10 tips voor een succesvolle offertebehandeling

Een offerte is een document waarin een prijsvoorstel voor een product of dienst staat. Bij ICM kun je offertes aanvragen voor bijvoorbeeld opleidingen en trainingen die we aanbieden. Ben jij ondernemer en schrijf je ook weleens offertes uit? Of stel je offertes op voor de organisatie waar je werkt? Dan hebben wij hier voor jou 10 tips voor een succesvolle offertebehandeling!

De 10 tips

Tip 1: Vraag door

Breng de wens van de klant volledig en correct in kaart. Dit doe je door goed door te vragen wat de precieze eisen zijn en door om opheldering te vragen als je iets niet volledig begrijpt. Zo zorg je ervoor dat de klant met een gerust hart met je in zee kan gaan omdat hij zeker weet dat er precies aan zijn wensen voldaan wordt.

Tip 2: Wees compleet

Spreek voorafgaand aan het opleveren van de offerte alle prijzen door en zorg ervoor dat de klant precies weet hoeveel hij moet gaan betalen. Als hij na ontvangst van de offerte voor onaangename verrassingen komt te staan gaat dat ten koste van je betrouwbaarheid. Wie weet wat voor extra kosten er nog meer bij komen..

Wees dus compleet. Reken je reiskosten? Vermeld het. Reken je een vaste prijs of een prijs per uur? En hoe zit het met de BTW? Vermelden!

Tip 3: De opbouw van het totaalbedrag

Laat in de offerte duidelijk zien hoe het totaalbedrag is opgebouwd en vermeld per product en per dienst welk bedrag je in rekening brengt. Zo geef je de potentiële klant goed inzicht in waar hij voor betaalt en kan hij zien dat hij niet wordt opgelicht.

Tip 4: Logische opbouw

Zorg voor een logische opbouw van de offerte. Voor de potentiële klant is het prettig als hij in één oogopslag alle informatie kan zien en niet hoeft te zoeken.

Een voorbeeld van een logische opbouw:

  1. Datum
  2. Aanhef
  3. Onderwerp in één zin
  4. Inleiding
  5. Aanvraag
  6. Investering
  7. Vervaldatum
  8. Afsluiting met handtekening

Tip 5: Verras positief

Kijk of je de potentiële klant positief kunt verrassen met een gratis extra service of product. Bijvoorbeeld een extra lange garantie of een klein cadeautje. Vermeld er in de offerte expliciet bij dat dit extraatje geen geld kost. Grote kans dat je klant aangenaam verrast is en dat dit jou voorsprong geeft op de concurrentie.

Tip 6: Maak de offerte persoonlijk

Voor een extra goede band met de potentiële klant en om het gevoel van vertrouwen te vergroten is het personaliseren van de offerte erg belangrijk. Beschrijf in de inleiding kort de situatie van de klant zodat hij weet dat je goed geluisterd hebt en dat de offerte aangepast is op zijn situatie. Laat daarnaast zien wie jij bent. Dit kun je doen met een foto van jou en/of van je team.

Tip 7: Begrijpelijke taal

Schrijf altijd in begrijpelijke taal en let op dat je geen jargon gebruikt. Termen die voor jou heel normaal zijn kunnen bij de potentiële klant verwarring zaaien. Dit kan afschrikken omdat hij daardoor misschien niet begrijpt waarvoor je precies kosten in rekening brengt.

Tip 8: Correcte spelling

Niets staat zo onprofessioneel als een spelfout in je offerte. Een zeer onnodige manier van potentiële klanten verliezen. Zou jij kiezen voor een partij die al fouten maakt voordat hij daadwerkelijk aan de klus begonnen is? Laat je offerte altijd controleren door iemand die de spellingregels kent.

Tip 9: De vervaldatum

Vermeld altijd tot wanneer de offerte geldig is. Bij ICM hanteren we bij de meeste offertes voor opleidingen en trainingen een geldigheid van een week. Zo heeft de potentiële cursist een goed beeld van de huidige prijs maar is het niet mogelijk dat er iemand onverwacht akkoord gaat met een prijsvoorstel van twee jaar geleden. Met een vervaldatum voorkom je onduidelijkheid en vervelende situaties.

Tip 10: Kort en krachtig

Kom snel tot de kern en beperk je tot de noodzakelijke informatie. Houd je offerte kort en krachtig zodat hij overzichtelijk blijft en de potentiële klant precies weet waar hij aan toe is.