Vaak afgeleid tijdens je werk? Zo krijg je meer grip op je aandacht en productiviteit

Word je vaak afgeleid tijdens belangrijke taken? Constateer je aan het eind van de dag dat je aan een groot gedeelte van je to-do-lijst niet bent toegekomen? Dan ben je zeker niet alleen, maar het is natuurlijk wel vervelend als je niet het optimale uit jezelf en je dag haalt. Cynthia Schultz, eigenaar van platform Structuurjunkie, herkent het probleem maar al te goed en kan hier gelukkig bij helpen. Op 23 mei 2022 gaf Cynthia een webinar voor ICM, getiteld “Grip op je aandacht en productiviteit”. Hoe zorg je ervoor dat je je tijd besteedt aan de dingen die je echt wil doen? Hier vind je het antwoord!

De kwaliteit van je aandacht is de kwaliteit van je leven

Het is belangrijk dat je je aandacht op de juiste manier inzet. Je haalt dan meer voldoening en energie uit je werk, opleiding en sociale leven. Iedereen heeft een beperkte aandachtsruimte. Complexe taken nemen al snel veel ruimte in, waardoor andere taken er niet meer bij kunnen. Niemand kan meerdere complexe taken tegelijkertijd uitvoeren, ook jij niet!

De boosdoeners: afleidingen

De wereld zit vol met afleidingen. Een rommelig bureau, een luidruchtige omgeving of een volle mailbox kunnen ervoor zorgen dat je snel afgeleid raakt. Hier zijn Cynthia’s tips voor deze problemen:

1. Start je dag niet met je mail beantwoorden. Je inbox leidt snel af van andere belangrijke taken. Plan daarom ‘mailblokken’ in waarin je je mail bijwerkt. Cynthia adviseert blokken van twee uur, maar je kunt beginnen met een half uur of een uur per dag. Plan desnoods twee mailblokken in. Vrees je dat je echt een urgente mail mist? Scan aan het begin van je dag vijf minuten je mailbox. Voeg belangrijke mails toe aan je to-do-lijst voor tijdens je mailblokken.
2. Zet de ‘niet storen’ functie van je telefoon aan. We denken vaak dat we altijd bereikbaar moeten zijn, maar in realiteit kunnen veel collega’s of naasten echt wel eventjes op je wachten. Heb je een baan waarbij je het merendeel van de dag beschikbaar moet zijn? Plan dan

   Meer lezen over Persoonlijke Effectiviteit? Bekijk onze campus.
   spreekuren of een belblok in en bespreek met je omgeving voor welke urgente zaken je gestoord mag worden. Als iemand je dan toch nodig heeft, kun je met diegene afspreken dat ze twee keer achter elkaar bellen bijvoorbeeld. Zo weet je toch wanneer iemand je echt nodig heeft.
3. Stel duidelijke grenzen en geef aan wanneer je echt niet gestoord wil worden. Plak een post-it op je laptop waarop staat dat je even niet beschikbaar bent, zet een koptelefoon op zodat je een luidruchtige werkomgeving beter kunt negeren of plan een spreekuur in voor vragen van je collega’s. Indien mogelijk, is het ook heel fijn om eventjes je kantoordeur dicht te doen of in een afgesloten ruimte te gaan werken. Daarnaast kan het behulpzaam zijn om aan te geven wanneer je wél tijd hebt voor iemand. Zo bied je ook nog een alternatief aan!

Het trainen van je focusspier en overige handige tips

Kun je je überhaupt moeilijk concentreren? Gelukkig heeft Cynthia hier ook wat praktische tips voor!

• Gebruik de Pomodorotechniek. Bij deze techniek is het de bedoeling dat je een timer zet van 25 minuten en deze tijd besteedt aan één taak. Gaat je timer af? Dan neem je een korte pauze van vijf minuten. Reset daarna de timer en begin opnieuw. Na vijf Pomodoro’s mag je een langere pauze nemen. Raak je binnen de 25 minuten toch afgeleid? Helaas, reset dan de timer en begin opnieuw tot het wel lukt! Zo word je je bewust van de tijd die je benut en maak je er een spelletje van. Dit kan motiverend werken.
• Het klinkt misschien een beetje zweverig, maar bij mediteren draait het er eigenlijk om dat je je voor langere tijd focust op één ding. Zo kun je je focusspier trainen! Er zijn verschillende meditaties beschikbaar op de app Headspace en op YouTube. Deze meditaties zijn vaak gratis.
• Maak een planning. Hierbij is het belangrijk dat je niet alleen een to-do-lijst maakt, maar je ook bedenkt wanneer je iets doet. Zo creëer je meer rust in je hoofd en is je dag overzichtelijker.
• Koop een noise cancelling koptelefoon tegen geluidsoverlast. Werk je toch graag met geluid, zet dan een playlist op met natuurgeluiden of frequenties die je brein stimuleren. Deze zijn beschikbaar op zowel YouTube als Spotify en zijn gratis. Cynthia raadt de playlist ‘Binaural Beats’ aan!
• Neem voldoende pauzes om je hoofd tot rust te laten komen. Neem ongeveer om de 90 minuten een pauze, zonder technologie! Een frisse neus halen tijdens je pauze is bijvoorbeeld erg gezond voor je hersenen. Daarnaast is het ook belangrijk om pauze te nemen voordat je voelt dat je moe wordt, dan is het namelijk vaak al te laat.

Wil je meer weten over hoe jij je aandacht kunt vergroten? Cynthia is te vinden op Instagram onder de naam @structuurjunkie.

Bekijk onze aankomende evenementen

We organiseren vanuit ICM regelmatig webinars, seminars en workshops over het vergroten van je persoonlijke effectiviteit. Bekijk onze aankomende evenementen.