PRINCE2 methodiek: de definitie en kenmerken

± 3 minuten

De achtergrond van de methodiek

PRINCE2 is een acroniem: een afkorting die wordt uitgesproken als een woord. Het staat voor PRojects IN a Controlled Environment versie 2, oftewel: projecten waarbij de omgeving ervan beheerst is. PRINCE2 dateert uit 1996 en is ontworpen door een orgaan van de Britse overheid dat standaarden ontwikkeld, de CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency).

In eerste instantie is PRINCE2 ontwikkeld als een projectmanagementmethodiek voor IT-projecten. Maar men zag al snel in dat de methodiek niet alleen op dat gebied kon worden toegepast. Het is een best practice mentmethodiek, wat betekent dat de methode is voortgekomen uit ervaringen van duizenden projectmanagers en opdrachtgevers uit allerlei sectoren. De succes- en faalfactoren die zíj tegenkwamen in de praktijk, zijn toepasbaar gemaakt in deze methodiek.

De methodiek wordt regelmatig bijgewerkt aan de meest recente inzichten. Het wordt inmiddels in meer dan 150 landen gebruikt en is dé wereldwijde standaard voor projectmanagement.

Kenmerken van PRINCE2

PRINCE2 is generiek en dus te gebruiken voor alle soorten projecten.
PRINCE2 kun je het beste zien als een raamwerk, een concept dat op meerdere manieren kan worden toegepast afhankelijk van de eigenschappen van het project en de omgeving.
De basis van de methodiek is een procesmodel.
De nadruk van de methodiek ligt op het vroegtijdig beëindigen van een project als de zogeheten Business Case ontbreekt.

De definitie van een project volgens PRINCE2

Projecten hebben als functie dat ze veranderingen doorvoeren ten behoeve van de dagelijkse bedrijfsvoering. Ze leveren iets op waarmee de dagelijkse bedrijfsvoering de verandering gaat realiseren. En dat ‘iets’ noemt PRINCE2 een product. Een product kan zijn:

Een nieuwe dienst
Een vernieuwd informatiesysteem
Een gebouwd kantoorpand

Voor elk project geldt dat het inspanning en tijd kost. En daarom zal het voor ieder project wenselijk zijn dat die inspanning en tijd zakelijk gezien gerechtvaardigd is. Zakelijke rechtvaardiging noemt PRINCE2 een Business Case.

De PRINCE2 definitie van een project is: Een tijdelijke organisatie die in het leven is geroepen met als doel de oplevering van een of meer producten op grond van een overeengekomen business case.

Een project onderscheidt zich van dagelijkse bedrijfsvoering doordat het tijdelijk is, veranderingen teweegbrengt, een inzet van meerdere disciplines vergt en uniek is. Het brengt ook onzekerheid en dus risico’s met zich mee. Omdat we niet kunnen voeren op routine en andere vastigheden zoals bij de dagelijkse bedrijfsvoering.

Zes prestatieaspecten:

Tijdens het project zijn er zes prestatie-aspecten die gemanaged worden:

Ten eerste de doorlooptijd. Wanneer is het project klaar? Een voorbeeld: het project om het 16-cijferig bankrekeningnummer (de IBAN) in te voeren, kost 5 maanden.
Ten tweede de kosten. Een project kost inspanning waarvoor we in het project een budget opstellen en bewaken. Zo kost het IBAN-project € 75.000.
Ten derde de scope: het totaal van de producten van het project, dat wat het project oplevert. Het IBAN-project levert onder andere een aangepast financieel systeem op, communicatie met relaties en aangepaste gegevens in brieven over de aangepaste rekeningnummers.
Vervolgens de kwaliteit: de kenmerken van de producten zodat ze geschikt zijn voor het doel. De communicatie naar buiten toe over het IBAN-project dient de voldoen aan de geldende huisstijl.
Ten vijfde de risico’s. Onzekerheid als kenmerk van een project kan zich uiten in kansen en bedreigingen en wat we eraan kunnen doen. Ten aanzien van de communicatie naar buiten toe, wil de organisatie geen enkel risico lopen.
En als laatste: de benefits, ofwel de voordelen. Uiteindelijk zal het opleveren van de scope in het project benefits voor de dagelijkse bedrijfsvoering opleveren. Voorbeelden zijn: daling van de kosten van het gebruik, hogere opzet, voldoen aan wet- en regelgeving en hogere klanten- en medewerkerstevredenheid. In het voorbeeld van het IBAN-project voldoet de organisatie aan de regelgeving en door dit project kan de organisatie verder blijven bestaan. Zonder IBAN kan er na een bepaalde datum immers niet meer betaald of geïncasseerd worden.

Uitgangspunten van PRINCE2

Een van de uitgangspunten van PRINCE2 is er dat er een klant/leveranciersomgeving is. Er is een klant die het gewenste resultaat specificeert en betaalt. En er is een leverancier die de middelen en vaardigheden biedt om dat resultaat te leveren. Overigens kan de leverancier zowel van binnen de bestaande organisatie komen als van daarbuiten.

Hierbij een voorbeeld van een project met zowel een interne als een externe leverancier. Het realiseren van een digitaal patiëntendossier door een ziekenhuis wordt als nuttig ervaren voor de bedrijfsvoering en zorgt voor snellere, betere dienstverlening. De gebruikers, waaronder artsen, verplegend personeel en IT-beheer, hebben een aantal wensen om het gebruik ervan mogelijk te maken. Er wordt in een dergelijk project gebruikgemaakt van de interne IT-afdeling als interne leverancier maar ook bijvoorbeeld van adviesdiensten van een externe partij als externe leverancier.

De PRINCE2 structuur

PRINCE2 pakt projectmanagement aan met de zogeheten 4 geïntegreerde elementen, namelijk: 7 principes, 7 thema’s en 7 processen en het op maat maken van PRINCE2 voor de projectomgeving.

De 7 principes
De 7 principes beschrijven de grondlagen waaraan een PRINCE2-project moet voldoen. Zonder deze principes wordt het project geen succes.

Lees meer over de principes

De 7 thema’s
De 7 thema’s beschrijven belangrijke aandachtsgebieden die tijdens het project vrijwel continu aan de orde komen. De thema’s sluiten goed op elkaar en op de principes en processen aan.

Lees meer over de thema’s

De 7 processen
De 7 processen beschrijven de activiteiten die nodig zijn voor het succesvol sturen, managen en opleveren van het project.

Lees meer over de processen

Het op maat maken van de projectomgeving
Het op maat maken laat zien hoe het projectmanagementteam PRINCE2 toepast, zodat het geschikt is voor de context en het project ongeacht het soort of de omvang.

Verder lezen?

Kijk ook eens bij deze artikelen:

Opleidingen en trainingen

Bekijk de PRINCE2 opleidingen en trainingen van ICM.