Vijf tips bij het gebruik van PRINCE2 ®

Velen zijn het erover eens: PRINCE2 is als projectmanagementmethode goed doordacht. Dat wil echter niet zeggen dat de methode altijd succesvol wordt toegepast. In dit artikel wil ik je vijf tips geven om PRINCE2 succesvoller in te zetten binnen jouw organisatie.

1. Werk niet volgens PRINCE2: gebruik PRINCE2

Het is een klein verschil: werken volgens PRINCE2 of PRINCE2 gebruiken. Toch bepaalt juist dit of je PRINCE2 succesvol inzet of niet.

Als je werkt volgens PRINCE2 laat je het nadenken over aan de methodiek. Als je de methode niet op maat maakt voor jouw organisatie, kan het gebeuren dat de werkwijze mechanisch overkomt en niet past bij de situatie.

Als je PRINCE2 gebruikt, ben jij degene die bepaalt hoe je met PRINCE2 omgaat: je laat de methode aansluiten op het project en maakt het geschikt voor het doel dat je voor ogen hebt. PRINCE2 wordt dan een bewuste keuze in plaats van een opgelegde werkwijze.

2. Zie PRINCE2 niet als doel maar als middel

Als je niet het afleveren van een succesvol project, maar juist het werken met PRINCE2 tot doel verheft, maakt dat de methode niet succesvoller. ‘We doen dit zo omdat PRINCE2 zegt dat het zo moet’ is geen argument dat veel mensen over de streep trekt. ‘We doen dit zo omdat het leidt tot een succesvol project’ kent meer voorstanders: het sluit immers beter aan op de situatie.

Daarnaast is projectenwerk slechts mensenwerk en zijn motivatie en betrokkenheid essentieel voor het succesvol afronden van een project. Als PRINCE2 teveel ‘doel’ wordt in plaats van ‘middel’, krijgt het menselijke aspect te weinig aandacht en komt de succesvolle afronding in het gedrang.

3. Stel de PID samen op

In de PID (Projectinitiatiedocumentatie: het contract tussen projectmanager en stuurgroep) wordt duidelijk wat er precies opgeleverd wordt, waarom het opgeleverd wordt, wat het kost en wanneer het klaar is. Het is verstandig om de belanghebbenden bij de totstandkoming van de PID te betrekken omdat je als projectmanager nooit overal kennis van hebt, maar ook omdat het op die manier niet alleen jouw PID wordt, maar ook hun PID. Dat maakt het uitvoeren van wat er in de PID beschreven staat een stuk gemakkelijker!

4. Schrijf ieder document met je doelgroep voor ogen

Schriftelijke communicatie is pas effectief als de lezer de boodschap begrijpt, er behoefte aan heeft om de boodschap te lezen en niet te veel moeite hoeft te doen om de boodschap tot zich te nemen. Het is dus belangrijk om je in de doelgroep te verplaatsen. Als je een hoofdpuntenrapport schrijft voor de stuurgroep, doe dat dan in begrijpelijke taal, stem de frequentie en opzet van het rapport af met de stuurgroep en zorg ervoor dat je je altijd tot één bladzijde beperkt en de informatie zoveel mogelijk visualiseert. Zo weet je zeker dat de boodschap overkomt.

5. De Businesscase is er niet alleen voor je opdrachtgever

De Businesscase geeft aan waarom het project nodig is, hoeveel het kost en welke baten ermee behaald worden. De eigenaar van de businesscase is de opdrachtgever, maar hij is niet de enige geïnteresseerde.

Mensen vermijden zinloze bezigheden maar al te graag. Een Businesscase die niet alleen de opdrachtgever, maar ook de projectmedewerker overtuigt van de noodzaak van het project, maakt dat die medewerker de zingeving van het project inziet en daardoor eerder een bijdrage zal willen leveren aan dit project.

Succes met het toepassen van deze tips!

Ron Seegers
Trainer ICM Opleidingen & trainingen
– Agile Project Management Foundation 
– Agile Project Management Practitioner
– PRINCE 2 Foundation in 1 maand

 

TM-inschrijvingMaak alvast kennis met onze docenten via de interessante artikelen die zij voor je schrijven. Meld je hier aan en ontvang net als 7.248 slimme projectmanagers maandelijks ons laatste artikel op het gebied van Projectmanagement.Blauwe-pijl