Wordt u gevraagd een project te leiden, dan bent u nog geen projectleider. Dat moet u zien te worden, elk project weer. Dit vergt een aantal vaardigheden die u onder de knie moet krijgen. Dat maakt het verschil of u een projectleider wordt of een projectduwer blijft. Wat moet u daarvoor doen en wat moet u vooral niet doen?
Het wordt nog vaak gedaan en blijkt de grootste kans op mislukking: op de eerste bijeenkomst licht u als projectleider het project toe, u benoemt de fasen, stelt de gewenste uitkomsten per fase vast, verdeelt de taken, plant vergaderingen, u geeft aan dat u altijd beschikbaar bent, en ... aan het werk! Als u zo begint, krijgt u het erg druk. Er voelt zich namelijk maar één persoon echt verantwoordelijk voor het project: uzelf! Dat zal gedurende het project alsmaar erger worden. Een projectleider die zo te werk gaat zal het project naar de eindstreep moeten slepen en duwen.
Om een goede projectleider te worden en te blijven, blijkt de volgende aanpak in 5 stappen succesvol:
In de eerste belangrijke bijeenkomst met het team vertelt u waarom de organisatie bepaalde activiteiten anders wil gaan doen. Het verhaal is zo helder dat iedereen voor zich kan zien hoe de organisatie in de toekomst zal gaan werken. U vertelt het eindpunt van het project, de eisen aan de eindproducten en de tijd die het team tot haar beschikking heeft. Meer vertelt u niet. Dit moet genoeg zijn om de teamleden na te laten denken welke activiteiten tussen het begin- en eindpunt verricht moeten worden.In die brainstorm stelt u vragen, categoriseert u de inbreng van de teamleden en geeft u zelf aanvullingen op basis van uw inhoudelijke expertise indien u een blinde vlek in het team waarneemt.
Als volgende stap vraagt u de teamleden wie wat wil gaan doen. Mensen zullen de krenten uit de pap pakken en de vervelende klussen zullen overblijven. Als u dit probleem hebt geconstateerd, verheft u het tot een probleem van het hele team. U nodigt een ieder uit in de volgende bijeenkomst met voorstellen te komen die moeten leiden tot een definitieve verdeling van alle werkzaamheden. In die bijeenkomst neemt u niet het voortouw. Op die manier creëert u spanning. Die is nodig, zodat iedereen verantwoordelijkheid gaat nemen. Dit moment is cruciaal voor u als projectleider en voor het team. Het is bepalend voor het verdere verloop van het project en voor uw positie: projectleider of toch projectduwer?
U verstevigt het fundament onder het team verder op twee manieren. U sluit met elk teamlid een soort contract af (werkzaamheden, kwaliteitseisen, planning, enzovoort). Daarnaast geeft u elk teamlid twee verantwoordelijkheden mee: een productie- en een teamverantwoordelijkheid. Dat houdt in dat iemand in het team aan de orde stelt wanneer hij/zij voorziet dat de eigen productie niet gehaald kan worden. Als het fundament gelegd en verstevigd is, en iedereen gericht aan het werk kan, heeft u ruimte om uw aandacht te verleggen. U spreekt regelmatig met lijnmanagers om draagkracht te blijven houden, zoekt informatie en doet ideeën op die interessant zijn voor het team. U inspireert op die manier uw team.
Werkt u niet expliciet aan een fundament bij de start, dan zal het venijn in de staart komen te liggen. Problemen die vanaf het begin onderhuids bestaan, verschijnen op ongelegen momenten in hun volle gedaante en zijn dan vaak moeilijker te managen. Het kost extra tijd, waardoor het project onder tijdsdruk komt te staan. Kwaliteit laat u dan vaak als eerste schieten; u kunt enkel nog sturen op geld en tijd. Er ontstaan conflicten in het team die blijven bestaan, omdat er geen basis is om ze op te lossen. De teamleden gaan hun verantwoordelijkheden ontlopen en u verliest uw greep op het project en wordt steeds meer projectduwer.
U moet in het verloop van het project laten zien dat u over meer beschikt dan inhoudelijke expertise en kennis. U zult met name moeten bekijken welk effect u veroorzaakt en beoordelen of u dat van pas komt. Enerzijds moet u de teamleden laten werken en laten leren van fouten, anderzijds kunt u uw team niet onthouden van een nuttige leerervaring door vroeg in te grijpen. Wees uzelf hiervan in iedere situatie bewust en weeg de balans voor uzelf en uw team af.
ICM Opleidingen & Trainingen heeft op het gebied van projectmanagement en projectmatig werken een uitgebreid assortiment van opleidingen en trainingen die perfect bij uw praktijksituatie aansluiten. Wilt u graag met één van onze opleidingsadviseurs overleggen? Neem dan vrijblijvend contact op via het telefoonnummer 030 – 29 19 888 of info@icm.nl