Kies de juiste strategie in gesprekken

Voert u ook wel eens een gesprek waarbij u het gevoel hebt dat het niet lekker loopt? Hoe komt dat en vooral, wat kunt u hieraan doen?

Communicatieniveau

Het communicatieniveau geeft aan waarover uw gesprekspartner éigenlijk met u communiceert. Vaak als een gesprek niet goed verloopt, ligt de oorzaak namelijk niet in het gespreksonderwerp, maar in onderliggende gedachten of ergernissen. Bepaal op welk niveau uw gesprek écht gevoerd wordt en kies de juiste strategie.

We maken onderscheid tussen 4 verschillende niveaus. Per niveau geven wij 3 tips hoe u het gesprek beter kunt laten verlopen.

1. Inhoudsniveau

Hierbij gaat het om feitelijke informatie die uitgewisseld wordt, maar ook om interpretatie van hetgeen gecommuniceerd wordt. Communicatieproblemen op inhoudsniveau zijn veelal het gevolg van misinterpretatie van de informatie of onvolledigheid.

Tips om het gesprek te verbeteren zijn:

• Samenvatten wat zojuist gezegd is;
• Om uitleg of meer gegevens vragen;
• Oplossingen aandragen of voorstellen voor actie doen.

2. Gevoelsniveau

Hierbij gaat het om de beleving van het gesprek door één van de gesprekspartners met betrekking tot de gevoelens van zichzelf of de ander. Als één van de gesprekspartners boos is over een zeer recente situatie op de afdeling, dan is de kans groot dat die gevoelens een rol blijven spelen in een direct daaropvolgend gesprek.

Tips om het gesprek te verbeteren zijn:

• Uw eigen gevoelens over het gesprek te benoemen;
• Vragen hoe de ander zich voelt;
• Zeggen dat het gesprek naar uw gevoel vast zit.

3. Interactieniveau

Het gaat hier om de manier waarop de gesprekspartners met elkaar omgaan, ook wel de wisselwerking tussen de gesprekspartners genoemd. Communicatieproblemen in de interactie hebben veelal betrekking op de relatie. In het gesprek wil bijvoorbeeld de één de leiding nemen terwijl de ander dat ook wil.

Tips om het gesprek te verbeteren zijn:

• Vragen om commentaar op uw eigen gedrag;
• Non-verbale signalen van de ander checken;
• Het gespreksverloop tot op heden evalueren.

4. Procedureniveau

Bij deze stijl gaat het om de aanpak van het gesprek. Proceduregerichte communicatie heeft vooral betrekking op het maken van afspraken t.a.v. de structuur van het gesprek. Communicatieproblemen op dit niveau manifesteren zich doordat het onduidelijk is wat nu eigenlijk het doel is van het gesprek.

Tips om het gesprek te verbeteren zijn:

• Checken wat het doel van het gesprek is;
• Een agenda samenstellen;
• Een andere aanpak voorstellen.

 

Het communicatieniveau geeft aan waar uw gesprekpartner eigenlijk met u over communiceert. Bepaal dus op welk(e) niveau(s) uw gesprek écht gevoerd wordt en kies vervolgens de juiste strategie!

ICM Opleidingen & Trainingen verzorgt op professionele wijze de training Effectief communiceren. Interesse? Voor meer informatie over deze of andere opleidingen en trainingen
uit ons uitgebreide aanbod bel gerust met één van onze adviseurs op 030 – 29 19 888.