16 – 24 uur
Wat ga je doen?
- Je zorgt dat er voor alle ICM cursussen op tijd een locatie is gereserveerd.
- Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de mailbox, waar vragen van cursisten en onze locaties terecht komen.
- Je bent verantwoordelijk voor het maken van optionele en definitieve bevestigingen. Ook verwerk je eventuele weigeringen en roosterwijzigingen.
- Je hebt contact met de locaties over o.a. de definitieve groepsgroottes, lunchwensen, lokaalopstellingen en late aan-of afmeldingen.
- Je checkt en verwerkt de facturen van locaties.
Wie zoeken we?
- Jij wilt graag werkervaring opdoen in een professionele organisatie en gebruikmaken van de ontwikkelmogelijkheden en groei die ICM biedt.
- Je woont in (omgeving) Utrecht of bent van plan hier op korte termijn te gaan wonen;
- Je bent minimaal 2 werkdagen per week beschikbaar;
- Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal;
- Je bent stressbestendig en geordend en kunt goed schakelen tussen detaillistisch én pragmatisch werken;
- Je bent beschikbaar voor minimaal een half jaar.
En wat krijg je ervoor terug?
- Salaris natuurlijk: € 11,71 all in. Dit salaris bestaat uit een bruto uurloon van €9,72, vakantiedagen (11,55% van het bruto uurloon) en vakantiegeld (8% van het bruto uurloon);
- Doorgroeimogelijkheden als Topparttimer naar een andere afdeling of een vaste functie;
- Na een half jaar in dienst mag je kosteloos een opleiding of training volgen uit het ICM-aanbod;
- Een kantoor met een gezellige huiskamersfeer op een goed bereikbare locatie in Utrecht. Nu we tijdelijk geheel thuiswerken regelen we een thuiswerkplek met een goede bureaustoel, laptop en beeldscherm voor je;
- Regelmatig (online) verbindende activiteiten zoals webinars, ICM samen & activiteiten om zo vitaal mogelijk te blijven.
Dit is het team
De afdeling Locaties valt onder de afdeling Klantsupport. De hele afdeling Klantsupport bestaat uit meerdere coördinatoren en diverse topparttimers. De subafdeling Locaties bestaat uit een gezellig team van op het moment één (met jou erbij twee) topparttimers en een coördinator. Ondanks het thuiswerken, spreken wij elkaar dagelijks in de vorm van een dagstart of via Skype. Op deze manier zijn wij een hecht team en blijven we op de hoogte van elkaar.
Dit kan jouw dag zijn
Je begint de dag met een (online) dagstart van team Locaties, waar je met je coördinator even bijpraat over je weekend en bespreekt wat er deze dag moet gebeuren. Na de dagstart begin je met het checken van de mailbox. Staan er urgente dingen in die meteen moeten worden opgepakt? Vervolgens begin je aan de doorgang van de ICM cursussen. Er zijn namelijk cursussen die op definitief zijn gezet en de locatie moet hierover op de hoogte worden gebracht. Tussendoor heb je even een gezellig koffiemomentje en dan is het tijd voor de facturen. Je controleert of de groepsgroottes op de factuur overeenkomen met de aantallen in ons systeem. Ook check je of eventuele andere kosten op de factuur goedgekeurd kunnen worden. Je werkt door tot de lunchpauze en voor vragen kun je altijd terecht bij je collega’s.
Na de lunchpauze ga je verder met het beantwoorden van de binnengekomen mails. Een cursist is allergisch voor gluten en vraagt zich af of hier rekening mee gehouden kan worden tijdens de lunch. Jij geeft de lunchwens door aan de locatie en reageert netjes op de cursist. Tussendoor krijg je een belletje van een collega uit het adviescentrum: ‘Een cursist heeft zich last minute afgemeld voor een cursus die morgen van start gaat’. Je neemt snel telefonisch contact op met de locatie om de late afmelding door te geven. Dan is het tijd om de definitieve groepsgroottes door te geven aan de locaties van ICM cursussen die over een aantal dagen starten. Je haalt de juiste informatie uit het systeem en je stelt per locatie een mail op met de juiste informatie. Het is alweer half 4, even een klein ommetje (of pingpong op kantoor) voor de vitaliteit! Hierna check je nog de taken die er liggen en zorgt dat de Dashboards leeg zijn, want het is alweer 5 uur. Tijd om de laptop dicht te klappen!
Je kijkt nog even terug op de dag. Je hebt niet alles kunnen doen wat op je to-do list stond, maar hé, gelukkig kun je goed prioriteren en is het belangrijkste gedaan. Morgen weer een dag!
Uiteraard is dit een dag in tijden van corona. Indien het kabinet het toestaat, hopen wij weer met zijn allen op kantoor te kunnen werken.
Interesse?
Wil je meer informatie? Dan kun je contact opnemen met Iris van der Loo (Coördinator van het team) via het telefoonnummer (030 – 755 1850)
Wil je solliciteren? Doe dit dan vóór 30 juni 2021 ter attentie van Milou Starke via onderstaande knop.
Sollicitatieprocedure
- Solliciteren. We beloven je sollicitatie met aandacht te bekijken en je zo snel mogelijk reactie te geven.
- Kennismaking. Wij zien dit echt als een kennismaking. Van beide kanten. Wij willen dus alles van jou weten maar we vertellen je ook graag meer over ICM en alle ins en outs van de functie.
- Je kunt beginnen! We zijn enthousiast over je en willen je graag toevoegen aan ons ICM team. Alleen nog even je handtekening zetten en dan kun je aan de slag. We zorgen er met alle liefde voor dat je hier zo snel mogelijk ingeburgerd bent.