Slimmer werken; ook online!

Slimmer werken met e-mail

De verleiding om elke vijf minuten je e-mail te checken is erg groot. Zeker als je met Microsoft Outlook werkt en rechts onderin meldingen krijgt dat je een nieuwe e-mail hebt ontvangen. Stap 1 is deze melding uit te schakelen. Probeer de discipline te krijgen om niet steeds je mail te bekijken. Spreek met jezelf af dat je dat maximaal twee keer per dag doet, bijvoorbeeld om 11.00 uur en om 15.00 uur.

Op die twee momenten ga je vervolgens je mail goed organiseren. Het is gemakkelijk je inbox te gebruiken als opslagloods, waardoor je vervolgens eindeloos door rijen mails aan het lopen bent en soms een mailtje voor de vijfde keer ziet. De oplossing is om elk binnenkomend mailtje direct een plek in een bepaalde map te geven. Je kunt bijvoorbeeld deze mappen maken:

• Actie!
• Agenda
• Later (of niet)
• Projecten
• Wachten op anderen

Alle overige mailtjes gooi je direct in de Prullenbak of archiveer je. Op deze manier raak je een e-mail maar twee keer aan: om te organiseren en om te beantwoorden op een tijdstip dat het jou uitkomt.

Wanneer je e-mail uit de map ‘Actie!’ meteen beantwoordt na het organiseren op de ‘checktijden’ 11.00 uur en om 15.00 uur, vindt iedereen je nog steeds erg snel met antwoorden! Het grote voordeel is dat jij voor 11.00 uur en in de tussentijd met je ‘gewone’ werk bezig kan zijn. Naast het goed omgaan met de e-mails die je ontvangt, kun je ook iets aan de ‘input’ doen. Spreek met je collega’s af dat erg urgente zaken niet meer per mail gaan, maar bijvoorbeeld per telefoon. En ook kan je afspreken dat jij niet per sé iets met een e-mail hoeft te doen, als jouw naam in de CC staat.

Stop met multitasken! Dit is funest. Focus je op waar je mee bezig bent en laat al het andere zitten. Kom niet in de verleiding om een gesprek met een collega te beginnen, als je in een belangrijke e-mail zit. Als je je focust op datgene waarmee je bezig bent, ben je veel sneller klaar.

Slimmer werken met zakelijk social media

Hoeveel tijd moet je besteden aan zakelijk omgaan met social media? Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van zaken zoals het profiel van je doelgroep, je doelstellingen, de gekozen kanalen en het ambitieniveau. Er zijn in ieder geval drie verschillende zaken die tijd vragen: monitoring, participatie en analyse. Voor kleinere organisaties in het MKB die alleen willen monitoren, is acht uur per week voor één medewerker een prima vuistregel. Grotere bedrijven zullen voor monitoring al snel één tot drie FTE vrij maken. Ga je een stap verder en wil je reageren en actief deelnemen aan gesprekken met je doelgroep, dan zal de benodigde tijdsinvestering voor elke onderneming al snel met 25% toenemen. Het meten en analyseren van de resultaten maakt social media nog tijdintensiever: houd hiervoor rekening met een extra investering van 50 tot 100%.

Onderzoek goed wat jouw functie is op social media. Bespreek dit met je leidinggevende, zodat je weet wat er precies van je verwacht wordt. Is het de bedoeling dat je de Facebook-pagina bijhoudt, dat je actief deelneemt aan discussies op LinkedIn, of dat je gaat netwerken op Twitter? Pas als je weet wat de doelen zijn, kun je gericht aan de slag en hoef je niet lukraak rond te dwalen op social media, wat veel tijd kost.

Maak vervolgens een planning. Dan weet je vooraf wanneer en in welke activiteiten je jouw tijd en energie gaat steken. Ga je social media gebruiken als kanaal voor klantenservice? Dan is het bijvoorbeeld belangrijk om real-time en correct te reageren. Heb je een activiteitenkalender voor marketingcampagnes, productinnovaties, sales promoties of zakelijke evenementen? Neem dan social media activiteiten hierin mee. Spreek tenslotte net als met e-mail met jezelf een paar tijden per dag af (bijvoorbeeld 11.00 uur en 15.00 uur) dat je de social media checkt.