Certified B Corporation

Een uniforme werkwijze implementeren: de aanpak van Van Hall Larenstein

Offerte aanvragen Of voor advies bel 030 - 29 19 888

Verschillen in werkwijze ontstaan vaak ongemerkt. Professionals maken eigen keuzes, waardoor aanpak en kwaliteit uiteen gaan lopen. Hoe zorg je dan voor meer samenhang, zonder alles strak voor te schrijven?

Ook bij Hogeschool Van Hall Larenstein (HVHL) speelde dit vraagstuk, specifiek binnen de studieloopbaanbegeleiding. In deze casus lees je hoe een driejarig traject hielp om studieloopbaanbegeleiders vanuit een uniforme werkwijze te laten werken. We spraken hierover met Marloes Stuiver, Projectleider Leren & Ontwikkelen bij HVHL.

  • Co-creatie van klant, gebruikers, trainers en ICM-consultant
  • De eindgebruiker is bij elke stap betrokken
  • Sterke borging in de organisatie

Hoe implementeer je een uniforme werkwijze binnen een organisatie?

Die vraag stond centraal bij Van Hall Larenstein. Binnen de studieloopbaanbegeleiding (SLB) verschilden aanpak en werkwijze per opleiding en locatie. Marloes Stuiver zag wat dat betekende in de praktijk: verschillende ervaringen voor studenten en minder samenhang tussen teams. Samen met Lisette Romeijn, Learning & Development consultant van ICM, werd een driejarig traject opgezet met als doel:

  • • Eén gedeelde visie op studentbegeleiding
  • • Een gezamenlijke taal en werkwijze voor de SLB’ers
  • • Sterkere professionals
  • • Meer uitwisseling tussen opleidingen en locaties
  • • Studieloopbaanbegeleiding stevig verankeren in beleid en in de dagelijkse praktijk
  • • Studenten die de studiebegeleiding als waardevoller ervaren

Een verandering in werkwijze realiseren raakt direct aan gedrag. Bij de SLB’ers speelde bijvoorbeeld de vraag: hoe combineer je persoonlijke aandacht met professionele afstand?

Ze ontdekten:

  • wanneer zelf begeleiden passend is
  • wanneer ze beter kunnen doorverwijzen
  • hoe ze grenzen kunnen bewaken

Dit soort vraagstukken zie je in veel sectoren terug, van zorg tot zakelijke dienstverlening. Een werkwijze wordt pas waardevol als deze helpt bij dit soort dagelijkse keuzes.

Waarom co-creatie werkt bij organisatiebrede verandering

Een cruciale succesfactor binnen dit traject was co-creatie. Inhoud en vorm werden niet van bovenaf bepaald, maar samen met de organisatie ontwikkeld.

Marloes: “Vanaf het begin werkten we nauw samen met de SLB‑coördinatoren, teamleiders, onderwijskundigen, het onderwijsmanagement en het decanaat. Ook onze SLB’ers zelf waren direct betrokken. Ze dachten mee over de inhoud van de trainingen, benoemden welke vaardigheden ze nodig hadden en gaven richting aan het programma.”

“Zo ontstond er geen programma vóór hen, maar mét hen. Dit was wat mij betreft de kracht van ICM: de eindgebruiker in elke stap betrekken, hoe tijdrovend dat soms ook is.”

Hoe zag het traject eruit?

Het programma begon met een tweedaagse start-up training voor alle 200 SLB’ers. Daar werd de basis gelegd voor het traject.

Daarna volgden verschillende, optionele verdiepingsmodules, zoals:

  • Omgaan met belemmerende overtuigingen;
  • Coachingsvaardigheden;
  • Het SLB-plusprogramma voor studenten met complexere begeleidingsvragen.

Alle trainingsprogramma’s bevatten intervisie. Daarnaast konden SLB’ers gebruikmaken van individuele coachsessies en werden er, naar aanleiding van evaluaties, ook Engelstalige trainingen toegevoegd.

Leren en bijsturen: zo blijft een werkwijze leven

Een klankbordgroep speelde een belangrijke rol in het traject. Hierin zaten onder andere SLB’ers, coördinatoren, HR en studenten. Zij dachten mee en gaven feedback op het programma.

Tegelijk stelde ICM een L&D-consultant beschikbaar als leerpartner. Deze consultant begeleidde de opstart van het traject, stemde regelmatig af met HVHL en hielp het programma verder ontwikkelen op basis van ervaringen uit de praktijk.

Die aanpak zorgde voor:

  • voortdurende verbetering van het programma;
  • meer betrokkenheid bij de deelnemers;
  • een groter draagvlak binnen de organisatie.

Trainers die de context begrijpen

Voor de trainingen werkte ICM onder andere met trainers Marline Tjeenk Willink en Titia Mulder. Zij werden zorgvuldig geselecteerd op basis van hun ervaring in het onderwijs en hun expertise op het gebied van coaching en begeleiding.

Juist die combinatie maakte verschil, vertelt Marloes: hun inhoudelijke kennis, hun ervaring met onderwijsprofessionals én hun frisse blik van buiten de organisatie.

Gedeeld eigenaarschap

De kracht van het traject zat volgens Marloes in de gezamenlijke verantwoordelijkheid. “Doordat zoveel mensen betrokken waren bij de ontwikkeling, voelde iedereen zich eigenaar van het resultaat,” zegt Marloes. “En dat motiveert enorm om er samen echt iets van te maken.”

Na verloop van tijd kon HVHL het traject steeds zelfstandiger voortzetten en bouwde ICM haar rol geleidelijk af.

Intervisie als motor voor gedragsverandering

Een van de krachtigste elementen van het traject was de intervisie, begeleid door de trainers van ICM. Tijdens deze sessies bespraken SLB’ers praktijkcasussen, verkenden ze grenzen en deelden ze ervaringen uit het dagelijks werk.

Marloes: “Onze SLB’ers zijn enorm betrokken. Juist daardoor kunnen ze zichzelf verliezen in de problematiek van studenten. Externe intervisie helpt om blinde vlekken zichtbaar te maken en professionele afstand te bewaren. Tegelijkertijd spreekt de trainer dezelfde taal, waardoor de gesprekken echt verdiepend worden.”

De impact bleef niet beperkt tot de trainingsdagen. Intervisie kreeg een structurele plek in het SLB-coördinatorenoverleg: “Door het gewoon te organiseren, werd het onderdeel van de routine.”

Wat levert de uniforme werkwijze op in de praktijk?

  • Meer consistentie in studieloopbaanbegeleiding

    De grootste winst? “Onze SLB’ers spreken nu dezelfde taal,” zegt Marloes. “Dankzij gedeelde methodieken, verwachtingen en een eenduidige aanpak ervaren studenten meer duidelijkheid en meer gelijkwaardige begeleiding, ongeacht opleiding of locatie. Tegelijk weten SLB’ers elkaar beter te vinden, wat leidt tot meer kennisdeling en betere samenwerking.”

    De werkwijze wordt bewaakt binnen het SLB-coördinatorenoverleg, waar inzichten worden gedeeld en waar nodig wordt bijgestuurd. Richtlijnen helpen bij het vinden van balans tussen betrokkenheid en werkdruk, zonder rigide te worden.

  • Heldere grenzen tussen begeleiding en zorg

    SLB’ers weten nu wanneer ze zelf moeten begeleiden en wanneer doorverwijzing nodig is. Dit creëert veiligheid en realisme in de rol.

  • Verbinding tussen locaties en opleidingen

    Gemixte groepen hebben geleid tot duurzame kruisbestuiving, kennisdeling en herkenning.

  • Sterkere professionals

    SLB’ers voelen zich zekerder in de begeleiding en staan steviger in complexe gesprekken.

  • Sterke borging in de organisatie

    De SLB‑coördinatoren bewaken de werkwijze en de gezamenlijke taal.

Tips voor organisaties die een verandertraject willen opzetten

Voor wie overweegt om een soortgelijk traject op te stellen, heeft Marloes een duidelijke tip: “Zorg voor échte co-creatie. Betrek de eindgebruikers vanaf het begin en geef ze een stem in de inhoud. Niet alleen omdat het goed klinkt, maar omdat het werkt.”

“Daarnaast is het belangrijk om een programma niet als losse interventie te zien, maar te plaatsen in de bredere context van organisatiedoelen. Zo’n traject moet ergens bij horen. Anders blijft het bij een eenmalige actie.”

Meer informatie

Ben je benieuwd naar wat ons Incompany-team voor jouw organisatie kan betekenen? We helpen je graag verder. Bekijk de opties op onze website of bel onze studieadviseurs via 030 – 29 19 888.

Bekijk de mogelijkheden
“Het succes van dit programma komt doordat we het écht samen hebben gebouwd. ICM betrok onze SLB’ers intensief en nam hun vakmanschap serieus. Nu spreken we één gezamenlijke taal, over locaties en opleidingen heen. Dat maakt ons begeleidingsteam sterker dan ooit.”
Marloes Stuiver, Adviseur Leren & Ontwikkelen, Hogeschool Van Hall Larenstein

Over Hogeschool van Hall Larenstein

Hogeschool Van Hall Larenstein (HVHL) is de meest duurzame hogeschool van Nederland en heeft twee locaties: één in Leeuwarden en één in Velp. De hogeschool leidt studenten op in domeinen die er maatschappelijk écht toe doen: natuur, water, voeding, dierenwelzijn, klimaat, groene leefomgeving, duurzaamheid en internationaal ontwikkelingswerk. Studenten studeren hier in een omgeving die sterk verbonden is met de praktijk, met korte lijnen tussen docenten en studenten, en veel persoonlijk contact.

HVHL biedt zo’n 35 verschillende opleidingen aan, variërend van Bos- en Natuurbeheer tot International Business, van Land- en Watermanagement tot Voedingsmiddelentechnologie, en van Diermanagement tot Biotechnologie. De rode draad in al deze opleidingen is het opleiden van professionals die bijdragen aan een duurzame en betere wereld.

Wij zijn te bereiken op 030 - 29 19 888 van maandag t/m vrijdag van 08.30 tot 17.30 uur.

optioneel
optioneel

Onze mensen