Waarom tolereren we nog steeds falende projecten?

Heb je de afgelopen tijd wat meegekregen over grote, falende projecten? Het aantal berichtgevingen over projecten, al dan niet niet ICT gerelateerd, is niet bijzonder positief . Denk hierbij aan de hoorzittingen van de 2e kamer over ICT projecten en het systeem waar de belastingdienst 203 miljoen euro in stak. Ook hierin hebben we ineens 16 miljoen mensen langs de kant staan die het beter weten. Maar waarom verandert er niets? Zijn we hardleers? Wie heeft er profijt van falende projecten? En gaat het alleen bij overheden mis? Vragen genoeg zou ik zeggen!

Snelheid en diversiteit

De markt, de economie, de consument, de concurrentie en de klant vragen een steeds snellere manier van werken. Doordat het allemaal sneller moet, is het soms lastig om de complexe systemen en infrastructuur in dit tempo mee te laten groeien en er op door te bouwen.

De keuze om het niet te doen, wordt al bijna niet meer overwogen. En ja, diverse managementgoeroes geven aan dat het beter is om van tevoren iets te ambitieus te zijn en achteraf sorry te zeggen als het niet lukt, dan om niets doen. Dan ziet namelijk iedereen dat er niets gebeurt.

Ik hoorde hier laatst weer een mooie variant op: ‘als we alle doelen halen, dan hebben we de lat te laag gelegd!’ Maar de vraag is of we deze manier van werken, die  wordt toegepast in dagelijkse werkzaamheden, ook in projecten past. Of maken we daar de organisatie langzaam maar zeker mee kapot?! We zijn gestopt met ‘nee’ zeggen. We kunnen of willen vaak niet meer kiezen. We willen alles.

Routine versus verandering

De lijnorganisatie, waarin de stabiele werkprocessen bijdragen aan de continuïteit van de organisatie, wordt anders gestuurd dan een organisatievorm die veranderingen beoogt. In een lijnorganisatie gaat het om efficiëntie, winst, stabiliteit en beheersbaarheid. Maar soms is dat niet genoeg en moeten we de organisatie instabiel maken om te veranderen en door te gaan.

Projecten brengen veranderingen. Ze geven een nieuwe manier van werken, die mensen terugwerpt op het niveau van gelijkheid. De kennis en kunde die mensen een positie gaven kan ondermijnt worden. Projecten grossieren dan ook in angst. Angst voor positie, angst voor het inleveren van erkenning, angst voor het nieuwe en het onbekende. Dit terwijl de targets en doelen van de organisatie in de jaarplannen en managementcontracten al zijn afgesproken.  Projecten zijn eigenlijk heel lastig! Eerst ben je mensen kwijt vanuit de lijn om mee te werken in een project, krijg je iets waar je nog niet zo optimaal mee werkt als voor de verandering begon. Dit brengt dilemma’s, zeker als er heel veel verschillende veranderingen op je afkomen.

Kleine stappen vooruit

Daar waar de lijnorganisatie haar stabiliteit en vaak ‘korte termijn’ winst beoogt, hebben projecten vaak als doel om op de lange termijn de organisatie van iets te voorzien. Deze langere termijn kan echter ook weer onderhevig zijn aan allerlei veranderingen in markt, klant en techniek die de snelheid van het project inhaalt.

Door deze veranderingen te onderkennen en te omarmen kunnen we in kleinere stappen naar bruikbare resultaten werken, waarbij het tempo van de verandering meer als geleidelijk wordt ervaren en de voordelen eerder worden gevoeld. Complexe systemen zullen er altijd zijn, maar als we daar stap voor stap verbeteringen in doorvoeren, wordt de verandering beheersbaar en kan hier sterker op worden gestuurd. Hierin lopen projecten (die verandering teweeg brengen) en de lijn (die continuïteit beoogt) meer hand in hand, in plaats van met de messen geslepen tegenover elkaar.

Leren uit ervaring

En wat zeggen de analisten? Grote langdurige, complexe projecten zijn vrijwel zeker gedoemd te mislukken. Bestuurders die er initieel belang bij hadden zijn vaak al van die positie weg als het systeem wordt gebouwd of opgeleverd en wat overblijft is vaak niet meer bruikbaar in de nieuwe situatie. We moeten ons afvragen of we ons wel echt bij het project betrokken voelen. Willen we er een echt succes van maken dan verdienen projecten onze focus, het commitment, onze onverdeelde aandacht. En gaat dan alles goed? Nee, projecten geven geen garantie. Ze bieden wel een structuur waarbinnen we kunnen kiezen om door te gaan of te stoppen. Moeilijk om te stoppen? Zeker, maar doorgaan is soms nog veel moeilijker uit te leggen.

 

Rolf Teekens
Trainer ICM Opleidingen & trainingen
Rolf verzorgt onder andere de cursussen:
– IPMA-D
– PRINCE 2 Foundation in 1 maand
– Agile Project Management Practitioner


Three rusty old mail boxesMaak alvast kennis met onze docenten via de interessante artikelen die zij schrijven speciaal voor jou. Meld je hier aan en ontvang maandelijks ons laatste artikel op het gebied van projectmanagement.

Pijl2