Reorganisatie? Zo voorkom je verlamming op afdelingen en afnemende productiviteit

Zorgvuldig omgaan met een reorganisatie? Dat betekent niet alleen het goed afwegen welke functie vervalt of blijft. Medewerkers hebben het recht om te weten waar ze aan toe zijn. De tijd die zit tussen het aankondigen van de reorganisatie en duidelijkheid verschaffen wat dit betekent voor iedere werknemer moet zoveel mogelijk beperkt worden.

HRM

Toen ik enige tijd geleden door ICM gevraagd werd een artikel over het vakgebied P&O / HRM te schrijven heb ik even getwijfeld, moest ik dat nu wel doen? Mijn eerste gedachte was, wie zit er nou te wachten op een “stukkie” van mij?

Daarom was mijn eerste reactie; als jullie maar niet denken dat ik allemaal nieuwe theorieën ga beschrijven of een hoogdravend verhaal ga vertellen…! Daarbij dacht ik dat over alle onderwerpen ongeveer alles al een keer is geschreven en niemand zit te wachten op een verhandeling van Cees Ridder!

Ireen Wüst

Mogelijk hebben het behouden van de baan van mijn vrouw en de zilveren medaille van Ireen Wüst, woensdag 19 februari, er toe bijgedragen dat ik de inspiratie vond om je deelgenoot te maken van één van mijn vele ervaringen in het HR vakgebied.

Je zult je misschien afvragen wat de reorganisatie bij het bedrijf van mijn vrouw en de zilveren medaille van Ireen met elkaar te maken hebben. Ik zal eerlijk zijn, in principe niets! Maar voor míj waren het ingrijpende momenten in één en dezelfde week.
Ik was verheugd dat mijn vrouw haar baan behield, maar ook verdrietig dat Ireen niet de gouden medaille won op de 5000 meter, haar koningsnummer.

Winnen en verliezen

Zo zie je maar vreugde en verdriet liggen dicht bij elkaar.

Zowel mijn vrouw als Ireen hebben zich afgelopen jaren, ieder op haar eigen manier, ingezet om een doel te bereiken. Ireen voor het behalen van de gouden medaille, mijn vrouw om te excelleren in haar werk! Een honderdste van een seconde, een arbeidsplaats meer of minder maakt soms het verschil.

Beiden hebben zich lang ingezet om dit te bereiken, de één wint de ander verliest!

Reorganisatie

Wat voorafging voor Ireen kan ik niet beoordelen. Hoe de afgelopen maanden voor mijn vrouw waren wel. In één woord afschuwelijk. Medio 2013 kondigde haar bedrijf een reorganisatie aan. Men koos voor een gefaseerde benadering met als gevolg dat mijn vrouw ruim 7 maanden in onzekerheid leefde. Het gevolg laat zich raden, verlamming op afdelingen en daarmee een afnemende productiviteit.

Zorgvuldigheid

De afgelopen maanden ervoer ik dat het binnen organisaties soms nog slecht gesteld is met de kennis over hoe je op een fatsoenlijke manier een reorganisatie uitvoert. Als er één ding van belang is bij reorganisaties, dan is het wel zorgvuldigheid. Zorgvuldigheid gaat verder dan een goede afweging maken welke functie vervalt of blijft.

Helaas heb ik de afgelopen 30 jaar meerdere reorganisaties begeleid. Als startende P&O-er ben ik overtuigd geraakt dat zorgvuldigheid ook inhoudt dat tussen het moment van aankondiging en aanzegging nooit meer dan 5 á 6 weken mag zitten, liefst korter! Medewerkers hebben het recht te weten waar ze aan toe zijn.

Snel duidelijkheid

In 1992 voerde ik een reorganisatie uit waarbij 390 van de 500 medewerkers hun baan verloren. Binnen 5 weken wisten alle medewerkers waar ze aan toe waren! Het was buffelen en het reorganisatieteam werkte 7 dagen per week.

Een verdienste? nee!

De medewerkers mogen verwachten dat er snel duidelijkheid wordt gegeven over hun toekomst binnen of buiten de organisatie.

Bij de uitvoering van andere reorganisaties die ik begeleidde en/of uitvoerde heb ik altijd de medewerkers centraal geplaatst!

De verlamming die kan ontstaan als medewerkers lang moeten wachten op hun status kan vergaande consequenties hebben voor medewerkers, maar zeker ook voor de organisatie. De productiviteit neemt aanzienlijk af en het risico is groot dat de goede medewerkers vertrekken!

Twee praktische tips

Graag geef ik daarom een paar praktische tips mee.

1. Wees transparant naar ondernemingsraad en vakbond

Stel ter voorbereiding van iedere reorganisatie een planning op, waarbij rekening wordt gehouden met de ondernemingsraad in verband met de adviesaanvraag, met vakbonden om een sociaal plan mee af te sluiten, etc.

Wat altijd helpt is om vanaf een vroeg stadium ondernemingsraad en vakbonden deelgenoot te maken van de situatie en transparant te zijn. Gegevens achterhouden of het achteraf maken van excuses waarom je niet eerder hebt overlegd keert zich vaak tegen je als onderhandelaar en vertraagt onnodig het onderhandelingsproces.

2. Zorg voor betrokkenheid van de directie en voor duidelijkheid

De onderhandelingen in gaan over de adviesaanvraag en/of een sociaal plan zonder duidelijk mandaat of betrokkenheid van de directie heeft mij geleerd dat ook dat zeer vertragend werkt en veelal extra geld kost! Zowel ondernemingsraden als vakbonden zijn er in principe niet op uit om het proces te vertragen. Men wil duidelijkheid kunnen geven aan de achterban en komen tot een acceptabel resultaat. Zeker de afgelopen jaren merkte ik dat de aandacht verschoof van financiële afspraken naar afspraken om medewerkers te begeleiden van werk naar nieuw werk. Wat mij hielp is dergelijke onderwerpen goed voor te bereiden zodat ondernemingsraden en vakorganisaties het gevoel kregen dat de werkgever daar al over had nagedacht.

Neem de regie

Samengevat is mijn (eenvoudige) boodschap, zorg als HR deskundige dat je de regie neemt over het reorganisatiedraaiboek. Dit voorkomt fouten en zorgt er voor dat reorganisaties niet onnodig lang duren. De grotere werkgeversorganisaties beschikken over formats met veel relevante informatie.

Cees Ridder
Trainer ICM Opleidingen & trainingen
Cees verzorgt de volgende cursus:
Strategisch HRM