10 tips om goede gesprekken aan te gaan

Gesprekken werken als er sprake is van contact, wederzijdse betrokkenheid en een dialoog. Als iets hieraan bijdraagt, dan is het wel het stellen van vragen. De auteurs van ‘Gesprekken die werken’ stellen dat de letters POCON staan voor de voedingsstoffen voor een goed gesprek:

• Persoonlijke aandacht: mensen bloeien op als ze werkelijk gezien en gehoord worden en oprechte aandacht krijgen. Je toont persoonlijke aandacht door open vragen te stellen aan je gesprekspartner. Bijvoorbeeld: ‘Wat denk jij dat er nu nodig is?’ of ‘Wat vind je van dit project?’. Vraag vervolgens door op het antwoord: ‘Hoe komt dat denk je?’ of ‘Je zegt dat …, wat vind je waardevol daaraan?’. Als je doorvraagt, geef je twee belangrijke signalen af: je hebt geluisterd, de ander begrepen én je hebt interesse en wilt meer over de ander weten.
• Openheid: dit gaat over vertrouwen, veiligheid en respect. Je doet je niet anders voor, hebt geen verborgen agenda, zegt wat je meent en meent wat je zegt. Creëer openheid door aan te geven dat alles wat er gezegd wordt tussen jullie blijft. Of vraag wat de ander nodig heeft om veiligheid en vertrouwen te ervaren.
• Creativiteit: dit gaat over de manier waarop je je uitdrukt, met voorbeelden, metaforen, lichaamstaal, humor en persoonlijke anekdotes. Maar ook over hoe je met formulieren en procedures omgaat, bijvoorbeeld als het gaat om voortgangs- of functioneringsgesprekken. Kun je buiten de lijntjes kleuren?
• Ontwikkelingsgerichtheid: dit gaat over de intentie om een win-winsituatie te creëren. Welke kansen zijn er waar je allebei door kunt groeien? Waar je allebei je talenten en kwaliteiten in kunt benutten?
• Nieuwsgierigheid: dit gaat over werkelijk geïnteresseerd zijn in de ander. Soms zijn we bang te persoonlijk te worden, maar vaak zijn we niet persoonlijk genoeg. Nieuwsgierigheid laat je het beste zien door niet alleen naar feiten te vragen maar ook naar iemands beleving. Hoe heb je iets ervaren? Wat deed iemands reactie met je? Wat betekent het voor jou om op deze afdeling te werken?

Hoe we ons uitdrukken heeft soms meer impact dan wat we daadwerkelijk zeggen. Als je het aandurft, benoem dan eens wat je ervaart in plaats van op de inhoud te blijven focussen of alsmaar ja te knikken. Als iemands lichaamstaal niet aansluit bij wat iemand zegt, zeg dan wat je signaleert. Als je ongeduldig wordt omdat iemand in herhaling valt, wees dan transparant en geef dat aan. Als de interactie met bepaalde mensen moeizaam verloopt, benoem dat dan en stel voor om een blokje om te lopen. Het achterste van je tong laten zien vergt lef maar helpt je verder te komen in je gesprek.

In het voeren van een goed gesprek kun je je altijd blijven ontwikkelen. Evalueren hoe gesprekken zijn gegaan helpt daarbij. Breng eens aan het eind van een gesprek ter sprake hoe jullie het gesprek hebben ervaren. Bedenk voor jezelf ook:

• Wat dacht ik, maar zei ik niet?
• Hoe was de sfeer?
• Hoe sterk ervoer ik het contact op een schaal van 1 tot 10?
• Wat heb ik gesignaleerd bij de ander? En heb ik daar iets mee gedaan?

We zijn geneigd om te focussen op de inhoud van een gesprek en stoppen onze energie in het overtuigen van de ander. Maar komt dat echt binnen? Wat is ervoor nodig om iemand echt te inspireren om hem of haar van gedachten te doen veranderen?

Inspiratie kunnen we niet afdwingen maar we kunnen wel gunstige omstandigheden creëren en onze collega op een creatieve manier iets nieuws laten inzien, frisse ideeën aanreiken, open en persoonlijke vragen stellen of een persoonlijk verhaal vertellen. Als je elkaar op een originele manier weet te raken, met openheid naar elkaar toe, duidelijk en concreet, dan vergroot je je impact.

In hoeverre kennen we onze gesprekspartner? In hoeverre weten we wat er echt in hem of haar omgaat? We kunnen een idee hebben maar echt weten doen we het nooit. Hoe we onze gesprekspartner het best kunnen benaderen hangt af van:

• Zijn of haar persoonlijkheidstype. De auteurs van ‘Gesprekken die werken’ onderscheiden grofweg vijf typen mensen. Het is geen wetenschap en je bent niet of het een of het ander, maar het geeft wel handvatten om mensen te benaderen op een manier die aansluit bij hun voorkeuren:
  • Hoofd-mensen: mensen die zich voornamelijk richten op inhoud en details. Ze staan open voor goede rationele, feitelijke argumenten en zijn gestructureerd en analyserend.
  • Hart-mensen: mensen die zich voornamelijk richten op de relatie met de gesprekspartner. Ze zoeken graag samenwerking op, leven zich in en luisteren goed. Je sluit op hen aan door aandacht te hebben voor de sfeer en transparant te zijn over wat je ervaart.
  • Handen-mensen: doel- en taakgerichte mensen die graag tot afspraken en resultaten komen. Het type ‘niet lullen maar poetsen’. Ze zoeken liever oplossingen dan problemen. Wees bij hen kort en bondig en gebruik concrete termen en voorbeelden.
  • Zijnsmensen: mensen die bovenstaande drie kenmerken integreren. Ze zijn rustig en zich heel bewust van wat er gebeurt. Ze maken vaak gebruik van hun intuïtie.
  • Tijdsmensen: tegenpolen van zijnsmensen. Deze mensen zijn sterk gericht op planning en controle. Ze zijn gericht op efficiëntie en komen graag ter zake. Voor hen is het belangrijk dat je je houdt aan tijdsafspraken en snel tot de kern komt.
• Omstandigheden zoals:
  • Tijdsdruk
  • Belangstelling of motivatie voor het gespreksonderwerp of de gesprekspartner
  • De omgeving waarin het gesprek plaatsvindt
  • Opleidingsniveau of referentiekader
  • Aanwezigheid van anderen
  • Voorraad luisterenergie

Als je rekening houdt met bovenstaande punten en daarop inspeelt, dan kan dat het verschil maken in hoe je gesprek verloopt.

Onze effectiviteit in gesprekken neemt toe als we ons gedrag en het effect ervan beter kennen. De volgende vragen helpen om onze zelfkennis te vergroten:

• Wat vind je sterke eigenschappen van jezelf in gesprekken? Hoe uit zich dat?
• En wat vind je minder sterke eigenschappen van jezelf?
• Welke eigenschappen zou je verder willen ontwikkelen?
• Welke feedback krijg je van collega’s over de manier waarop je gesprekken voert?
• Hoe bereid je je voor op een lastig gesprek?
• Waar heb je moeite mee als je lastige gesprekken voert?

Heb je moeite om deze vragen te beantwoorden? Vraag dan eens mensen in je vrienden- of familiekring om eerlijke feedback.

Iedereen neemt vanuit zijn eigen denkwereld deel aan een gesprek. Hoe je ergens naar kijkt wordt bepaald door je persoonlijkheidstype, kennis, ervaringen, ideeën, opvattingen en overtuigingen. De Britse psycholoog Edward de Bono ontwikkelde een model met zes manieren van denken die dit illustreert. Zijn model laat zien dat elke situatie vanuit verschillende perspectieven kan worden benaderd. Zo kijkt de een met een gele hoed vol enthousiasme naar een verandering (positief), ziet de ander met een zwarte hoed vooral nadelen (kritiek) en weer een ander met een groene hoed benoemt graag de mogelijkheden (creativiteit).

Vaak hebben een of meer hoeden onze voorkeur. Het is niet zo dat de ene hoed beter is dan de ander, maar het is wel goed om je ervan bewust te zijn dat mensen heel verschillend op een situatie kunnen reageren, afhankelijk van hun denkhoed. Merk je dat je zelf vastloopt in een bepaald gesprek of gedachtegang, dan kan het helpen om bewust te schakelen naar een andere hoed. Besef bijvoorbeeld dat je je erg laat leiden door je emoties, maar dat je mogelijk beter een beslissing kunt maken gebaseerd op feiten.

Elk gesprek heeft een doel. Waarom zou je ze anders voeren? Soms kun je echter een onbevredigend gevoel hebben na een afspraak of gesprek omdat je doel niet is behaald en het gesprek dus ook niet impactvol was. De volgende drie tips helpen je in de voorbereiding om uiteindelijk meer te bereiken:

• Bepaal van tevoren waar je het over gaat hebben en wat je wilt bereiken. Wat is je focus?
• Wat zijn jouw verlangens, die van de ander én die van de organisatie? Hoe ziet een gezamenlijk doel eruit?
• Hoe kun je je manier van communiceren zo aanpassen dat het bijdraagt aan de effectiviteit van het gesprek en je niet tegenwerkt? Helpt het bijvoorbeeld om meer vragen te stellen en beter te luisteren? Of juist om meer recht voor zijn raap te zeggen wat je denkt?

Weet je van jezelf dat je goed om de hete brij heen kunt draaien? Dat je wollig kunt praten of juist te kort door de bocht kunt zijn? Of dat je moeite hebt met knopen doorhakken en het lastig vindt je mening kenbaar te maken?

Kijk dan eens de kunst af bij mensen die concreet en helder zijn in hun gesprekken. Dat heeft vaak te maken met:

• Structuur: denk na over hoe je je gesprek inleidt, tot de kern komt en afsluit.
• Het scheiden van hoofd- en bijzaken: besef dat het geen zin heeft om allerlei zijwegen te bewandelen.
• Concreet en tastbaar zijn over wat je wilt en wat je vindt. Spreek letterlijk uit: ‘aan het eind van dit gesprek wil ik een knoop doorhakken over…’
• Zeg wat er gezegd moet worden, ook als je een negatieve boodschap te brengen hebt. Verpak het niet in mooie woorden of metaforen en draai er niet omheen.
• Geef korte en bondige argumenten voor je boodschap.

Met name als je een lastige boodschap te vertellen hebt, is het belangrijk dat je met aandacht luistert en kijkt naar iemands reactie. Stel vragen op het belevingsniveau van je gesprekspartner en laat zien dat je graag oplossingen bespreekt. Is hier geen ruimte voor, maak hier dan desnoods een tweede afspraak voor op een later moment.

Bovenstaande tips helpen je om beter voorbereid gesprekken in te gaan en in het moment jouw gesprek beter voor je te laten werken. Een aanvullende tip die hierbij niet mag ontbreken: voeg humor toe. Lachen zorgt voor ontspanning, het bevordert de sfeer en wakkert vertrouwen aan tussen jou en je gesprekspartner. Bovendien kan het de lucht klaren en helpt het om jezelf minder serieus te nemen. Kortom, vergeet niet te lachen!