Zo maak je de risico’s van jouw project beheersbaar

Elke projectmanager heeft er mee te maken: risico’s. Ga ze niet uit de weg, maar neem ze mee in je projectplanning. De onderstaande drie kernvragen helpen je om de risico’s van jouw project te managen.

Je start een project omdat er iets moet veranderen. Je start met een nieuw product, een andere werkwijze, een verbeterde samenwerking of misschien organiseer je wel gewoon een beurs of congres. In je projectplan beschrijf je wat het project moet opleveren en hoe je het gaat aanpakken. Maar vaak loopt je plan in de praktijk anders dan je had verwacht. Benoem daarom in je projectplan ook wat je geplande aanpak kan dwarsbomen: de risico’s.

1: Wat kan er gebeuren?

Binnen je project, maar ook in de projectomgeving, kunnen gebeurtenissen plaatsvinden die ervoor zorgen dat je project minder succesvol wordt dan je had verwacht. Bij het project ‘schilderen buitenkant woning’ is een van de risico’s dat het slecht weer is op de dag dat er geschilderd moet worden. Je kunt er niets aan doen, want het weer kun je niet beïnvloeden. Maar dat betekent niet dat je het links kan laten liggen. Het is namelijk wel een risico dat je project in gevaar kan brengen.

2: Wat is de oorzaak?

Om te kunnen bepalen welke mogelijkheden je hebt om risico´s te managen kun je kijken naar de oorzaken voor het optreden van die gebeurtenissen. Een oorzaak voor het optreden van slecht weer kan zijn dat het project uitgevoerd wordt in een maand met de grootste kans op neerslag. Voor elke oorzaak vraag je je dus af: kan ik de oorzaak wegnemen of beïnvloeden? Je kunt bijvoorbeeld besluiten om het project in een ander jaargetijde uit te voeren of nauwlettend de weersvoorspellingen in de gaten te houden. Door het in kaart brengen van de oorzaken kom je op concrete ideeën om de kans dat een risico optreedt te verkleinen.

3: Wat zijn de mogelijke gevolgen?

Je kunt er ook vanuit gaan dat de gebeurtenis optreedt en je vervolgens afvragen wat de gevolgen kunnen zijn voor  je project. Stel dus dat het slecht weer wordt, wat zou dat betekenen voor je schilderklus? Het werk kan bijvoorbeeld uitlopen in tijd of de verf trekt minder mooi strak. Dat brengt je op ideeën om maatregelen te nemen zodat als het regent jouw project er minder last van heeft. Je kunt een tijdelijke overkapping plaatsen of een verfsoort kiezen die ook bij regenachtig weer gewoon verwerkt kan worden. Door na te denken over de gevolgen die een risico voor je project kan hebben ontdek je oplossingen die de impact van het risico op je projectsucces kunnen verminderen.

En onthoud dit

Elk project kent risico’s die je beheersbaar probeert te maken.  De gebeurtenis zelf kun je meestal niet beïnvloeden. De oorzaken en gevolgen ervan wel.

 

Paul de Waal
Docent ICM Opleidingen & trainingen

 

TM-inschrijvingMaak kennis met onze docenten via de interessante artikelen die ze voor je schrijven. Meld je hier aan en ontvang net als 7.248 slimme projectmanagers maandelijks ons laatste artikel op het gebied van Projectmanagement.Blauwe-pijl