3 vragen voor je opdrachtgever om een concreet projectresultaat af te spreken
Je spreekt met jouw opdrachtgever af wat je gaat doen, maar gedurende het project blijkt dat er toch wat extra van je wordt verwacht dan van tevoren duidelijk was. Voorkom dit door van tevoren drie vragen aan je opdrachtgever te stellen en samen één concreet projectresultaat af te spreken.
Vraag 1: Wat is het probleem?
Elk project ontstaat omdat er iets moet veranderen. De huidige situatie voldoet niet meer aan de eisen of gaat uiteindelijk tot problemen leiden als er niets verandert. Bijvoorbeeld: een winkel heeft te maken met klagende klanten. Als projectleider wil je dus eerst weten waarom er iets moet veranderen. Wat is de aanleiding van het project? Stel deze waarom-vraag en onderzoek wat het kernprobleem is. Er worden soms meerdere problemen genoemd die een gevolg of effect van het kernprobleem zijn. Klagende klanten zijn bijvoorbeeld niet het probleem, maar een gevolg van een rommelige winkel. Vraag dus door zodat het kernprobleem en de reden voor de gewenste verandering duidelijk wordt. Dan weet je op welk probleem je je moet richten.
Vraag 2: Wat is de wens?
Wanneer het kernprobleem duidelijk is, wordt het tijd om de opdrachtgever te laten dromen. Wat wil hij of zij bereiken met het project? Hoe ziet de situatie eruit als de problemen zijn opgelost? Wat is er dan wel of wat is er dan niet meer? Natuurlijk is het doel om geen klagende klanten meer te hebben, maar de vraag is hoe hij of zij zich dat voorstelt. De constatering ’we krijgen geen klachten meer’ is heel wat anders dan ’we hebben tevreden klanten’. Formuleer de behoefte, de gewenste situatie, zodanig dat het overeenkomt met het beeld dat de opdrachtgever ervan heeft. Dan weet je naar welk doel je moet streven.
Vraag 3: Wat kan het project daaraan bijdragen?
En onthoud dit:
Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het opleveren van een concreet projectresultaat. Je bent niet de probleemhebber en ook niet degene die de dromen van de opdrachtgever waarmaakt.
Paul de Waal
Docent ICM Opleidingen & trainingen
Wil jij je verder ontwikkelen als Projectmanager? ICM Opleidingen & Trainingen biedt onder andere de volgende cursussen aan op het gebied van Proces- & Projectmanagement: