10 tips voor een slimme werkmethode

Hoe ziet je agenda eruit? Heb je een plan of een strategie? Je agenda helpt je niet alleen je afspraken te noteren, maar ook je werkweek te structureren door je belangrijkste werkzaamheden in te plannen. Geef jezelf de ruimte door 20% van je werkuren open te laten voor onvoorziene werkzaamheden of uitloop. Schrap activiteiten die je toch niet van plan bent bij te wonen of uit te voeren en houd je aan de zaken die je er bewust in hebt gezet.

Soms moet er zoveel gebeuren dat het je gaat duizelen. Het gevolg? Je laat je planning los en je doet wat op dat moment goed voelt. Als er iets is wat niet helpt om je werk gedaan te krijgen, dan is het je gevoel volgen. Begin juist met die ingewikkelde maar belangrijke klus. De ultieme tip: plan je week alsof het de laatste werkweek is voor je vakantie. Zo begin je elk weekend met het gerustgestelde gevoel dat je je absolute prioriteiten hebt afgehandeld.

Om snel en effectief te kunnen plannen waar je je tijd aan wilt besteden, is het handig om eerst je prioriteiten helder te hebben. Die bepaal je aan de hand van je verantwoordelijkheden:

• Wat staat er in je functieomschrijving?
• Wat zijn de doelen van je organisatie of team?
• Welke prioriteiten heb je afgestemd met je leidinggevende?
• Aan welke projecten werk je en zijn anderen hierin afhankelijk van jouw werk?

Elke kleine of grotere taak waaraan je hersenen je blijven herinneren is een zogeheten ‘open loop’: ‘ik moet mijn collega nog terugbellen over dat rapport’ of ‘ik moet nog die ene groepsafspraak inplannen’. Hoe meer open loops, hoe meer seintjes je krijgt van je hersenen ter herinnering. En dat veroorzaakt stress.

Die open loops kun je tijdelijk uitzetten door al je openstaande taken te noteren. Beperk je hierbij niet tot kantoortaken. Noteer alles wat er door je hoofd spookt, ook als dit betrekking heeft op je huis, hobby, vakantie of familie. Ook al rond je met het noteren op zich niets af, het feit dat je alles op een rijtje hebt geeft je rust in je hoofd. Denk bijvoorbeeld aan:

• Lopende projecten
• Projecten waarmee je aan de slag wilt
• Doelen die je je gesteld hebt
• Belangrijke telefoongesprekken of e-mails
• Afspraken die je moet plannen en/of voorbereiden
• Presentaties
• Administratie
• Persoonlijke ontwikkeling
• Te lezen boeken, tijdschriften of nieuwsbrieven
• Plekken om te bezoeken

Gebruik hiervoor bij voorkeur een digitale app die beschikbaar is op telefoon én computer. Voorbeelden van apps die overzichtelijk en snel zijn, zijn Things (voor Mac en iPhone) en Todoist (voor Windows en Android-telefoons). Via deze link vind je meer app-tips van Rick Pastoor.

Waarschijnlijk werk je met meerdere mensen samen en wacht je geregeld op iemands reactie om verder te kunnen. Noteer deze taken in een ‘Wachten op’-lijst om overzicht bewaren.

Stel, je gaat op vrijdag naar een leiderschapscongres. Je zit in de trein naar huis en bedenkt dat je je opgedane kennis graag met je team wilt delen. Voordat je je weekend begint, noteer je nog snel in je takenlijst: ‘kennis delen leiderschapscongres’. Op maandagochtend open je je takenlijst en zie je dit staan. Krijg je zin om eraan te beginnen? Niet per se. Weet je wat je te doen staat? Eigenlijk niet.

Dit los je op door je taken actiegericht en behapbaar te verwoorden. Bijvoorbeeld: ‘aantekeningen leiderschapscongres uittypen’ of ‘lunchpresentatie plannen in de agenda’s van het team’. Maak je taak concreet, gebruik werkwoorden en geef aan op welke dag of op welk moment je deze actie wilt uitvoeren. Lukt het je niet gelijk om een actie te bedenken? Zet dan desnoods in je takenlijst: ‘Eerstvolgende actie voor project X bedenken’.

De denkstap ‘Wat ga ik nu doen?’ maak je op deze manier overbodig. Je hoeft niet meer naar je hele actielijst te kijken, je begint gewoon bij de acties die je voor vandaag had bedacht.

Labels maken je takenlijst overzichtelijk. Bij labels kun je denken aan personen, locaties of de hoeveelheid energie die het je kost. Stel, je ziet de CEO van je organisatie niet zo vaak en je hebt een lijstje met onderwerpen die je met hem wilt afstemmen. Door hem als label aan je taken te koppelen, kun je gemakkelijk het hele onderwerpenlijstje tevoorschijn halen als je hem tegen het lijf loopt.

Dit principe geldt ook voor locaties als je geregeld op verschillende plekken werkt en je niet alles overal kunt doen. En op die momenten aan het eind van de dag dat je niet zoveel energie hebt kun je eenvoudig de taken tevoorschijn toveren die je als ‘simpel’ hebt gelabeld.

Als volgende stap kun je je werkzaamheden indelen in de Eisenhower-matrix. Dit schema helpt je bepalen welke acties bij welke taken horen.

Dit schema stelt je twee vragen:

• Hoe belangrijk is de taak? Oftewel, hoe groot zijn de gevolgen?
• En hoe urgent is de taak? Oftewel, moet het nu gebeuren of kan het ook later?

Via deze vragen plaats je je taak in één van de vier kwadranten. Meer toelichting hierover lees je in dit artikel.

Creatief denkwerk vraagt tijd[1]. Stel, je blokt een halve dag om aan een project te werken. Dan kan een afspraak van dertig minuten midden in dit blok desastreus zijn voor je creatieve proces. Verschillende manieren van werken vereisen verschillende concentratiemodes en het schakelen hiertussen kost veel tijd: zonde! Blok daarom een langere, aaneengesloten periode in je agenda voor creatief werk. Bewaak deze tijd door afspraken die tussendoor komen te weigeren, je mail uit te zetten en je af te zonderen indien mogelijk.

[1] Graham, P. (2009), Maker’s Schedule, Manager’s Schedule.

Niet iedereen piekt op dezelfde momenten van de dag. Op sommige tijdstippen ben je nu eenmaal slimmer, creatiever of langzamer dan op andere. Luister naar je lichaam en leer je piekmomenten kennen. Zo weet je of je je brainstormsessies, analytische taken of besluitvormingsprocessen het beste in de ochtend of juist in de middag kunt plannen.

Voor velen is het een utopische droom: al je mails afhandelen en een lege mailbox hebben. Gelukkig hoef je niet per se e-mails weg te werken, je kunt ze ook verwerken. Dit houdt in dat je je mails goed leest, een vervolgactie bedenkt en dit aan de afzender communiceert. Bijvoorbeeld:

• Je wijst de mail af, want de inhoud is niet relevant voor je of past niet bij je doelen. Houd hierbij de Eisenhower-matrix in gedachten. Je communiceert dit besluit en archiveert de mail.
• Er is geen actie nodig dus je archiveert de mail.
• Er is actie nodig maar dit kun je binnen twee minuten afhandelen. Dit doe je direct.
• Er is een actie nodig die meer tijd van je vraagt en hier is een harde deadline aan verbonden. Je plant dit in je agenda en laat dit de afzender weten.
• Er is een actie nodig maar dit heeft geen haast. Je voegt de taak toe aan je takenlijst. Je communiceert dat een inhoudelijke reactie later volgt.

Plan driemaal per dag een moment om je e-mails te verwerken en negeer je inbox de rest van de tijd. Zet notificaties uit en laat je dag niet leiden door je mail. Leer toetsencombinaties uit je hoofd om met sneltoetsen sneller mails te schrijven, archiveren of verzenden. Je voert deze commando’s tenslotte zo vaak uit dat het gegarandeerd tijdwinst oplevert.

Motiveer jezelf om je werk met plezier vol te houden, bijvoorbeeld zo:

1. Pot met goud
   Houd in gedachten wat het doen van een bepaalde taak je oplevert.
2. Eén hapje
   Kinderen kunnen moeilijke eters zijn. Een veelgebruikte truc is dat ouders ze ten minste ‘één hapje’ laten eten. Vaak blijkt het dan toch niet zo erg als gedacht en eten ze door. Deze motivator kun je ook op jezelf toepassen. Stel een haalbaar doel vast en beloon jezelf met het voornemen te stoppen als je het doel hebt bereikt. Bijvoorbeeld: ‘vijf pagina’s lezen uit dat ene boek’ of ‘ten minste honderd woorden schrijven’. De drempel om naderhand door te gaan is vaak laag.
3. Hyperfocus
   Zonder afleidingen helemaal opgaan in een bezigheid werkt efficiënt. Elimineer notificaties, sluit programma’s af die je niet gebruikt, zet eventueel een goede koptelefoon op en luister muziek waarbij je je goed kunt concentreren. Zorg daarnaast voor een rustig blikveld en richt je op één activiteit tegelijk.
4. Vier je voortgang
   Vier behaalde tussenresultaten en sta stil bij je voortgang. Effect zien van het werk dat je gedaan hebt geeft energie. Deze energie kun je weer stoppen in de volgende stap. Deel je voortgang met de juiste collega’s en vraag om feedback en input voor het vervolg.
5. Monnikenwerk
   Ervaar je het als een uitdaging om je werk vol te houden? Dan biedt wellicht het Japanse concept kaizen Kaizen staat voor ‘verbetering’ en een diepe waardering voor het werkproces en het perfectioneren daarvan. Aandacht en herhaling bieden je de gelegenheid om de schoonheid van het werk te ervaren. Door bepaalde handelingen voortdurend te herhalen, verfijn je ze. Je weet precies waar je mee bezig bent. Sta af en toe eens stil om dit proces te waarderen.
6. Boy scout
   De Boy Scout Rule stelt dat je werk altijd beter achterlaat dan dat je het aantrof. Precies zoals echte scouts zich in de natuur gedragen. Wil je een taak goed afronden? Doe dan precies dit. Wat je ook doet, je zult altijd dingen tegenkomen die beter kunnen of aandacht behoeven. Staar je niet blind op wat je oorspronkelijk van plan was maar werk alle losse eindjes weg. Goed afronden levert beter werk en meer voldoening op. Noteer alle taken die uitgevoerd moeten worden en verwerk ze in de Eisenhower-matrix: je hoeft ze immers niet allemaal direct uit te voeren.
7. Kettingreactie
   De opdracht of taak die je uitvoert is zelden het eindpunt. Anderen staan te springen om met jouw resultaten aan de slag te gaan. Zorg daarom altijd dat je anderen op de hoogte brengt van afgerond werk. Informeer ook tussendoor al je collega’s over de status of trek aan de bel als je niet verder komt en hulp nodig hebt. Communiceer liever te vaak dan te weinig.