Vergaderen als moeizame rituele dans: “So you think you can dance?”

Waar gewerkt wordt, wordt vergaderd. Online dan wel offline, we ontkomen er niet aan. Veel mensen hebben echter een broertje dood aan vergaderen. Het wordt ervaren als een moeizame rituele dans die veel tijd en energie kost en de vraag oproept “Wat levert het nu uiteindelijk op?”. Soms begint de echte vergadering pas na de vergadering. Redenen genoeg om eens wat langer stil te staan bij effectief vergaderen.

Tips voor effectief vergaderen

1. Ga eerst na of er überhaupt een vergadering nodig is. We vergaderen niet om het vergaderen. Wel is het nuttig om een goede jaarplanning van vergaderingen te hanteren.

2. Begin een vergadering op tijd en spreek “laatkomers” hierop aan. Laat een vergadering niet langer duren dan maximaal twee uur. De redactie van “le Monde” vergadert al jaren staand om de vergadertijd zo kort mogelijk te houden.

3. Werk met een zogenaamde sturende agenda en verstuur die tijdig.

• In een sturende agenda wordt per agendapunt (of onderwerp) aangegeven wat het doel is (bijvoorbeeld een advies of besluit), wie het agendapunt toelicht of ”voorzit” en hoeveel tijd ervoor is ingeruimd. Door iedereen verantwoordelijk te maken voor een agendapunt en de bespreking daarvan, wordt de vitaliteit en betrokkenheid van de vergadering vergroot.

4. Stel de agendapunten op in volgorde van belangrijkheid

5. Een complex agendapunt kan worden toegelicht met een bijlage (liefst niet meer dan twee A4tjes)

6. Bereid de vergadering voor. Een goede voorbereiding betaalt zich dubbel en dwars terug.

7. Neem als  voorzitter aan het begin van de vergadering de agenda door met de leden van de vergadering en vraag hun akkoord met de opzet en aanpak van de agenda.

8. Vergaderen gaat niet alleen om inhoud en structuur, maar ook om gedrag. Spreek in dat kader van tevoren teamregels af. Het gaat om regels die de leden van de vergadering met elkaar afspreken en die als leidraad dienen voor  het gewenste (of effectieve) gedrag in de vergadering. Te denken valt aan regels als:

• Elke deelnemer aan de vergadering is medeverantwoordelijk voor het vergaderproces (en is indien nodig soms even reserve voorzitter)
• Elke deelnemer maakt niet alleen inhoudelijke opmerkingen maar zorgt er ook voor dat elke deelnemer betrokken blijft bij de vergadering (en geeft dus niet alleen energie aan het eigen onderwerp).Welke voorzitter zou niet blij zijn met deze opstelling van zijn deelnemers en welke deelnemer zou niet zo’n collega willen hebben!

9. Houd de informatieve vergadering zoveel mogelijk buiten de vergaderdeur. Met alle digitale mogelijkheden is dat goed te realiseren.

10. Evalueer af en toe hoe de vergadering (en de daarbij behorende teamregels) loopt. Als de vergadering eenmaal zijn draai heeft gevonden, heeft dit aspect uiteraard een lagere prioriteit en frequentie.

11. Wissel zo vaak mogelijk de positie van voorzitter en notulist. Het maakt de leden van de vergadering gevoeliger voor adequaat vergaderen en vergadergedrag.

12. Laat de rondvraag een rondvraag zijn en niet meer dan dat. Anders gezegd, laat het niet meer zijn dan een kort vragenrondje. Discussies horen hier niet thuis. Als het onderwerp belangrijk genoeg is, wordt het een agendapunt voor een volgende vergadering.

13. Werk met notulen in de vorm van een besluiten- of actielijst. Hiermee bepaal je wie wat wanneer doet. Volg deze actielijst nauwgezet op.

Tot slot een woord van troost. Keulen en Aken zijn niet in een dag gebouwd. Hetzelfde geldt voor het bouwen van een effectieve vergadercultuur en effectief vergadergedrag. Maar er is hoop! Als u bovenstaande punten serieus neemt en u krijgt met name de collectieve verantwoordelijkheid in een vergadergroep van de grond, dan kunt u aan vergaderen nog veel plezier beleven. Veel succes!

 

Raymond Middelveld
Trainer ICM Opleidingen & trainingen
Raymond verzorgt onder andere de volgende cursussen:
– Praktisch Personeelsmanagement
– Selectiegesprekken voeren
– Functionerings- en beoordelingsgesprekken