Managing Succesful Programmes: 7 gouden principes
Is in jouw organisatie sprake van diverse samenhangende projecten en activiteiten? Dan spreken we van een programma. Trainer Henk Truijen helpt je je programma te laten slagen via zeven gouden principes uit het Managing Succesful Programmes (MSP) schema. Handig, want dit schema geeft ook weer hoe je de principes vervolgens uitwerkt.
Het onderstaande schema geeft in drie fasen weer hoe je ervoor zorgt dat jouw programma slaagt. Je leest het schema van buiten naar binnen. De buitenste ring geeft de zeven MSP-principes weer. De tweede ring laat zien op welke thema’s de principes invloed hebben. In de kern wordt vervolgens duidelijk welke stappen een succesvol programma doorloopt.
De zeven principes van MSP (buitenste ring)
Deze principes zijn gebaseerd op lessons learned en best practices van programma’s uit de praktijk. Deze principes onderschrijven het succes van een programma.
Een programma is een tijdelijke flexibele organisatie opgezet om te coördineren, te sturen en de totale implementatie te kunnen overzien van een set van gerelateerde projecten en activiteiten met als doelstelling om resultaten en voordelen te behalen, die gelinkt zijn aan de strategische doelstellingen van de desbetreffende organisatie.
De principes in de buitenste ring reflecteren de karakteristieken van succesvolle programma’s.
- Remaining aligned with corporate strategy: Een programma vereist vaak een flinke investering, die moet bijdragen aan het behalen van de corporate doelstelling van de organisatie. Een goed gemanaged programma onderhoudt nauwe links met de corporate strategie.
- Leading change: Binnen een programma moet een groot aantal complexe taken gemanaged worden en mensen moeten geleid worden. Het is daarom onmogelijk om naar een betere toekomst te gaan zonder duidelijk leiderschap.
- Envisioning and communicating a better future: Leiders moeten een zo helder mogelijk beeld van de lucratieve toekomst schetsen anders zal er geen behoefte bij de mensen zijn om te veranderen.
- Focussing on the benefits and threats to them: Het ultieme succes van programma’s wordt beoordeeld aan de hand van de mogelijkheid om de benefits te realiseren en voortdurend de relevantie van deze benefits aan de strategie te relateren. Vandaar dat effectief risicomanagement cruciaal is voor het succes.
- Adding value: Een programma heeft alleen bestaansrecht als het waarde toevoegt aan de som van alle projecten. Als het niks toevoegt, dan kun je beter stoppen met het programma en de projecten onafhankelijk van elkaar verder laten gaan.
- Designing and delivering a coherent capability: Project outputs dienen zorgvuldig gecoӧrdineerd en op elkaar afgestemd te worden, zodat een samenhang ontstaat tussen de opgeleverde resultaten.
- Learning from experience: Een programma is een “lerende organisatie” die reflecteert en de prestaties continue verbetert op alle fronten. Een programma presteert beter als alle leden van de programma-organisatie willen leren. Majeure review momenten (om te leren) worden speciaal in het programma ingebouwd.
De negen thema’s van MSP (tweede ring)
De thema’s in de tweede ring gaan over de manier waarop de principes vorm krijgen in het programma. De plek van de thema’s in de cirkelrand laat zien welke principes binnen dat thema vallen. Door de principes te bekijken vanuit het thema, weet je waar je binnen het programmamanagement van dat thema op moet letten. Op basis van deze thema’s wordt de juiste organisatiestructuur, leiderschapsstijl, beheer tooling en de business case ingericht zodat de kans op het juiste resultaat (outcome) en de daarmee samenhangende voordelen (benefits) voor de organisatie wordt behaald.
Het transformatie proces van MSP (de kern)
In het schema begint de route bij Identifying a programme en eindigt wanneer de competenties zijn behaald en de organisatie de baten daarvan terugziet in de organisatie.
Je ziet aan het schema dat er een eenduidig begin en eind van het transformatieproces is. Het interessante onderdeel van dit proces is het gedeelte dat zich meerdere malen herhaalt, namelijk alle handelingen die gaan over het opdoen van competenties (capabilities) en het realiseren van baten (benefits). Het aanleren van competenties en het doormaken van een verandering in de organisatie gaat niet in één keer, maar met vallen en opstaan waarbij reflectie een essentieel onderdeel is voor het slagen van het programma.
Iedereen heeft in zijn of haar werkzame maar ook privéleven te maken met projecten en/of programma’s. De praktijk is ontzettend afwisselend en super dynamisch. Never a dull moment is op zowel projecten en programma’s zeer zeker van toepassing.
Mocht je meer willen weten over MSP, denk dan eens over een opleiding MSP Foundation om de basis te leren kennen.