Mentorschap bij Gemeente Hoorn: begeleiding, zingeving en behoud van expertise

Gemeente Hoorn stelt verschillende competenties vast die zij van mentoren verwacht. De eerste is (1) interpersoonlijke sensitiviteit. Dit houdt in dat de mentor oog en respect heeft voor de gevoelens van anderen. Hij of zij hecht waarde aan andermans mening en gaat tolerant om met verschillen in behoeften en opvattingen.

De tweede competentie is (2) het ontwikkelen van anderen. De mentor helpt andermans vaardigheden en talenten te verbeteren door constructieve feedback, coaching, het aandragen van ontwikkelingsmogelijkheden en het geven van adviezen die inspelen op de capaciteiten en ontwikkeling van de medewerker.

Als derde richten mentoren zich op het (3) motiveren van anderen. De mentoren enthousiasmeren de nieuwe medewerker en faciliteren het bereiken van doelen door duidelijk het beoogde effect aan te geven, een positieve instelling te creëren en onder teamleden een sterke wil om te slagen te stimuleren.

De vierde en laatste competentie is (4) het opbouwen en onderhouden van relaties. Dit houdt in dat de mentor in staat is op alle niveaus relaties met mensen op te bouwen en te onderhouden. Hij of zij stelt anderen op hun gemak, bevordert harmonie en consensus door diplomatiek op te treden bij onenigheid en potentiële conflicten.

ICM trainer Marleen du Clou stelde samen met de Westfriesland Academie (dit is hét platform van leren en ontwikkelen van de 7 Westfriese gemeenten) de inhoud van het mentorprogramma vast. Deelname aan het programma is vrijwillig.

Vooraf geven deelnemers via een intakeformulier hun ontwikkelwensen door aan de trainer. Ze maken voorbereidende opdrachten en lezen zich in over coachend begeleiden en mentorschap. Daarna kan het programma, dat uit twee dagdelen bestaat, beginnen.

Tijdens het eerste dagdeel verkennen de deelnemers gezamenlijk wat mentorschap inhoudt binnen de organisatie. Voor de gemeente is het belangrijk dat hierbij expliciet aandacht wordt geschonken aan de kernwaarden van de gemeente, zoals eigenaarschap. De deelnemers gaan in op de rol en verantwoordelijkheden van een mentor en ontdekken via zelfanalyse (waaronder deze Sterke Kanten Test) hun eigen voorkeursmentorstijl. Ook stellen ze vast waarin ze zich verder willen ontwikkelen en worden ze zich bewuster van hun kwaliteiten en valkuilen.

In het tweede dagdeel oefenen ze met communicatie- en coachingsvaardigheden: hoe je actief en diepgaand luistert, feedback geeft en wat het verschil is tussen wat een leidinggevende doet en wat een mentor doet. Waar bijvoorbeeld een mentor de zelfredzaamheid van de medewerker voorop stelt, heeft een manager een meer informerende en instruerende rol. De deelnemers ontwikkelen een coachende houding en stellen vast wat voor mentor zijzelf willen zijn.

In een tussentijdse praktijkopdracht reflecteren de deelnemers op wie zij zijn als mentor, wat hen typeert en onderscheidt en wat hun visie is op mentorschap. Dit delen ze met elkaar via presentaties.

Om het geleerde te borgen wordt er na 3 maanden een terugkombijeenkomst georganiseerd met de trainer en vormen de deelnemers buddykoppels om periodiek ervaringen uit te wisselen en elkaar collegiaal te coachen.

Marleen: “Bij het verzorgen van leertrajecten merk ik iedere keer weer: “less is more”. Je kunt zoveel mogelijk thema’s aan bod laten komen, maar vaak is het zinvoller om minder thema’s te behandelen en op elk thema diepgaander in te gaan. Het meest waardevol zijn de momenten waarop je echt met elkaar bent, persoonlijke uitdagingen bespreekt en vaardigheden oefent in break-outrooms.

Aan organisaties die een vergelijkbaar traject willen opzetten adviseer ik om eerst goed op papier te zetten vanuit welke gedachte je iets wilt doen. Zorg ervoor dat voor iedereen helder is wat mentorschap voor jullie betekent. Denk aan het schrijven van een mentorgids waarin medewerkers kunnen lezen wat het doel en de voordelen zijn van mentorschap. Wat vraagt het van zowel mentor als mentee en hoe voer je een effectief mentorgesprek? Dit zorgt ervoor dat het breed gedragen wordt binnen de organisatie en daardoor meer succes oplevert.”