11 gesprekstechnieken om gesprekken of vergaderingen positief te beïnvloeden

Het kan lastig zijn om een gesprek of vergadering te sturen. Er zijn altijd mensen die veel aan het woord zijn en mensen die zich op de achtergrond houden. Met stuur- en volgtechnieken kun je ervoor zorgen dat er meer balans komt tijdens een gesprek. Met onderstaande stuurtechnieken perk je de spreekruimte in, terwijl je de deelnemers met de hieronder benoemde volgtechnieken juist de ruimte geeft om hun zegje te doen. Deze technieken zijn handig voor zowel de voorzitter als voor de deelnemers.

Stuurtechnieken

Stuurtechnieken helpen je om een gesprek ordelijk te laten verlopen. Je kunt ze inzetten om praters te laten zwijgen. Stuurtechnieken zijn onder andere:

1. Gerichte vragen stellen
Gerichte vragen beginnen doorgaans met ‘welke?’, ‘hoe?’ of ‘wie?’. Je stuurt iemand z’n betoog daarmee in een bepaalde richting en vraagt om concrete informatie. Daarmee belet je iemand om lang uit te wijden of vaag te blijven. Een voorbeeld van zo’n vraag is: “Hoe heb je dit probleem opgelost?”

2. Inkaderen
Met inkaderen baak je een onderwerp of een deel van het onderwerp af. Zo help je de deelnemers zich te focussen op een kernvraag of kernthema en stuur je de discussie in een bepaalde richting. Inkaderen voorkomt dat een vergadering alle kanten opgaat en daardoor stuurloos wordt. Je kadert in als je bijvoorbeeld zegt: ‘Sanne, laten we ons eerst richten op het ICT-probleem, over de problemen rondom de bezetting kunnen we het daarna nog hebben.’

3. Afremmen of afkappen
Met afremmen of afkappen voorkom je dat deelnemers te lang aan het woord zijn. Als je iemand afkapt, dan ontneem je feitelijk iemand het woord. Iemand afkappen wordt dan vaak ook als lastig ervaren. Je wilt natuurlijk niet daarmee de persoon voor het hoofd stoten of onbeleefd overkomen. Maar als je niet ingrijpt, haken alle deelnemers af. Dan ben je nog verder van huis! Probeer het daarom zo:

  • Maak (oog)contact en noem de naam van de persoon die je wilt afkappen.
  • Benoem welk gedrag of welke emotie je ziet bij de ander.
  • Blijf daarbij rustig en houd het bij jezelf.
  • Spreek dus in de ik-vorm.
  • Toon begrip.
  • Laat merken dat je hebt geluisterd door zijn boodschap kort samen te vatten.
  • Doe een procedurevoorstel. Zeg bijvoorbeeld dat je nu ook anderen wilt horen en geef iemand anders het woord. Bijvoorbeeld door te zeggen: “Voor je verder gaat, wil ik graag Marians mening horen.” Blijft iemand dan toch doorpraten? Of vertoont hij of zij ander storend gedrag? Stel die persoon dan voor een keuze.

4. Voor de keuze stellen
Zeg bijvoorbeeld op stevige toon: ‘Of je laat nu een ander aan het woord, of je verlaat nu de vergadering. Aan jou de keuze.’ Iemand voor de keuze stellen kun je ook doen als iemand maar niet to the point komt. Je dwingt hem dan tot een uitspraak. Je kunt dan een gesloten vraag stellen, zoals: ‘klopt het dat dit actiepunt niet is uitgevoerd?’ Dit vraagt om slechts één antwoord: ja óf nee. Of: ‘Gaan we nu wel óf niet akkoord met dit voorstel?’. Met zo’n vraag kun je alle deelnemers tegelijkertijd één richting opsturen.

5. Procedurevoorstel doen
Met een procedurevoorstel geef je van tevoren aan hoe het gesprek of de discussie verder gevoerd wordt. Je zegt bijvoorbeeld: ‘Laten we eerst het probleem helder krijgen, erna kan iedereen zijn mening geven.’ Je kunt er ook een discussie mee afkappen, bijvoorbeeld door te zeggen: ‘Zullen we eerst even een pauze houden, dan kan iedereen er nog even over nadenken.’

Volgtechnieken

Dan nu de volgtechnieken. Door te volgen geef je de ander aandacht en ruimte om informatie te geven. Ze helpen je er dus ook bij om zwijgers aan het praten te krijgen. Volgtechnieken zijn onder andere:

6. Open vragen stellen, doorvragen
Met het stellen van open vragen en met doorvragen nodig je de ander uit om meer te vertellen. Open vragen beginnen altijd met ‘wat?’, ‘waar?’ of ‘hoe?’. Ook de ‘waarom?’-vraag is een open vraag, maar die kun je beter vermijden omdat de ander daardoor het gevoel kan krijgen dat hij ter verantwoording wordt geroepen. Bij doorvragen kun je denken aan een vraag zoals: ‘Wat moet ik me daarbij voorstellen?’

7. Aanmoedigen
Met aanmoedigen laat je iemand merken dat je geïnteresseerd bent. Je kunt iemand letterlijk verbaal uitnodigen om door te gaan met vertellen. Bijvoorbeeld door te vragen: “Kun je vertellen hoe dat bij jullie op de afdeling gaat?” Je kunt ook non-verbaal aanmoedigen te knikken, via oogcontact of te hummen.

8. Concretiseren
Als iemand een vage uitspraak doet, zoals ‘Er is hier ook altijd wat’, dan kun je de spreker uitnodigen om concreet te worden. Je kunt hem dan vragen een voorbeeld te geven.

9. Stiltes laten vallen
Niet iedereen komt altijd even gemakkelijk uit zijn woorden. Vul in een stilte niet in wat een ander waarschijnlijk wil zeggen, maar gun hem even de tijd om na te denken en te formuleren. Zorg er ook voor dat de andere deelnemers deze stilte respecteren. Stilte is ook een vorm van aandacht.

10. Uitwijken
Als je merkt dat iemand dichtklapt of even tijd nodig heeft om na te denken, dan kun je tijdelijk iemand anders het woord geven. Je wijkt uit, maar geeft wel aan dat je zo bij diegene terugkomt.

11. Reflecteren
Er zijn mensen die niet graag naar voren treden. Hun houding en gezichtsuitdrukking zeggen soms des te meer. Als je reflecteert, benoem je wat je ziet. Bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat je teleurgesteld bent. Klopt dat?’ Als het antwoord ‘ja’ is, dan kun je daarop doorvragen. Als je merkt dat veel deelnemers hun concentratie verliezen, dan kun je dat opmerken en voorstellen om even een koffiepauze te nemen.

Onbewust pas je deze technieken vast al toe. Maar je kunt ze nu bewuster gaan inzetten. Het is soms een hele kunst om praters tot zwijgen te brengen en de stille deelnemers aan het praten te krijgen. Maar met enige volharding gaat het je vast lukken!

Vragen over dit onderwerp?

We helpen je graag met een persoonlijk advies over welke opleiding of training het beste bij je past. Maar ook voor praktische vragen kun je terecht bij onze adviseurs.

Wij zijn te bereiken op 030 - 29 19 888 van maandag t/m vrijdag van 08.30 tot 17.30 uur.

Voor meer informatie kan je ook de ICM Brochure bestellen

brochure