Het WK voetbal is een flink project om te managen. ICM interviewde Hidde Salverda over zijn baan als Coördinator Bureau Evenementen bij KNVB. In dit interview lees je wat er allemaal bij komt kijken om zo'n groot project als het WK Voetbal namens de KNVB mede te organiseren.
Ik leid een team bestaande uit zeven mensen, waaronder twee eventmanagers. Ik ben verantwoordelijk voor alle evenementen van de KNVB. In totaal zijn dit er zo’n 90 per seizoen, waarvan het WK in Zuid-Afrika er één is.
In eindtoernooi-jaren met een EK of een WK zoals deze, ben ik de laatste maanden voor 80% van mijn tijd bezig met het komende toernooi. Daardoor is er weinig tijd om nieuwe projecten te ontwikkelen of bestaande processen/werkwijzen te verbeteren. Dat doen we na juli. Zo hebben we het idee om tot een meetinstrument te komen waarmee duidelijk wordt hoe goed of slecht zo’n evenement nu was. Hierin nemen we ook de uitslagen mee van enquêtes die we onder het publiek al enige jaren afnemen.
Nu ik voor een aantal maanden voor de start van het WK in Zuid-Afrika ben, is één van mijn voornaamste taken in het land een goed netwerk op te bouwen. Hier in Zuid-Afrika is het echt zo dat je meer gedaan krijgt als je meer mensen kent. Mijn kantoor zit in de Nederlandse ambassade in Johannesburg, waardoor ik veel in contact kom met de juiste mensen. Verder ben ik bezig met alles wat er op logistiek en operationeel gebied geregeld moet worden. Hierbij kun je denken aan zaken als afspraken met hotels voor gasten en sponsoren. Ook ben ik medeverantwoordelijk voor de organisatie van de ‘Oranjepleinen’. Dat zijn pleinen waarop we alle Nederlandse supporters in Zuid-Afrika willen verzamelen voorafgaand aan de wedstrijden van het Nederlands elftal. We verwachten dat het er zo’n 5.000 per wedstrijd zullen zijn, deze mensen kunnen we dan op het plein informeren en vervoeren. Ook brengen we een boekje uit met informatie over wat er te doen is en wat je vooral beter niet kunt doen in de diverse gebieden in Zuid-Afrika. Wij zijn eigenlijk één van de weinige landen die deze service als Voetbalbond aan haar supporters biedt.
Bijzonder was toch wel een bijdrage te leveren aan het organiseren van EURO2000 en het EK in 2008 in Zwitserland en Oostenrijk. Wat ik daarnaast altijd mooi vind is het sluiten van goede contracten. Zoals contracten met stadions. In die contracten ligt vast wat de kosten zijn als we daar een wedstrijd spelen, wie waar verantwoordelijkheid voor draagt zoals voor veiligheid, catering en dergelijke. Als ik daar een goede deal van kan maken, ben ik wel trots!
Als je niet om kunt gaan met stress is dit geen goed beroep voor je. Je moet goed kunnen improviseren en anticiperen in onverwachte situaties. Het is dan belangrijk overzicht te houden. Verder moet je ook wel een beetje durf en bluf hebben, voor het voeren van onderhandelingen bijvoorbeeld. Je krijgt vaak veel verantwoordelijkheid en vrijheid en je moet de persoonlijkheid hebben dat je het fijn vindt om in het diepe te springen.
Diezelfde stress vind ik ook juist leuk aan mijn werk. Het is prikkelend beslissingen te nemen op momenten dat er iets onverwachts gebeurt. Zoals bij de besluitvorming rond de bekerfinale, al was ik daar door mijn verblijf in Zuid-Afrika niet heel actief bij betrokken. Het is jammer dat het overigens zo gelopen is met de bekerfinale, want het is een sportief verlies voor het voetbal dat het twee wedstrijden werden. De onverwachte wending maakt het in mijn werk wel een enorme uitdaging om het alsnog goed te regelen.
Er wordt wel gekeken naar roosters en schema’s van vorige eindtoernooien, maar die zijn niet altijd even bruikbaar. Zo zijn het WK 2006 in Duitsland en het EK 2008 niet te vergelijken met het huidige WK in Zuid-Afrika. De omstandigheden in Zuid-Afrika verschillen bijvoorbeeld al zo met die in Europa.
Er zijn eigenlijk twee groepen die zich bezig houden met het WK. Aan de ene kant heb je het team met de technische staf die alles tot in de puntjes regelt voor het Nederlands elftal, zodat zij optimaal aan de start van het toernooi kunnen verschijnen. Daarnaast heb je het projectteam waarvan ik deel uitmaak. De volgende disciplines komen daar aan bod: ticketing, hospitality, persvoorlichting, veiligheid en marketing. Alle operationele en logistieke zaken die hieruit voortkomen, vallen onder mijn verantwoordelijkheid. Bert van Oostveen, directeur bedrijfsvoering, is overall verantwoordelijke voor het WK-project.
We hebben rechtstreeks contact met de FIFA en het LOC (het lokale organiserend comité). Voor contacten met lokale autoriteiten of bijvoorbeeld luchthavens maak ik handig gebruik van de contacten die de ambassade reeds heeft.
We werden een maand geleden uitgenodigd door de organisatie van één van de speelsteden in Zuid-Afrika. Samen met een groep van ambassadeurs en consuls uit de gehele wereld ging ik daar heen in de veronderstelling dat we een presentatie zouden krijgen over hoe het er voor stond en hoe zij bepaalde zaken geregeld hadden. Bleek het dat we helemaal niets te horen kregen over wat er al georganiseerd was, maar dat zij juist deze meeting hadden geregeld om met ons te overleggen wat er allemaal geregeld moest worden. Ze vroegen ons of we nog ideeën hadden, terwijl het WK al over twee maanden zou beginnen! We stonden hier even van te kijken. Als Europeanen zijn we gewend om een project in stukken op te delen en alles ruim van te voren te plannen en dicht te timmeren. Het is echt anders geregeld dan wij gewend zijn. Er is daarvoor zelfs een bekend gezegde hier: ‘TIA’, oftewel ‘This is Africa’….
ICM Opleidingen & Trainingen biedt je diverse opleidingen en trainingen op het gebied van Projectmanagement. Wil je meer weten over deze opleidingen en trainingen? Neem dan voor meer informatie of deskundig advies contact op met één van onze adviseurs via tel. 030 – 29 19 888 of info@icm.nl.