Uitdaging

Vraag je je af hoe je leren en ontwikkelen zelf kunt vormgeven binnen jouw organisatie? Een academie is daarvoor een mooi middel. Dit is een intern systeem dat jouw medewerkers structureel helpt zich te ontwikkelen, bijvoorbeeld via interne of externe trainingen en opleidingen. Het draagt bij aan de toekomstbestendigheid van jouw organisatie en aan het (blijven) behalen van de organisatiedoelen. Hieronder vind je de 9 stappen om een academie op te zetten.

Maar eerst: wat is een academie precies?

Van een leerhuis of academie tot een opleidingscentrum, bedrijfsschool of leerplein: er zijn tal van benamingen voor de plek in een organisatie waar medewerkers intern worden opgeleid. Meestal is het een website of systeem dat voor medewerkers inzichtelijk maakt welke trainingen en opleidingen ze kunnen volgen. Of het is een afdeling die leertrajecten aanbiedt en organiseert. Tegelijkertijd is het ook een plek waar je de aanwezige kennis in je organisatie zichtbaar maakt én deelt, bijvoorbeeld via blogs en uitwisseling van informatie. Hier kunnen interne, informele trainingen uit voortkomen. Denk aan een medewerker die een workshop aan collega’s geeft. Een academie draagt altijd bij aan de organisatiestrategie en -doelstellingen.

Waarom is het zinvol een academie op te zetten?

In de praktijk zien we een aantal redenen waarom organisaties een academie opzetten:

• Je wilt niet meer alleen ad hoc opleiden, maar een systeem hebben waar mensen gemotiveerd en structureel kunnen werken aan hun ontwikkeling.
• Je wilt kennis van senioren overdragen op junioren. Een academie heeft veel overeenkomsten met het eeuwenoude meester-gezel-principe, waarbij een ‘leerling’ meeloopt met de ‘meester’ door af te kijken en te oefenen. Medewerkers die al langere tijd bij een organisatie werken bezitten veel specialistische kennis die zij via interne trainingen aan nieuwe medewerkers kunnen overdragen.
• De markt en organisaties veranderen continu. Medewerkers moeten zich voortdurend aanpassen en hun vaardigheden updaten om succesvol diensten en producten te blijven leveren. Wanneer omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld omdat je organisatie te maken heeft met grote veranderingen, kun je medewerkers hiervoor klaarstomen met opleidingen op maat.
• Een academie kan ook een recruitment- en verbindingsmiddel zijn voor (nieuwe) medewerkers. Met een academie laat je zien dat je een aantrekkelijke werkgever bent die ontwikkeling en kennis delen belangrijk vindt. Dit is ook zichtbaar voor klanten, waardoor je concurrentiepositie versterkt. Wanneer er schaarste is in de markt en je gebruik wilt maken van zijinstromers, dan kan het ook zijn dat mensen nog niet helemaal zijn opgeleid voor wat ze moeten kunnen. Je kunt ze dan via interne opleidingen en trainingen vormen. Of ze juist iets laten afleren wat ze bij eerdere werkgevers hebben geleerd.

Zo zet je via 9 stappen een academie op

Wil je een academie opzetten, verdiep je dan allereerst in je organisatie. Hoe leren mensen nu? Houd interviews met medewerkers om te achterhalen wat nu goed werkt en wat de wensen en behoeftes zijn. Een academie hoeft niet volkomen nieuw te zijn. Gebruik vooral ook de informatie die er al is en zet vervolgens stappen om de academie te verbeteren.

Dit model is tot stand gekomen in samenwerking met Learning & Development expert en ontwikkelaar Babette Bajema.

1. Analyseer je organisatie

Welke organisatiedoelstellingen zijn er? Welke doelstellingen vragen om een verandering van medewerkers? Maak een analyse van je organisatie. Welke uitdagingen hebben de verschillende afdelingen? Welke successen zijn er geweest en welke fouten zijn er gemaakt? Hoe bewegen de concurrenten zich? Zijn er beperkingen waar je rekening mee moet houden? Welke visie en missie is er? Welke kernwaarden zijn er? Is er een jaarverslag?

2. Formuleer een strategie en visie

Waarom wil je een academie opzetten? Wat voegt het toe? Als er geen academie komt, wat gebeurt er dan? In deze stap werk je aan een strategie en een visie. Maak daarbij concreet wat het voor wie oplevert. Wat merkt bijvoorbeeld een externe klant ervan? Wil je een kennisplek bieden, een innovatieplek of iets ertussenin? Is er een visie op leren en is er een strategie om een volgende stap te zetten? Wat heb je daar voor nodig?

3. Bepaal de structuur

Welke plek ga je de academie geven in de organisatie? Naast HR, naast de CEO, centraal en decentraal of buiten de organisatie?

De keuze bepaalt veel over het doel en de zichtbaarheid. Stel, je werkt op een centrale Academie waar in de business per divisie ook een decentrale academie is. Wie bepaalt het aanbod? Ga je het dubbel aanbieden of maak je afspraken over wat je centraal biedt en wat je decentraal biedt? Dat is een complex speelveld. Er is geen goed of fout, je kijkt naar wat helpend is voor de business.

4. Organiseer het bestuur

Op welke wijze wordt de academie bestuurd? Hoe worden beslissingen genomen? Wie is eindverantwoordelijk? Welk beleid is er over leren en ontwikkelen? Wie is opdrachtgever en wie is opdrachtnemer? Deze inrichting is belangrijk om leren binnen een organisatie stevig te verankeren. Zo voorkom je dat een academie opeens wordt opgeheven omdat de toegevoegde waarde niet zichtbaar is.

5. Breng de benodigde staff & skills in kaart

Welke kennis en vaardigheden hebben de medewerkers nodig? Breng dit in kaart. Wat is hun unieke kennis? Welke kennis wil je inkopen? Als je trainingen inkoopt, heb je een medewerker nodig die goed uitvraagt wat nodig is. De analyse van de ontwikkelvraag is van belang, maar natuurlijk ook aandacht voor de transfer van het geleerde op de werkvloer.

6. Maak een financieringsplan

Hoe groot je budget is, hangt vaak nauw samen met wie het voor het zeggen heeft. Heb je een centraal ontwikkelbudget? Of stuur je facturen naar een business unit? Wie zijn budgethouders en opdrachtgevers?

7. Bepaal leerlijnen & development

Wat moet je aanbieden om je doelen te behalen? Wordt de academie ook gebruikt voor bijscholing en omscholing?

In deze fase duid je welke thema’s er zijn en welk aanbod je minimaal wilt aanbieden. Met dat aanbod stuur je indirect de verandering aan. Hoe gerichter je hier een keus in maakt, hoe duidelijker het is voor de medewerkers.

Check: bied jij aanbod aan op strategisch (voor iedereen), tactisch (teams en afdelingen) en operationeel (individueel) niveau? Kortom, wat voor aanbod wil je en wie levert het?

8. Maak een communicatieplan

Je kunt je catalogus nog zo mooi gevuld hebben, maar als je het niet op de juiste manier overbrengt, dan wordt het niet gebruikt. Maak daarom een helder communicatieplan. Zet bijvoorbeeld een campagne op.

9. Meet je succes

Bekijk vanuit verschillende perspectieven hoe je het succes wilt meten. Bijvoorbeeld vanuit de doelgroep van de academie, de klant en de managers. Meet je de ontwikkeling van de medewerkers? De klanttevredenheid? Bepaal je focus en leg vast wanneer je tevreden bent.

Tip tot slot

Er is geen goed of fout als het gaat om je antwoorden op bovenstaande vragen. Het belangrijkste is dat je kijkt naar wat je organisatie nodig heeft. Welke uitdagingen heb je? En waar draagt een academie aan bij? Experimenteer, kijk wat wel en niet werkt en vooral: ga het doen!

Begeleiding vanuit ICM

Onze consultants kunnen je volledig ondersteunen en/of coachen in het opzetten van een academie, waarna ze steeds een stapje terugdoen. We begeleiden je organisatie om op een natuurlijke manier zelf de academie aan te sturen. Het voordeel daarvan is dat het van iedereen wordt, niet alleen van een kleine groep enthousiastelingen of de HR-afdeling. Ook kan HR dankzij het bestaan van een online academie zich succesvoller richten op andere taken dan opleidingen regelen, diploma’s uitreiken enzovoort. Dat kan voortaan allemaal online. Een academie zorgt dus ook hier voor meer efficiëntie en verdient zichzelf snel terug.

Interesse in een workshop?

Je kunt nu ook samen met je collega’s onze Incompany workshop ‘Bouwen aan je eigen academie’ volgen. Gedurende deze workshop onderzoek je samen met je team onder begeleiding van een L&D expert welke stappen jullie te zetten hebben om een academie in te richten.

Online kennissessie op 20 juni 2024

Op donderdag 20 juni 2024 organiseren we een online kennissessie van een uur. L&D expert Babette Bajema neemt je tijdens deze sessie mee in wat een academie is en hoe dit in de praktijk eruit kan zien. Bekijk meer informatie en meld je aan.

Advies nodig?

Wil je van gedachten wisselen met een Learning & Development expert? Plan een gratis online adviesmoment van 30 minuten.

Plan een afspraak

Bekijk hier onze andere diensten op het gebied van Learning & Development.

Dit artikel en het Academiemodel komen voort uit een samenwerking met Learning & Development adviseur en ontwikkelaar Babette Bajema.