10 tips om te werken op afstand

Wil je succesvol samenwerken op afstand, dan vereist dat enige overlap in werkuren. Om je samen met je collega’s een team te kunnen voelen, is het van belang dat je een paar uren per dag direct contact kunt krijgen om te schakelen, je vragen te stellen, de voortgang te bespreken en weer vooruit te kunnen.

Als je in verschillende tijdzones werkt, kan het vinden van overlappende werkuren lastig zijn. Maar wanneer je niet een dag wilt wachten om verder te kunnen, vraagt dat nu eenmaal om aanpassingen. Het kan nog meer voordelen hebben: een onconventioneel werkritme geeft je misschien extra tijd met je familie of de mogelijkheid om te genieten van de zon.

Een van de voordelen van samen op kantoor werken, is dat je met elkaar kunt meekijken naar iets waar je aan werkt. Op afstand kan dat net zo goed door je beeldscherm te delen tijdens een belletje via bijvoorbeeld Skype, Microsoft Teams of Zoom. Laat je collega’s meekijken met je scherm om samen te werken in een document, presentaties te houden, of de laatste websiteveranderingen te bespreken. Het gaat erom dat je het ergens over hebt en hetzelfde ziet. In veel systemen kun je zelfs de besturing van de ander overnemen.

Is Lisa morgen beschikbaar om samen met jou aan dat ene project te werken? Waar staan de bestanden waar Bas mee bezig was? En wat stond er ook alweer in de mail van de opdrachtgever? Als je samen op afstand werkt, is het noodzakelijk om alle informatie continu voor iedereen beschikbaar te stellen.

Zet je bestanden op een gedeelde locatie, noteer elke dag de status van je werkzaamheden en wat vervolgacties voor jou en je collega’s zijn. Zo hoef je niet op elkaars aanwezigheid te wachten voordat je verder kunt.

Er bestaan veel handige tools die dit faciliteren: van Bootcamp tot Trello, Sharepoint en Asana. Via al deze apps kun je met een team bestanden verzamelen, to-do lijsten aanmaken en updates voor elkaar achterlaten. Zorg daarnaast dat je inzicht hebt in elkaars agenda’s. Zo houd je te allen tijde een goed overzicht van de voortgang van jullie werkzaamheden.

Even stoom afblazen, de benen strekken en aan je cafeïnebehoefte voldoen: het koffiezetapparaat is om verschillende redenen een populaire ontmoetingsplek op kantoren. Acht uur achter elkaar werken is nu eenmaal niet bevorderlijk voor de productiviteit dus af en toe pauze nemen hoort erbij. Ook als je op afstand samenwerkt is zo’n gezamenlijke pauzeplek mogelijk, maar dan virtueel natuurlijk. Creëer een plek waar je kunt in- en uitchecken gedurende de dag om even bij te kletsen en te ontspannen, bijvoorbeeld via een chat, Zoom of Microsoft Teams. Goed voor de verbinding met je collega’s!

Op kantoor zijn genoeg momenten om elkaar bij te praten over wat er op zakelijk vlak gaande is: als je in dezelfde ruimte werkt, elkaar tegenkomt op de gang, even bij elkaar langsloopt of samen luncht. Als je op afstand samenwerkt is dat niet het geval. Het is daarom belangrijk om actief een informatievoorzieningsstroom op te zetten.

De auteurs van het boek ‘Remote’, werkzaam bij 37signals, openen wekelijks een virtueel discussiebord waarop ze bespreken: “Waar heb jij afgelopen tijd aan gewerkt?” Iedereen schrijft aan het eind van de week een paar zinnen over wat ze hebben gedaan en wat ze aankomende week gaan doen.

Dit kan zo gestructureerd of losjes als bij jouw organisatie past, als jullie maar op de hoogte zijn van elkaars werkzaamheden en de neuzen dezelfde kant op hebben staan.

Ook al zijn je directe collega’s telefonisch bereikbaar of een chatbericht van je verwijderd, toch is dat niet hetzelfde als echte menselijke interactie. We hebben nu eenmaal menselijke interactie in het leven nodig: het is de basis voor ons welzijn en geluk. Dus is het aan ons om dit op te zoeken. Is je kantoor met je directe collega’s om wat voor reden dan ook onbereikbaar, zoek dan bijvoorbeeld een co-werkplek in de buurt waar je met gelijkgestemden kunt werken.

Als je thuiswerkt, dan kan je werk-privé balans vervagen. Het begint misschien onschuldig wanneer je ’s ochtends een keer in bed je laptop opent en een paar mailtjes van de dag ervoor beantwoordt. Je eet wellicht een keer je boterham achter je laptop terwijl je een interessant artikel leest. En misschien maak je na het avondeten nog gauw die ene taak af, want dat voelt zo lekker opgeruimd. Voordat je het weet, worden dit je standaarden en werk je het klokje rond van 8 tot 8 uur.

Omdat je niet op kantoor bent, heb je geen enkele reden om weg te gaan van je bureau en af te sluiten. Er is niemand die tegen je zegt: werk je nu alweer over? Of: je ziet er moe uit, kan ik je ergens bij helpen?

Een manier om je grenzen op een gezonde manier te bewaken is door aan het eind van een werkdag terug te blikken en jezelf af te vragen: ‘heb ik een goede werkdag achter de rug?’. Als het antwoord ja is, dan kun je stoppen met het tevreden gevoel dat je iets belangrijks hebt afgemaakt. Is het antwoord nee, dan was het simpelweg een wat mindere dag en kun je bedenken: waarom was dat zo? Kun je deze oorzaak voortaan voorkomen?

Werken op afstand geeft je de vrijheid om te werken waar je maar wilt: aan de keukentafel, je bureau of misschien zelfs in de tuin, ondertussen genietend van wat zon. Maar als je besluit om op lange termijn thuis te werken, dan is het verstandig te investeren in een goede werkplek met de juiste ergonomische basis.

Dat betekent een goed (in hoogte verstelbaar) bureau, een comfortabele stoel, een toetsenbord en een geschikt, groot beeldscherm. Zit je ook weleens op een externe locatie, dan is daarnaast een goede noise-cancelling koptelefoon een goed idee. Al deze spullen kunnen duur zijn, maar als het alternatief rug- en nekpijn is, last van je ogen of gebrek aan concentratie, dan is het een goede deal.

Heb je een kantoorbaan, dan kan het behalen van je dagelijkse 10.000 stappen sowieso al een uitdaging zijn. Laat staan als je thuiswerkt. De reistijd die je al dan niet lopend of fietsend aflegt ontbreekt, en waar je op kantoor nog weleens bij collega’s langsloopt of het koffiezetapparaat opzoekt, zit je nu misschien maar een paar meter van je keuken verwijderd.

Het vergt bewuste aandacht om je gebrek aan beweging te compenseren en een gezonde levensstijl na te streven. Bijvoorbeeld door – ook al werk je thuis – alsnog even ’s ochtends en aan het eind van de werkdag je huis te verlaten voor een wandeling, fruit als tussendoortje te eten of nieuwe, gezonde maaltijden te ontdekken.

Eindeloos veel apps en systemen maken werken op afstand mogelijk waardoor steeds meer werkgevers de voordelen ervan inzien. Toch zijn er ook nog veel bezwaren denkbaar: wat blijft er over van onze bedrijfscultuur? Wat als ik nú een antwoord nodig heb? Wie neemt de telefoon op? En als ik mensen niet zie, hoe weet ik dan dat ze werken?

In het boek Remote bespreken Jason Fried en David Heinemeier Hansson deze bezwaren uitgebreid. Aan de hand van duidelijke voorbeelden en oplossingen laten ze zien dat vele overtuigingen misvattingen zijn en hoe goed werken op afstand gepaard kan gaan met een lach.