ICM als partner in leren & ontwikkelen - Learning & Development

Backoffice medewerker
16 - 24 uur

Beste Opleider van Nederland

Wat ga je doen?

  • Je checkt de beschikbaarheid van onze docenten en trainers op basis van een aangeleverde planning. Het is jouw taak om docenten en trainers te vinden die onze cursussen kunnen verzorgen. Je werkt hiervoor nauw samen met de coördinatoren van het team.
  • Je regelt praktische en administratieve zaken voor onze trainers zodat zij optimaal hun cursus kunnen verzorgen. Denk hierbij aan het verwerken van roosterwijzigingen en het aanvragen van lesmateriaal. Je hebt hierbij contact met andere afdelingen.
  • Je ondersteunt het team bij de uitvoering van events en fysieke bijeenkomsten voor docenten en trainers en kennismakingssessies met nieuwe trainers bij ICM.

Wie zoeken we?

  • Jij wil graag werkervaring opdoen in een professionele organisatie en gebruikmaken van de ontwikkelmogelijkheden en groei die ICM biedt.
  • Je bent een administratieve duizendpoot, handig met computers en Microsoft Office en Teams.
  • Je bent stressbestendig, geordend en een echte doorpakker.
  • Je werkt nauwkeurig, zit bovenop deadlines en haalt deze ook.
  • Jij kan zelfstandig in teamverband werken. Je werkt in een dynamische omgeving waarin je snel moet schakelen en prioriteiten moet stellen.

Wat krijg je ervoor terug?

  • Salaris natuurlijk: €14,05 all in. Dit salaris bestaat uit een bruto uurloon van €11,66, vakantiedagen (11,55% van het bruto uurloon) en vakantiegeld (8% van het bruto uurloon).
  • Een oproepcontract zodat zowel jij als wij flexibel zijn in de planning.
  • Doorgroeimogelijkheden als Topparttimer naar een andere afdeling of een vaste functie.
  • Gratis trainingen volgen bij onze interne ICM Academy met de leukste collega’s als medecursisten.
  • Na een half jaar in dienst mag je kosteloos een opleiding of training volgen uit het reguliere ICM-aanbod.
  • Een kantoor met een gezellige huiskamersfeer. Dagelijks vers fruit, lekkere koffie en thee en in de pauzes buiten pingpongen. En dat allemaal op een goed bereikbare locatie in Utrecht.
  • Geheel vrijblijvende gezelligheid in de vorm van vrijmibo’s en leuke sportieve of culinaire activiteiten.

Dit is het team

Elke docent en trainer heeft een vast contactpersoon bij ICM en dat is één van de coördinatoren bij het Docenten- en Trainersmanagement (DTM). Team DTM bestaat uit 1 manager, 4 coördinatoren en 1 andere parttimer. Samen zijn wij verantwoordelijk voor het relatiemanagement, de planning en het waarborgen van de kwaliteit van onze docenten en trainers. We zijn een hecht team en kijken er heel erg naar uit om een nieuwe collega te ontmoeten! We zoeken graag de verbinding met elkaar op en houden van een gezellige en veilige werksfeer. Naast team DTM werk je ook veel samen met collega’s van andere afdelingen.

Dit kan jouw dag zijn

Je begint de dag in onze kantine, ook wel de brasserie genoemd. Je haalt een grote beker thee of kop koffie bij het koffieapparaat waar je een praatje maakt met een collega van een andere afdeling. Als je op je flexwerkplek zit met team DTM om je heen, heb je het over die ene leuke serie of dat ene toffe festival waar je in het weekend bent geweest.

Daarna start je je laptop op en check je je eigen mailbox. Je ziet dat er morgen een nieuwe kennismakingssessie voor docenten is waar jij de voorbereiding voor gaat doen. Daarna check je de algemene mailbox. Sommige mails beantwoord je zelf en andere mails beantwoord je in overleg met een van de coördinatoren.

Als de mailboxen leeg zijn, open je ons CRM-systeem en check je voor welke groepen er nog trainers moeten worden ingepland. Je opent een ander programma en gaat op zoek naar trainers die beschikbaar zijn. Je ochtend vliegt voorbij met het uitvragen van trainers die over 8 maanden hopelijk kunnen starten.

Ineens is het 12:00 uur en tijd voor lunch. Yes! Altijd leuk om weer even bij te kletsen met andere collega’s. Bij goed weer wandel je nog even met een collega langs het kanaal of speel je een potje tafeltennis met andere collega’s. Omdat je relatief nieuw bent win je niet, maar je bedenkt dat jouw tijd nog wel komt.

Na de pauze zie je dat een trainer je heeft gebeld. Je belt hem terug en hij laat weten dat hij een training niet kan doen, waar je hem vanochtend voor hebt uitgevraagd. Je gaat na het telefoongesprek meteen op zoek naar een andere trainer.

Daarna ga je bezig met het voorbereiden van de kennismakingssessie die morgen is. Je zit lekker in de flow als er opeens een coördinator naast je staat. Help! Er start een groep over 5 weken en daar is nog geen trainer voor. Je laat je huidige taak even voor wat het is en klimt in de telefoon om een trainer te fixen die over 5 weken voor de groep kan staan.

Na heel wat heen en weer gebel, is het je helaas niet gelukt om een trainer te vinden die beschikbaar is. Je overlegt dit met de coördinator en zij pakt hem verder op. Jij kan nu weer aan de slag met de voorbereiding van de kennismakingssessie en voor je het weet, is het 17:00 uur. Je hebt niet alles afgekregen maar weet precies waar je morgenochtend mee verdergaat.

Solliciteren

Wil je meer informatie? Dan kun je contact opnemen met Niki Townsend (coördinator DTM) op het telefoonnummer 030 – 75 51 864.

Wil je solliciteren? Doe dit dan ter attentie van Niki Townsend via onderstaande knop.

Solliciteer direct

Sollicitatieprocedure

  • Solliciteren. We beloven je sollicitatie met aandacht te bekijken en je zo snel mogelijk een reactie te geven.
  • Kennismaking. Wij zien dit echt als een eerste wederzijdse kennismaking. Van beide kanten dus. Wij willen natuurlijk alles van jou weten. Er is ook genoeg ruimte voor jou om meer te weten te komen over ICM en de ins en outs van de functie
  • Je kunt beginnen! We zijn enthousiast over je en willen je graag toevoegen aan ons ICM team. Alleen nog even je handtekening zetten en dan kun je aan de slag. We zorgen er met alle liefde voor dat je hier zo snel mogelijk ingeburgerd bent.