Coördinator Klantsupport (32 - 40 uur | Utrecht)

Ben jij een organisatorisch talent dat het overzicht bewaart, snel schakelt en energie krijgt van een soepel lopende operatie? Dan is de rol van Coördinator Klantsupport iets voor jou! In deze functie ben je verantwoordelijk voor de operationele werkzaamheden rondom de klantreis. Hiermee draag je direct bij aan een impactvolle leerervaring voor onze cursisten.

Als Coördinator Klantsupport ben je het centrale aanspreekpunt voor interne afdelingen als het gaat om operationele vraagstukken, prioriteiten en spoedvragen binnen de uitvoerende processen van Klantsupport. Dankzij jouw proactieve aanpak verloopt alles achter de schermen vlekkeloos, waardoor onze cursisten de 9+ ervaring kunnen hebben die ICM nastreeft.

• Je zorgt ervoor dat alle operationele werkzaamheden rondom het volgen van een cursus (denk hierbij aan aanmaken van cursusroosters, reserveren van locaties, informeren van cursisten, controleren van inschrijvingen, toegang verlenen tot de online leeromgeving, verzenden van lesmateriaal, verstrekken van certificaten) op tijd en foutloos worden uitgevoerd door een team van topparttimers;
• Je stelt prioriteiten binnen de werkvoorraad, en zorgt ervoor dat spoedzaken, uitzonderingen en complexe vragen snel en adequaat opgepakt worden;
• Je bewaakt de kwaliteit van het klantcontact en zorgt hiermee voor een 9+ ervaring bij de cursist;
• Je bent het aanspreekpunt van Klantsupport voor andere afdelingen en zorgt dat de samenwerking goed en efficiënt verloopt;
• Je signaleert operationele knelpunten en structurele problemen tussen afdelingen en doet daar verbetersuggesties voor.

• Je bent klantgericht, en je vindt het belangrijk dat iedere cursist zich gehoord en geholpen voelt door Klantsupport;
• Je bent proactief, houd ervan om je handen uit de mouwen te steken en komt direct in actie als iets niet zoals gewenst loopt;
• Je bent stressbestendig, krijgt energie van een dynamische omgeving, je stelt de juiste prioriteiten en werkt effectiever als de druk toeneemt;
• Je bent resultaatgericht en durft anderen daar actief op aan te sturen;
• Je werkt graag samen, communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus, waarbij je het gezamenlijke doel voor ogen houdt.

ICM is een inclusieve organisatie. Het maakt ons niet uit waar je geboren bent, van wie je houdt of waar je in gelooft. Wij zijn vooral geïnteresseerd in jouw kennis, kunde en talenten en wat je daarmee voor onze organisatie kunt betekenen.

• Salaris natuurlijk (de salarisrange voor deze functie loopt van €2.700,- tot €4.150,- afhankelijk van je ervaring);
• 27 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek, reiskostenvergoeding, pensioenregeling, vitaliteitsbudget en vrijwilligersdagen;

Maar nog belangrijker:

• Kansen om je talenten te laten groeien. Bij ICM werken getalenteerde mensen, en die geven we graag de mogelijkheid zich verder te ontwikkelen. Zo krijg je zeven trainingsdagen per jaar bij een 40-urige werkweek om kosteloos opleidingen en trainingen uit ons ICM-aanbod te volgen;
• Ruimte om zelfstandig en verantwoordelijk te denken en doen;
• Een mooi kantoor op een goed bereikbare locatie. Ook is er uiteraard de mogelijkheid tot thuiswerken;
• Sociale activiteiten zoals borrels, inspiratiesessies en leuke (sportieve/culinaire) activiteiten;
• Zingeving, omdat je voor een maatschappelijk betrokken opleider werkt die tevens B Corp-gecertificeerd is.

Als Coördinator Klantsupport hoor je bij team Klantsupport.

Samen zijn we verantwoordelijk voor het gehele operationele proces dat komt kijken bij het organiseren van opleidingen en trainingen. Hierbij gaat het om het regelen van locaties, informeren van de cursisten over hun inschrijving en inloggegevens, regelen van het materiaal en natuurlijk het ontvangen van het diploma.

Het team bestaat op dit moment uit zes vaste medewerkers, elf topparttimers, een teamleider en een afdelingsmanager. Binnen het team ben jij verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de operationele werkzaamheden. De operationele werkzaamheden worden uitgevoerd door onze elf topparttimers. Je werkt nauw samen met nog een Coördinator Klantsupport, daarnaast zijn er drie vaste medewerkers die zich vooral focussen op procesoptimalisatie en projecten, en is er een relatiemanager. Als team hebben we het gezamenlijke doel om de cursist een zo optimaal mogelijke leerervaring te bieden.

Klantsupport is een jong en dynamisch team. We werken hard, maar we vinden het minstens zo belangrijk dat er ruimte is voor plezier. Er wordt veel samengewerkt, regelmatig gelachen en we vieren onze successen samen. We helpen elkaar waar nodig en voelen ons gezamenlijk verantwoordelijk voor het succes van de afdeling. Daarnaast zijn we volop bezig met het slimmer organiseren van ons werk. Door processen te automatiseren en continu te verbeteren creëren we meer ruimte voor persoonlijk contact en kwaliteit. We zoeken daarom iemand die positief staat tegenover verandering, graag meedenkt over verbeteringen en het leuk vindt om mee te bouwen aan de toekomst van Klantsupport.

Onder het genot van een kopje koffie open je je laptop en kijk je of er spoedberichten zijn vanuit een andere afdeling. Dit blijkt het geval, er staat een groep op een locatie zonder dat daar een ruimte is gereserveerd. Je schakelt snel met je mede Coördinator Klantsupport en de Relatiemanager van onze locaties. Er is gelukkig een ruimte vrij waar de groep terecht kan. Je regelt met de Relatiemanager dat er die middag ter compensatie een extraatje bij de lunch wordt verzorgd. Je zorgt dat de docent op de hoogte wordt gesteld door het docentteam. Daarna sluit je aan bij de Klantsupport weekstart, waar belangrijke ontwikkelingen en aandachtspunten van de afdeling en collega’s worden besproken.

Na de weekstart check je het dashboard en de mailbox en zie je dat de topparttimers al hard aan het werk zijn. Na overleg met je mede Coördinator Klantsupport, besluiten jullie dat de topparttimers op dit moment niets van jullie nodig hebben. Hierna bereid je een gesprek voor met ons Adviescenter. De bereikbaarheid van de afdeling Klantsupport is de laatste tijd flink verbeterd, je wilt samen met het Adviescenter kijken waar nóg meer winst te behalen valt. Voor je gaat lunchen zie je dat er een nieuwe roosterwijziging is binnengekomen, je zet de taken hiervoor nog snel even uit en zal in de middag monitoren of iedereen de taken op tijd oppakt.

Lunchtijd! Je schuift gezellig aan in onze brasserie met een kom verse soep en een broodje bij andere collega’s om ook hen beter te leren kennen. Daarna speel je buiten een potje tafeltennis of maak je een wandeling in de buurt.

Na de lunch is er een vragenuur voor topparttimers over mails waar ze niet uitkomen. Je neemt de tijd om de mails met de topparttimers door te nemen, zodat ze de volgende keer zelf de mail kunnen beantwoorden. Ook zie je dat de werkvoorraad wat achterloopt. Je stuurt de topparttimers bij in prioriteiten, zodat de belangrijkste dingen sowieso worden opgepakt. In de middag heb je nog een gesprek staan met de Portalenmedewerker. De inschrijvingen die via portalen worden verwerkt bevatten wat foutjes. Je hoort je collega aan en bedenkt samen met je mede Coördinator Klantsupport een plan van aanpak om de topparttimers beter aan te sturen op de verwerking van deze inschrijvingen. Ook schakel je met de procesoptimalisator van Klantsupport om het inkooporder proces te optimaliseren.

Aan het einde van de dag kijk je terug op een productieve dag. Je hebt contact gehad met andere afdelingen, topparttimers ondersteund, verbeteringen in gang gezet en bijgedragen aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft jou energie. Morgen weer een dag!

Wil je meer informatie over de functie? Dan kun je contact opnemen met Jorine van der Pas (Manager Klantsupport).

Wil je solliciteren? Doe dit dan vóór 24 september 2026 via onderstaande knop.

Solliciteren

We beloven je sollicitatie met aandacht te bekijken en je zo snel mogelijk een reactie te geven.

Eerste kennismaking 

Wij zien dit echt als een eerste wederzijdse kennismaking. Van beide kanten dus. Wij willen natuurlijk alles van jou weten. Er is ook genoeg ruimte voor jou om meer te weten te komen over ICM en de ins en outs van de functie. De eerste gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 28 september 2026.

Tweede kennismaking

Dit is een tweede kennismaking met andere medewerkers van ICM. Om een nóg beter beeld van jou te krijgen maar ook om jou de kans te geven om vragen te stellen die zijn opgekomen na de eerste kennismaking. De tweede gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 5 oktober 2026.

Aanbod

We zijn enthousiast over je en willen je graag toevoegen aan ons ICM-team. Daarom krijg je van ons een aanbod met alle voorwaarden voor je nieuwe functie.

Je kunt beginnen!

Alleen nog even je handtekening zetten en dan kun je aan de slag. We zorgen er met alle liefde voor dat je hier zo snel mogelijk ingeburgerd bent.