Doordat de assistent controller dit voorwerk doet, kan de controller zijn werk sneller uitvoeren.

Bevindt een organisatie zich in zwaar weer, dan is het aan de controller of financieel manager om scenario’s uit te denken en aan te geven wat er minimaal aan omzet moet worden gehaald of wat er aan de kostenkant moet veranderen om een gezonde verhouding te realiseren. De assistent controller levert de cijfers aan die daarvoor nodig zijn. Hij of zij voert daarbij alvast een korte analyse uit en checkt of de cijfers kloppen.

Eigenlijk kun je de taken van een assistent controller in twee onderdelen uitsplitsen:

• De reguliere taken, zoals het opstellen van de maandrapportage. Dit is niet zo simpel als het indrukken van een knop en het uitdraaien van een rapport. Vaak komen hier meer stappen bij kijken, zoals controlewerkzaamheden en het maken van financiële berekeningen.
• Het ad hoc analysewerk, wanneer cijfers bijvoorbeeld anders uitpakken dan verwacht. Je onderzoekt dan hoe het komt dat resultaten afwijken en je bepaalt of er iets aan gedaan moet worden. Dat communiceer je vervolgens aan de controller of financieel manager. Analysewerk kan overigens ook voortkomen uit een gerichte vraag van de controller aan de assistent controller, bijvoorbeeld als er een specifiek vraagstuk is of als er een scenario moet worden uitgedacht.

Eigenlijk doet de term ‘assistent’ de functie van de assistent controller te kort. Je draagt met je taken een behoorlijke verantwoordelijkheid. Als je een fout maakt in de cijfers, dan krijg je een domino-effect dat op strategisch niveau impact heeft. De opleiding Assistent Controller richt zich erop jou die verantwoordelijkheid mee te geven. Later daarover meer.

Met wie werkt de Assistent Controller samen?

Zoals hierboven al genoemd, werk je in deze functie voornamelijk samen met de controller. Daarmee heb je misschien wel dagelijks contact. Daarnaast kun je veel contact hebben met de boekhouding, om bijvoorbeeld te checken of alles klopt in de systemen. Je communiceert dus vooral binnen je team: finance & control. Als er zaken met betrekking tot budgetten moeten worden besproken met teamleiders, dan pakt de controller of financieel manager dat meestal op. In de praktijk ben je meestal 20 tot 30% van je tijd in afspraken, het merendeel van je tijd voer je zelfstandig analysewerk uit.

Welke voorkennis of ervaring heb je nodig om Assistent Controller te worden?

Mensen die de functie van Assistent Controller gaan bekleden hebben doorgaans twee tot vier jaar werkervaring met financiële administratie. Voordat je start met een opleiding tot Assistent Controller is het dan ook gebruikelijk dat je eerst een vooropleiding doet, bijvoorbeeld een MBO-bedrijfsadministratie.

In onze ICM opleiding Assistent Controller zien we dat ongeveer een kwart van de deelnemers tijdens de opleiding werkzaam is als boekhouder en administratief operationele werkzaamheden verricht zoals het inboeken van facturen en het maken van journaalposten. Deze mensen willen vaak doorgroeien naar een meer analyserende rol. Het merendeel van de deelnemers is meestal al werkzaam als assistent controller en wil zichzelf in deze functie verbeteren.

Over welke competenties dient een Assistent Controller te beschikken?

Deze functie vergt een mix aan competenties. In de basis moet je accuraat en zorgvuldig zijn. Je moet zowel de details als het grotere geheel kunnen overzien. Bij voorkeur ben je een pietje precies en vind je het ook leuk om dat te zijn.

Daarnaast heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel nodig. Je moet je verantwoordelijk voelen voor de cijfers die je aanlevert en daar ook naar handelen. Krijg je de vraag om iets uit te zoeken, dan moet je willen weten wat er daarna met die cijfers gaat gebeuren. Hoe moet je ze interpreteren? Wat is er precies nodig en hoe zorg je dat je daarin ondersteunt? Het is belangrijk dat je aansluit bij degene aan wie je ondersteuning biedt, begrijpt wat er nodig is en kunt meedenken. Wat zijn bijvoorbeeld kanttekeningen bij de cijfers die je aanlevert? Waarin heb je aannames gedaan en wat is zeker?

Wat leer je in de opleiding Assistent Controller bij ICM?

In onze 6 maanden durende opleiding ligt de focus op bovengenoemde competenties. Enerzijds richten we ons dus op hard skills: hoe kun je de cijfers vanuit de theorie analyseren? Welke hulpmiddelen kun je daarbij inzetten? Anderzijds hebben ook soft skills de aandacht. Je leert op zo’n manier te communiceren dat jouw boodschap ook aangenomen wordt. Bijvoorbeeld doordat je niet communiceert op het detailniveau waarop je zelf bezig bent, maar op een hoger, samenvattend niveau. En doordat je de goede vragen kunt stellen om te checken of je wel de juiste analyses hebt gedaan.

In de opleiding oefen je daarmee via interactieve opdrachten. Hierbij kun je denken aan opdrachten waarin je in groepjes maandrapportages analyseert en presenteert.

Bij ICM focussen we niet zozeer op het behalen van dat ene papiertje, maar op dat je daadwerkelijk een ontwikkeling doormaakt die je collega’s zullen opmerken. Dat zit met name in het leren begrijpen en meedenken in de persoon die je ondersteunt en in de interactieve oefeningen die je daarvoor aangaat.

Meer over de inhoud van de opleiding lees je hier.

Naar de opleiding

Doorgroeimogelijkheden

Een logische stap is om na een aantal jaren als Assistent Controller door te groeien naar de functie van Financial Controller. Dit kan soms al na twee of drie jaar. Doordat je in de ICM opleiding je goed leert in te leven in deze rol, zul je waarschijnlijk al snel merken of deze volgende stap bij jou past of niet.

Voor deze vervolgstap zijn communicatieve vaardigheden en presentatietechnieken nóg belangrijker. Je werk kent dan veel verantwoordelijkheid en onzekerheid. Je communiceert met de rest van de organisatie over vraagstukken op operationeel en strategisch niveau en je vertaalt deze naar cijfers. Je laat dan analysestappen en excelwerk wat meer los om vanuit een spilfunctie in de organisatie met collega’s af te stemmen.

Heb je nog vragen die we in dit artikel niet beantwoorden? Neem dan contact op met onze studieadviseurs via 030 29 19 888 of mail je vraag naar info@icm.nl.

Wie is Maurice Suddaby?

Dit artikel is geschreven in samenwerking met ICM trainer Maurice Suddaby. Maurice is al sinds 2012 verbonden aan ICM en verzorgt de opleidingen Assistent Controller, Risicomanagement, Business Controller (post-HBO) en Van Controller naar Businesspartner. Omdat hij naast trainen ook graag zelf in de inhoud duikt, werkt hij regelmatig op interim basis bij organisaties als Business Controller.