Vraag je je af hoe je leren en ontwikkelen zelf kunt vormgeven binnen jouw organisatie? Een academie is daarvoor een mooi middel. Dit is een intern systeem dat jouw medewerkers structureel helpt zich te ontwikkelen, bijvoorbeeld via interne of externe trainingen en opleidingen. Het draagt bij aan de toekomstbestendigheid van jouw organisatie en aan het (blijven) behalen van de organisatiedoelen. Hieronder vind je de 9 stappen om een academie op te zetten.

Maar eerst: wat is een academie precies?

Van een leerhuis of academie tot een opleidingscentrum, bedrijfsschool of leerplein: er zijn tal van benamingen voor de plek in een organisatie waar medewerkers intern worden opgeleid. Meestal is het een website of systeem dat voor medewerkers inzichtelijk maakt welke trainingen en opleidingen ze kunnen volgen. Of het is een afdeling die leertrajecten aanbiedt en organiseert. Tegelijkertijd is het ook een plek waar je de aanwezige kennis in je organisatie zichtbaar maakt én deelt, bijvoorbeeld via blogs en uitwisseling van informatie. Hier kunnen interne, informele trainingen uit voortkomen. Denk aan een medewerker die een workshop aan collega’s geeft. Een academie draagt altijd bij aan de organisatiestrategie en -doelstellingen.

Waarom is het zinvol een academie op te zetten?

In de praktijk zien we een aantal redenen waarom organisaties een academie opzetten:

  • Je wilt niet meer alleen ad hoc opleiden, maar een systeem hebben waar mensen gemotiveerd en structureel kunnen werken aan hun ontwikkeling.
  • Je wilt kennis van senioren overdragen op junioren. Een academie heeft veel overeenkomsten met het eeuwenoude meester-gezel-principe, waarbij een ‘leerling’ meeloopt met de ‘meester’ door af te kijken en te oefenen. Medewerkers die al langere tijd bij een organisatie werken bezitten veel specialistische kennis die zij via interne trainingen aan nieuwe medewerkers kunnen overdragen.
  • De mark en organisaties veranderen continu. Medewerkers moeten zich voortdurend aanpassen en hun vaardigheden updaten om succesvol diensten en producten te blijven leveren. Wanneer omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld omdat je organisatie te maken heeft met grote veranderingen, kun je medewerkers hiervoor klaarstomen met opleidingen op maat.
  • Een academie kan ook een recruitment- en verbindingsmiddel zijn voor (nieuwe) medewerkers. Met een academie laat je zien dat je een aantrekkelijke werkgever bent die ontwikkeling en kennis delen belangrijk vindt. Dit is ook zichtbaar voor klanten, waardoor je concurrentiepositie versterkt. Wanneer er schaarste is in de markt en je gebruik wilt maken van zijinstromers, dan kan het ook zijn dat mensen nog niet helemaal zijn opgeleid voor wat ze moeten kunnen. Je kunt ze dan via interne opleidingen en trainingen vormen. Of ze juist iets laten afleren wat ze bij eerdere werkgevers hebben geleerd.

Zo zet je via 9 stappen een academie op

1. Analyseer je organisatie

Wil je een academie opzetten, verdiep je dan allereerst in je organisatie. Hoe leren mensen nu? Houd interviews met medewerkers om te achterhalen wat er nu al goed werkt en wat wensen en behoeftes zijn. Een academie hoeft niet volkomen nieuw te zijn, gebruik juist de informatie die er al is en zet vanuit daar stappen ter verbetering.

Benut bijvoorbeeld de kernwaarden in je organisatie. Hoe kun je die terug laten komen? En wat zijn beperkingen waar je rekening mee moet houden?

2. Formuleer een strategie en visie

Waarom wil je een academie opzetten? Wat voegt het toe? Als er geen academie komt, wat gebeurt er dan? Maak concreet wat het voor wie oplevert. Wat merkt bijvoorbeeld een externe klant ervan? Wil je een kennisplek bieden of een innovatieplek, of iets ertussenin?

3. Bepaal de structuur

Welke plek ga je de academie geven in de organisatie? Naast HR, los in de organisatie, in een netwerk of buiten de organisatie? De keuze bepaalt veel van de zichtbaarheid. Stel, er komt vanuit de business een vraag, zorg je dan voor een passende oplossing? Of wil je juist een kenniscentrum zijn en bepaal je van tevoren je aanbod?

Je kunt ook voor een innovatieleerhuis gaan en een plek inrichten waar mensen elkaar ontmoeten, tot nieuwe ideeën komen en waar niet alles van tevoren helder is.

Een mix is ook een optie. Je biedt dan centraal diverse strategische opleidingen aan die voor iedereen beschikbaar zijn en daarnaast bestaan in de business units decentrale leerelementen die betrekking hebben op een specialisatie.

Onze consultants hebben brede ervaring in het opzetten van academies bij andere organisaties en helpen je graag met de benodigde kennis en voorbeelden om tot een goede structuur te komen.

4. Bepaal het bestuur

Wie besluit wat er gedaan moet worden? Ben je CEO-gestuurd of komt het initiatief juist vanuit een afdeling? Wie bepaalt bijvoorbeeld wat de leerthema’s van de academie zullen zijn? En welk aanbod van de academie zichtbaar in de etalage komt te staan? Je kunt een deel van het aanbod in de ‘etalage’ zetten en een ander deel bewaren in de ‘laatjes van je bureau’. Als ernaar gevraagd wordt, heb je ze wel, maar dat wil niet zeggen dat je daarop stuurt. Het etalageaanbod is dat wat direct de (strategische) organisatiedoelen ondersteunt.

5. Breng de benodigde staff & skills in kaart

Welke medewerkers heb je nodig in de academie? Wil je experts uit het werkveld inzetten als trainer, met inhoudelijke kennis? Heb je opleidingskundigen nodig? Of wil je alles inkopen?

Wil je alles digitaliseren? Als je voor een digitale leeromgeving gaat, hoe geef je dat dan vorm? Wie pakt het cursusbeheer op? Vraag ons gerust om advies zodat we je kunnen helpen valkuilen te vermijden, zoals een te ingewikkelde site die medewerkers met tegenzin of helemaal niet gebruiken.

6. Maak een financieringsplan

Hoe groot je budget is, hangt vaak nauw samen met wie het voor het zeggen heeft. Heb je een centraal ontwikkelbudget of kan het zijn dat een business unit een behoefte heeft en dat op basis daarvan facturen worden opgesteld?

7. Bepaal leerlijnen & development

Wat ga je uiteindelijk aanbieden aan de medewerkers? Ga op zoek naar een structuur om je aanbod te ordenen. Zo kun je bestaand aanbod al een plek geven en het aanbod aanvullen waar nodig om als organisatie een volgende stap te zetten.

Je wilt je aanbod aan laten sluiten op de organisatiedoelen. Dat aanbod bied je op strategisch (voor iedereen), tactisch (teams en afdelingen) en operationeel (individueel) niveau. Kortom, wat voor aanbod wil je en wie levert het?

8. Maak een communicatieplan

De communicatie is zeker geen ondergeschoven kindje. Je kunt je catalogus nog zo mooi gevuld hebben, maar als je het niet op de juiste manier overbrengt naar de doelgroep, dan wordt het niet gebruikt, krijg je geen feedback en draagt het ook niet bij aan het organisatieresultaat. Maak daarom een communicatieplan en zet bijvoorbeeld een campagne op.

9. Meet je succes

Bekijk vanuit verschillende perspectieven hoe je het succes wilt meten. Bijvoorbeeld vanuit de doelgroep van de academie, de klant en de managers. Meet je de ontwikkeling van de medewerkers? De klanttevredenheid? Bepaal je focus en wanneer je tevreden bent.

Er is geen goed of fout als het gaat om je antwoorden op bovenstaande vragen. Het belangrijkste is dat je kijkt naar wat je organisatie nodig heeft. Welke uitdagingen heb je? En waar draagt een academie aan bij? Experimenteer, kijk wat wel en niet werkt en ga vooral doen!

Begeleiding vanuit ICM

Onze consultants kunnen je volledig ondersteunen en/of coachen in het opzetten van een academie, waarna ze steeds een stapje terugdoen. We begeleiden je organisatie om op een natuurlijke manier zelf de academie aan te sturen. Het voordeel daarvan is dat het van iedereen wordt, niet alleen van een kleine groep enthousiastelingen of de HR-afdeling. Ook kan HR dankzij het bestaan van een online academie zich succesvoller richten op andere taken dan opleidingen regelen, diploma’s uitreiken enzovoort. Dat kan voortaan allemaal online. Een academie zorgt dus ook hier voor meer efficiëntie en verdient zichzelf snel terug.

Vraag ons vrijblijvend om tips

Heb je behoefte aan extra tips en advies, afgestemd op jouw situatie? Tijdens een eerste consultancysessie denken we gratis en geheel vrijblijvend met je mee. Neem direct contact op met onze Learning & Development consultant Flor Gerritsen via 030 – 70 22 226 of flor.gerritsen@icm.nl.

Bekijk hier onze andere diensten op het gebied van Learning & Development.

Dit artikel komt voort uit een samenwerking met Learning & Development adviseur en ontwikkelaar Babette Bajema. Bovenstaande informatie kwam terug in het webinar ‘Interne Academie vormgeven’ dat Babette Bajema voor ICM verzorgde. 

Flor Gerritsen

Expert Learning & Development, Storytelling, Coaching & Training 030 70 22 226 flor.gerritsen@icm.nl

Onze mensen