10 tips om te stoppen met uitstellen

Hoe duidelijker je weet wat je wilt en wat je hiervoor moet doen, hoe makkelijker het is om uitstelgedrag te overwinnen en resultaat te behalen. Daarvoor is het van belang om duidelijk omlijnde doelen uit te schrijven. Het is bewezen dat mensen die werken met heldere doelen vijf tot tien keer zoveel bereiken als mensen met een hogere opleiding of IQ die geen tijd nemen om doelen te formuleren. Een duidelijk uitgeschreven doel werkt motiverend, stimuleert je creativiteit en geeft energie om je taak aan te pakken.

Hoe stel je zo’n helder doel op? Ten eerste: pak er pen en papier bij en neem de tijd om geconcentreerd aan de slag te gaan. Bepaal vervolgens precies wat je doel is en schrijf dit op. Gebruik hiervoor de tegenwoordige tijd, een positieve toon en de ik-vorm, dan slaat het doel meteen aan. Bijvoorbeeld: ‘Ik beweeg meer op werkdagen’.

Stel vervolgens een deadline voor dit doel, waarbij het handig kan zijn om subdeadlines te stellen als het doel groot is. Maak een lijstje met alles wat er in je opkomt dat nodig is om het doel te bereiken. Daarna rangschik je deze stappen naar prioriteit en in logische volgorde. Dan is het moment om een begin te maken. Neem een eerste stap in het bereiken van je doel, al is het iets heel kleins. Begin bijvoorbeeld met een ommetje van een kwartier in je lunchpauze. Eenmaal begonnen is het makkelijker om verdere stappen te nemen. Neem je voor om iedere dag iets (kleins) te doen wat je dichter bij het hoofddoel brengt. Maak het onderdeel van je dagelijkse werkzaamheden, evalueer hoe het iedere dag gaat en zet door!

Het maken van gedegen planningen voor het behalen van je doelen is van groot belang. De Six-P Formula – Proper Prior Planning Prevents Poor Performance – stelt dat elke minuut plannen je tien minuten bespaart bij de uitvoering. Elke tien procent die je steekt in het plannen en organiseren van je werk bespaart je negentig procent bij de uitvoering van de taak.

Maak voor jezelf een aantal verschillende planningen. Ten eerste maak je een hoofdlijst, hierop zet je alles wat je ergens in de toekomst wilt doen. Je mag alles opschrijven wat er in je opkomt. Het gaat hier om brainstormen, het ordenen van je ideeën komt later.

Ten tweede maak je een maandlijst, hier schrijf je alles op wat je de komende maand wil bereiken. Met behulp van je hoofd- en maandlijst maak je aan het einde van de (werk)week een weeklijst waarin je alles opneemt wat je de daaropvolgende week wil doen. Belangrijke klussen die de betreffende week tussendoor komen, neem je daar later in mee. Ten slotte vul je de punten van je maand- en weeklijst in op een daglijst, hier staan de specifieke activiteiten op die je op een dag doet. Maak deze daglijst aan het eind van je (werk)dag voor de volgende dag, zodat je ’s ochtends meteen aan de slag kunt. Vink in de loop van de dag de voltooide taken af, dat geeft je voldoening en motivatie.

Rangschik al je lijsten op prioriteit: begin met het belangrijkste doel en werk van daaraf terug. Volg hierbij de Wet van Gedwongen Efficiëntie. Die stelt dat je nooit genoeg tijd hebt om alles te doen, maar wel om het belangrijkste te doen. Het lukt je niet om elke kikker en elk kikkervisje in een vijver op te eten, dus focus je op de grootste, vieste kikker. De rest van de kikkers moet even geduld hebben.

Vaak zijn mensen de hele dag druk bezig, zonder echt resultaat te behalen. Dat komt omdat ze bezig zijn met taken die weinig toevoegen, terwijl ze taken uitstellen die écht verschil maken.

De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto kwam in 1895 met het ‘Pareto-principe’. Dit principe wordt ook wel de 80/20-regel genoemd en houdt in dat 20 procent van je taken leiden tot 80 procent van je resultaten. Met andere woorden: als je een lijst met tien taken hebt, voegen twee taken meer waarde toe dan de andere acht bij elkaar. En die twee taken, dat zijn jouw kikkers die je als eerst moet slikken! Precies dat zijn de taken die de meeste mensen uitstellen, terwijl ze tijd besteden aan de andere 80 procent van de taken die minder belangrijk zijn. Een inefficiënt gebruik van hun tijd, dus.

Hoe zorg je ervoor dat je tijd besteedt aan de belangrijkste 20 procent van jouw taken? Onthoud dat een cruciale taak de grootste gevolgen heeft voor de lange termijn. Bedenk je dus welke taak of activiteit potentieel grote positieve of negatieve gevolgen heeft en pak die aan! Een andere manier om erachter te komen wat een kerntaak is, is door jezelf voor te stellen dat je net te horen krijgt dat je een maand op vakantie mag, maar alleen als je morgen gaat, anders gaat de vakantie naar iemand anders. Welke taak komt er als eerste in je hoofd om af te ronden? Ga ermee aan de slag!

In dit artikel geven we je tien tips om te stoppen met uitstellen. Grote kans dat deze tip dan niet heel logisch klinkt. Toch is creatief uitstellen erg effectief. Je kunt namelijk niet alles doen wat je moet doen en moet altijd wel iéts uitstellen. Daarom is het waardevol om te leren creatief uit te stellen. Bij creatief uitstellen gaat het om het uitstellen van kleine, onbelangrijke activiteiten die kunnen wachten en weinig bijdrage leveren. Dit zijn de taken die je creatief uitstelt, uitbesteedt of elimineert. Oftewel: reduceer de kikkervisjes en focus je op de kikkers!

Creatief uitstellen begint met het woordje ‘nee’. Zeg ‘nee’ tegen jezelf als je dreigt te focussen op onbelangrijke taken. Zeg ‘nee’ tegen anderen als ze jou vragen een onbelangrijke taak uit te voeren. Zeg ‘nee’ tegen alles dat geen belangrijke besteding is van je tijd en leven.

Om te beginnen met creatief uitstellen, selecteer je tenminste één taak die je schrapt, laat liggen of uitstelt tot belangrijkere doelen zijn behaald. Probeer het na het lezen van dit artikel eens uit. Hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het wordt. Succes!

De ‘ABCDE-methode’ is een simpele en effectieve techniek om taken uit te stellen. Hoe het werkt? Maak een lijst van alles wat je de komende dag moet doen. Doe dit het liefst op papier. Daarna geef je elk item op je lijst een score: A, B, C, D of E. Die scores hebben een betekenis:

• Een A is een taak die je moet Een A-item heeft grote positieve of negatieve gevolgen als je die taak niet uitvoert. A-taken zijn de kikkers in je leven!

Zijn er meer A-taken? Nummer ze dan als A1, A2, A3, enzovoort. Hierbij is A1 de grootste, vieste kikker.

• Een B is een taak die je zou moeten Een B-item heeft kleine gevolgen. Dit zijn de kikkervisjes in jouw (werk)leven die minder invloedrijk zijn dan A-items. Een voorbeeld van een B-item is het beantwoorden van een mailtje.
• Een C is een taak die je leuk vindt om te doen. Een C-item heeft geen noemenswaardige gevolgen. Een voorbeeld van een C-item is koffiedrinken met een vriendin of het bellen van een familielid.
• Een D is een taak die je kunt delegeren. Een D-item is een item dat iemand anders kan doen. Het is belangrijk een D-item te delegeren zodat jij genoeg tijd overhoudt voor je A-taken, die alleen jij kunt doen.
• Een E is een taak die je helemaal kunt schrappen zonder dat er iets gebeurt. Een E-item is een taak die ooit belangrijk was maar nu niet meer. Elke minuut die je besteedt aan een E-item is minder tijd voor taken of activiteiten die wél verschil maken.

Na het scoren van je taken, ga je aan de slag met je A-taak of taken. Onthoud daarbij dat het niet nodig is om je belangrijkste taak in één keer af te ronden. Het is oké om deze op te delen in behapbare stappen. Het afronden van deeltjes van deze taak voelt psychologisch lekker en geeft je motivatie om aan de slag te gaan met de volgende stap.

Door herhaaldelijk je taken te scoren en te beginnen met je A1-taak en zo verder te werken, wordt het een gewoonte. Door het toepassen van deze gewoonte bereik je meer. Dit levert je meer zelfvertrouwen, trots en voldoening op. Zo wordt het steeds makkelijker om te beginnen met je topprioriteit en dus om je kikker(s) te slikken.

Er zijn altijd beperkende factoren die van invloed zijn op hoe snel en goed jij jouw doelen bereikt. Dit zijn obstakels die overwonnen moeten worden. Om erachter te komen wat die obstakels zijn, stel je jezelf vragen als: Wat belemmert me in het behalen van mijn doelen? Waardoor is het tempo waarin ik werk lager dan gewenst? Wat remt me op dit moment af? Schrijf de antwoorden op deze vragen op en zie wat op dit moment jouw obstakels zijn. Dit kan van alles zijn: spullen die je nodig hebt maar niet in je bezit hebt; de hulp van iemand die je mist; een beslissing die een ander voor jou moet nemen voor je verder kunt; et cetera. Een obstakel hoeft niet groot te zijn om jou te weerhouden van het behalen van je doel(en). Wat het is maakt niks uit, het gaat erom dat het obstakel jou in de weg staat om je kikker(s) te slikken.

Zodra je jouw obstakel(s) hebt opgespoord is het belangrijk om je focus en energie te richten op het wegwerken ervan. Vaak is het opheffen van jouw obstakel(s) de vieste, meest dikke kikker om te slikken. Doe dit daarom op het begin van de week of de dag. Na het wegwerken van jouw obstakel(s) begin je jouw (werk)dag opgeruimd en weerhoudt niks je meer van het behalen van jouw doel(en).

Technologie is tegenwoordig overal. Smartphones, laptops, tablets en social media zijn niet meer weg te denken uit ons dagelijkse (werk)leven. Dat is ook niet nodig. Het gaat erom dat je technologie op de juiste manier inzet: laat technologie je niet afleiden en beperken, maar laat het je helpen en voor je werken. Hierbij een aantal voorbeelden die makkelijk toe te passen zijn in je dagelijkse (werk)leven:

• Ruim je ‘digitale werkplek’ regelmatig op. Dit betekent dat je programma’s en tabbladen afsluit die je afleiden en niet bijdragen aan het behalen van je doel(en). Zorg dat er alleen communicatiekanalen openstaan die je op dat moment helpen.
• Multitasking werkt niet! Onderzoek heeft laten zien dat tussendoor beantwoorden van mailtjes, appjes en telefoontjes een negatief effect heeft op je productiviteit. Door constant te switchen van aandachtspunt verkort je jouw aandachtsboog en maak je het erg moeilijk voor jezelf om jouw kerntaken af te krijgen. Je kunt als mens echt maar op één ding tegelijk focussen, dus doe dat ook. Dit kan al door één uur per dag je mailbox of telefoon uit te zetten. Maak je niet te veel zorgen, in een uur gebeuren er geen levensveranderende dingen.
• Maak jij je wel zorgen dat je belangrijke dingen mist door het afsluiten van communicatiekanalen? Stel dan ‘spoed’ communicatiekanalen in. Zorg ervoor dat je een apart mailadres of telefoonnummer hebt dat mensen kunnen bereiken als er bijvoorbeeld echt iets ernstigs aan de hand is met een familielid.
• Gebruik sociale media op zo’n manier dat het je motiveert! Deel een belangrijk persoonlijk doel op sociale media kanalen als LinkedIn of Instagram. Vertel jouw netwerk wat je wil bereiken en houdt ze op de hoogte van de stappen die je maakt. Jouw netwerk kan je een like, positieve emoji of motiverende opmerking geven op je update. Dit voelt als een minibeloning en heeft een positief effect op jouw zelfvertrouwen, motivatie en humeur.

Al met al gaat het erom dat jij jouw technologie en communicatiekanalen zo inricht dat alleen de vieste, dikste kikkers je waardevolle concentratie kunnen verstoren.

Ken je die momenten waarop je zonder moeite in diepe concentratie en sterk gefocust werkt aan een taak? Momenten waarop je helder bent, je alert voelt en je taken moeiteloos afrondt. Dat zijn momenten van ‘flow’. De flow is de hoogste staat van presteren en productiviteit. Als je in de flow bent, voel jij je blij, helder, bewust van wat je doet en ervaar je meer innerlijke rust en persoonlijke productiviteit. In de flow krijg je nieuwe inzichten, ben je creatief,leg je verbanden die je eerder niet zag en bereik je veel van jouw doelen zonder veel moeite. Dit is wat je wilt!

Om in de flow te komen is het noodzakelijk om een gevoel van urgentie bij jezelf op te roepen. Urgentie is een innerlijke drang om aan de slag te gaan en taken succesvol af te ronden. Het voelt als een wedstrijd met jezelf om jouw gestelde doelen te bereiken.

Zorg er daarom altijd voor dat jouw belangrijkste taken, jouw kikkers, urgent voelen. Dit bereik je door het belang van bepaalde taken of doelen heel helder te krijgen voor jezelf. Je kunt ze bijvoorbeeld op een briefje schrijven en dat briefje heel zichtbaar op je bureau leggen, zodat je elke dag direct geconfronteerd wordt met de urgentie ervan. Of je vertelt tegen een goede collega over een urgente taak en vraagt of deze collega je dagelijks even vraagt hoe het gaat met het bereiken van dit doel. Ook kun je op een dag één of meerdere wekkertjes zetten die je attenderen op de urgentie van jouw kikker(s). Bedenk een manier om urgentie te creëren die bij jou past, zodat je in de flow komt en gemotiveerd en moeiteloos resultaat behaalt.

De cliché ‘oefening baart kunst’ is echt waar. Net zoals door fysieke training je spieren sterker worden, word je mentaal sterker door je geest te trainen. Door vaardigheden te blijven oefenen en herhalen dringen ze door tot je langetermijngeheugen en hierdoor raken ze verankerd in je onderbewuste. Zo worden het gewoontes die je automatisch doet en nauwelijks energie kosten.

Een gewoonte die jij jezelf kunt aanleren is de drieledige ‘prioriteiten stellen, niet uitstellen en de belangrijkste klus als eerste aanpakken’. Door deze reeks te oefenen en herhalen wordt het voor jou normaal. Bij elke taak die je afrondt en kikker die je slikt, krijg je een enorme dosis energie, enthousiasme en zelfvertrouwen. Dit komt omdat het afronden van belangrijke taken of bereiken van doelen de afgifte van endorfine in de hersenen stimuleert. Endorfine geeft je een soort natuurlijke roes waardoor je meer positiviteit, creativiteit, enthousiasme en zelfvertrouwen ervaart.

Je kunt positief verslaafd raken aan endorfine en het alerte, zelfverzekerde, competente gevoel dat het met zich meebrengt. Dit zorgt er vervolgens voor dat je meer vanzelf aan de slag gaat met belangrijke taken en doelen. Je raakt als het ware verslaafd aan het leveren van een bijdrage, voor jezelf, een ander en/of de buitenwereld.

Blijf daarom dagelijks oefenen met het slikken van kikkers. Train door consequente herhaling om  belangrijke taken als eerste op te pakken en uitstelgedrag te overwinnen. Oefen, leer, maak eens een fout door toch uit te stellen en sta dan weer op. Na enige tijd van oefening weet je niet beter, slik je kikkers steeds makkelijker en sneller en is er daarna genoeg ruimte voor betere hapjes op je bord. ?

Niet wat je overkomt, maar hoe je interpreteert wat je overkomt, bepaalt hoe jij je voelt. Jouw interpretatie van situaties bepalen grotendeels of je je erdoor laat motiveren of demotiveren. Viktor Frankl schreef in zijn boek ‘Man’s Search for Meaning’ het volgende inzicht: ‘De laatste vrijheid die de mens heeft is dat hij zelf bepaalt hoe hij op bepaalde omstandigheden reageert.’. Daarom is het erg bevorderlijk om van jezelf een rasoptimist te maken en er bewust voor te kiezen om positief in te gaan op situaties en gebeurtenissen.

Optimisten hebben zich over het algemeen de volgende vier gedragingen eigen gemaakt:

1. Altijd het goede zien in een bepaalde situatie. Wat er ook misgaat, probeer altijd nog dat ene kleine lichtpuntje te zien.
2. Altijd leren van een tegenvaller. Gaat er iets mis? Onthoud dat je van fouten of tegenslagen juist sterker wordt. Zet een groeimindset aan, omarm uitdagingen en benut zo je potentieel optimaal, waardoor je steeds beter presteert. In een eerder artikel geven we je tien tips voor het aanzetten van een groeimindset.
3. Altijd zoeken naar een oplossing. Ga altijd na wat de oplossing is voor een vraagstuk, uitdaging of probleem. Denk na over de volgende stap die je kan nemen in plaats van te klagen over de huidige situatie. Blijf bovendien dicht bij jezelf en wat jij kan doen in plaats van anderen de schuld te geven van de situatie.
4. Voortdurend denken en praten over je doelen. Wanneer je voortdurend vooruit denkt en je focust op de toekomst, blijf je niet hangen in het verleden. Denk na over jouw doelen en de concrete stappen die nodig zijn om ze te bereiken. Kijk vooruit in plaats van achterom!

Door consequent je doelen en idealen voor ogen te houden en jezelf positief toe te spreken, voel je je sterker en gemotiveerder. Als gevolg krijg je meer zin om aan de slag te gaan en ben je meer vastbesloten om iets af te krijgen. Zo ga je uitstelgedrag tegen!