Hoe ga je als HR-afdeling om met corona?

Een paar weken geleden werkten we nog gemoedelijk samen op kantoor en hadden we afwisselende werkdagen vol afspraken, brainstorms en gezellige lunches. Nu werken we thuis en proberen we daar het beste van te maken.

Maar dat thuiswerken is niet voor iedereen ideaal. Sommige medewerkers kunnen er maar moeilijk aan wennen en voelen zich eenzaam, anderen hebben nauwelijks werk of zijn niet productief en weer anderen worstelen met partners en/of kinderen die ook aandacht vragen. Als werkgever wil je ervoor zorgen dat je medewerkers zo optimaal mogelijk thuis kunnen werken en zich betrokken blijven voelen bij de organisatie. Hoe pakken we dit aan bij ICM? Je leest het hier.

Communicatie

Het is belangrijk om regelmatig te communiceren met medewerkers zodat ze weten wat er speelt en waar ze aan toe zijn. Toen duidelijk was dat deze crisis lang zou gaan duren zijn we daarom direct gestart met een WhatsApp groep met alle medewerkers. In deze groep worden belangrijke updates geplaatst, zoals over de aanvraag van de subsidie voor de NOW-regeling en een videoboodschap van de oprichters van ICM over hoe zij de situatie ervaren. Dit medium leent zich goed voor snelle communicatie omdat niet alle medewerkers elke dag werken.

Als tweede hebben we werkgroepen opgestart die elk focussen op één specifiek onderwerp. Zo is er een werkgroep voor de continuïteit van de organisatie en een werkgroep voor het HR-beleid. Elke vrijdag krijgen alle medewerkers een e-mail met de belangrijkste updates vanuit deze werkgroepen. Ook heeft elke werkgroep een eigen groep op Yammer, ons zakelijke sociale netwerk. In deze groep vinden medewerkers extra (achtergrond)informatie, tussentijdse beslissingen of updates. Ook kan er een oproep of verzoek geplaatst worden. De Yammergroep HR verbindt nu bijvoorbeeld afdelingen die extra hulp nodig hebben met medewerkers die juist nu ruimte hebben om bij te springen.

Om medewerkers een hart onder de riem te steken en te ondersteunen om optimaal thuis te werken sturen we nu wekelijks een HR nieuwsbrief. De onderwerpen variëren van: hoe blijf ik vitaal tijdens het thuiswerken tot hoe zorg ik ervoor dat ik productief blijf nu ik thuis werk (met huisgenoten/partners/kinderen)?

Openheid

Naast de wekelijkse e-mailupdate van de werkgroepen organiseren we ook Webinars voor alle medewerkers. Aan het woord zijn de oprichters en de werkgroepleiders. Deze webinars geven een update over de stand van zaken en zijn een mooi moment om betrokkenheid en verbinding te creëren. We zien elkaar weer eens en het voelt veel persoonlijker dan een update via e-mail. Om interactie mogelijk te maken kunnen medewerkers vragen insturen die live behandeld worden.

Naast openheid is toegankelijkheid ook van belang. Alle managers, coördinatoren en de afdeling HR proberen in deze crisistijd zo benaderbaar mogelijk te zijn voor hun teamleden. Niet alleen om hen te informeren maar juist ook om te luisteren naar de verhalen, vragen of zorgen van medewerkers. Een luisterend oor is heel belangrijk in deze tijd.

Thuiswerkfaciliteiten

In dit artikel geven we 10 tips om medewerkers optimaal thuis te laten werken. Daarnaast geven we in de HR nieuwsbrief voortdurend aanvullende tips die we rondom dit onderwerp voorbij zien komen. Om de werkplek zelf goed in te richten bieden we medewerkers een toetsenbord, muis of bureaustoel aan. Kunnen medewerkers het zelf niet ophalen op kantoor, dan kunnen ze gebruikmaken van de thuisbezorgservice van onze koeriers. Onze gastvrouw Christel geeft indien behoefte advies over hoe je je stoel, bureau en beeldscherm het beste kunt afstellen.

Werkgeluk

Bij ICM staat het werkgeluk van onze medewerkers altijd centraal. Ook in tijden van (corona)crisis blijft dat op onze agenda staan. Zo hebben we vlak voor Pasen bij alle medewerkers een leuke paasattentie bezorgd. Om hen, op afstand, te bedanken voor hun inzet. Bij deze versnapering zat ook het boekje 10 tips voor meer werkgeluk en onze Thuisblijfbingokaart met af te strepen items als ‘Heb vrede met een baaldag’ en ‘Leer iets nieuws’.

Voor de coronacrisis organiseerden we bij ICM officeyoga en bootcamp om de vitaliteit te vergroten. Dat werd helaas abrupt beëindigd toen we allemaal thuis gingen werken. Nu pakken we de draad gelukkig weer op en gaan we online verder met een yogales waar ook huisgenoten, partners en kinderen aan mee mogen doen. Binnenkort volgt ook online bootcamp.

Veel collega’s missen het persoonlijke contact bij de koffieautomaat of tijdens de lunch. Daarom hebben medewerkers zelf het initiatief genomen om een online koffie/borrelhoek op te zetten ter vervanging van onze brasserie. Ook is er al een muziekbingo en pubquiz geweest waarbij het net zo gezellig werd als tijdens de reguliere vrijdagmiddagborrels.

Heb geen schuldgevoel

Deze tijd is lastig voor velen van ons. De een kan er makkelijker mee omgaan dan de ander en iedereen moet er zijn of haar eigen weg in vinden. Wij vinden het in ieder geval belangrijk dat medewerkers daarbij geen schuldgevoel hebben. Niet omdat je soms wat minder productief bent, niet omdat je regelmatig wordt afgeleid door kinderen, huisdieren of partner en ook niet omdat je soms even een baaldag (of dagen) hebt. Het hoort er allemaal bij en we moeten er met z’n allen het beste van maken. Samen kom je verder.