5 simpele tips om efficiënter te werken met Outlook
Je herkent deze situatie misschien wel: Je bent druk aan het werk en plots krijg je een mailtje binnen. Je kunt je niet inhouden om even te kijken, dus je leest de e-mail vluchtig door. Vervolgens besef je je dat je nu helemaal geen tijd hebt om te reageren en markeert de e-mail als ‘ongelezen’. Het lijkt misschien onschuldig, maar wist je dat het daarna minimaal 20 minuten duurt om je weer volledig te concentreren op de taak waar je mee bezig was? Volgens onderzoek is een persoon gemiddeld 28% van de werkdag bezig met het lezen en beantwoorden van mails. Op weekbasis komt dit neer op maar liefst 13 uur per week! Een overvolle, ongeorganiseerde mailbox betekent een overvol en ongeordend hoofd. Hoe werk je efficiënter met Outlook en win je dus tijd voor andere taken? Wij geven je alvast 5 simpele tips.
Tip 1: Archiveren? Pas de titel van de mail aan!
Je inbox vol laten lopen met gelezen e-mails is niet aan te raden. Mails die nog wel eens belangrijk kunnen zijn maar je niet meer in je inbox hoeft te hebben kun je het best archiveren of in een map zetten. Maar als dan het moment dáár is om de mail terug te vinden, hoe vind je deze dan gemakkelijk terug?
Wist je dat je titels van mails kunt aanpassen? Hoe doe je dat?
- Open de mail in een los venster
- Klik met de cursor op de titel
- Je kunt nu de titel aanpassen
- Klik het venster weg en pas wijzigingen toe
Tip 2: Plan vaste momenten in voor je mail
Plan vaste momenten in je agenda om je mail bij te werken. Denk bijvoorbeeld aan drie keer per dag: in de ochtend, voor de lunch en aan het einde van je werkdag. Een vast ritme zorgt voor rust in je hoofd.
Tip 3: Zet notificaties van nieuw binnengekomen mailtjes uit
Op deze manier laat je je minder makkelijk afleiden door een nieuw mailtje. Hoe doe je dat?
- Ga naar ‘Bestand’
- Klik op ‘Opties’
- Klik op ‘E-mail’
- Zet hier de nodige notificaties, geluiden en meldingen uit
Tip 4: Zet het voorbeeld van een bericht uit
Zodra je in Outlook zit en je je inbox bekijkt, kun je vaak al een deel van de mail lezen. Dit kan je triggeren om het mailtje verder te lezen en daarom te openen. Wil je minder afleiding uit je inbox? Laat dan alleen de titels zien. Hoe?
- Ga naar ‘Beeld’
- Klik op ‘Huidige weergave’
- Klik op ‘Voorbeeld van bericht’ en stel deze in op ‘uit’
Tip 5: Een mail sturen zonder je inbox of agenda te zien
Soms wil je even tussendoor een mailtje sturen. Zodra je Outlook hebt geopend zie je misschien hoe vol je inbox weer is of dat je over een half uur een afspraak hebt. Dit zorgt alleen maar voor afleiding en verlies van focus.
Dus hoe dan wel? Klik met je rechtermuisknop op het Outlook-icoontje en kies voor ‘nieuw e-mailbericht’.
Meer weten?
Wil je van Outlook echt je beste vriend maken? Ervoor zorgen dat Outlook voor jou gaat werken in plaats van andersom? Tijdens de eendaagse ICM training Efficiënt werken met Outlook ga je aan de slag met slimme functionaliteiten van Outlook die zorgen dat je agenda, takenlijst en e-mails goed op elkaar aansluiten en samenwerken. Benieuwd of het iets voor je is? Doe een persoonlijke intake.