In 3 stappen beter beoordelen

Ben jij verbaasd dat jouw werknemer zijn gedrag heel anders beoordeelt dan jij als leidinggevende? Hoe zorg je ervoor dat jullie voortaan op één lijn zitten? Volg deze drie stappen en geef richting aan het beoordelen en het functioneren van jouw werknemers.

Stap 1: Kijk beter

Beoordelen lijkt simpel. Je ziet immers zelf wat een werknemer doet toch? Maar zie je het wel goed? Kijk bijvoorbeeld eens naar de onderstaande driehoek. Wat zie je? Kijk nog eens goed! Of beantwoord de volgende vraag: wat heb je vorige week dinsdag gegeten? Wat is het merk van de snelheidsmeter van jouw auto of tot welke snelheid kan die snelheidsmeter? Wat staat er nu precies helemaal onderaan de wijzerplaat van je horloge?

Waarnemen blijkt lastiger te zijn dan het is. Je denkt te zien wat je mogelijk wilt zien, of je kijkt terwijl je niet echt waarneemt. Immers, die auto heb je al vijf jaar en je hebt nooit goed gelet op het merk van de snelheidsmeter. Je bent ook niet echt bezig met wat je vorige week dinsdag hebt gegeten. Je kijkt dagelijks op je horloge om te zien hoe laat het is en je kijkt er niet naar om te weten wat er precies onderaan de wijzerplaat staat. Laat staan dat je er op hebt gelet dat er tweemaal ‘de’ in de driehoek staat.

Al met al vraagt het nogal wat van bijvoorbeeld een leidinggevende waarvan wordt verwacht dat er beoordelingen worden gemaakt. Hoe onthoud je de waarnemingen van al die momenten en alle medewerkers waar je leiding aan geeft en hoe zorg je er nu voor dat je niet van alles door elkaar haalt? Daar helpen stap 2 en 3 je bij.

Stap 2: Weet wat de maatstaf is

Beoordelen is het toetsen van waarnemingen aan een (vaste) maatstaf. Maar wat is de maatstaf en hoe vast is die dan? Velen zeggen dat de functiebeschrijving de maatstaf is. De vraag is dan natuurlijk of je de functie na 1 jaar, 3 jaar of 5 jaar volledig en goed moet beheersen of wanneer fouten acceptabel zijn. Wanneer zijn fouten de medewerker toe te rekenen? Wat als de medewerker een bestelling denkt te plaatsen van vijf dozen en het feitelijk vijf containers blijken te zijn? Kortom wat is de maatstaf? Daar helpt stap 3 je bij.

Stap 3: Zorg voor duidelijke doelen

Belangrijker dan observeren en discussiëren over de maatstaf is het maken van afspraken over het bereiken van uitdagende doelen tussen leidinggevende en medewerker. Immers, beiden werken samen gericht aan het realiseren van de missie en de doelstellingen van de organisatie. Dit betekent dat leidinggevende de medewerker dient te faciliteren en het accent moet leggen op het geven van vertrouwen voor het behalen van de doelen van de werknemer, die ze samen hebben opgesteld. Deze doelen worden voor een periode vastgesteld en in goed overleg wordt geformuleerd welke resultaten gehaald dienen te worden.

Deze wijze van leidinggeven vraagt periodiek overleg tussen de medewerker en de leidinggevende over de voortgang van het behalen van de resultaten. Het effect zal zijn dat de medewerker beter en met meer plezier werkt, omdat:

• Het duidelijk is wat er precies van de werknemer wordt verwacht;
• De betrokkenheid groter is bij het formuleren van de doelen en deze ook als realistisch worden beschouwd;
• Er ruimte is om zelf te bepalen hoe aan de doelstellingen kan worden gewerkt;
• De werknemer beter geïnformeerd wordt over wat zijn werk oplevert zodat de werknemer van eigen ervaringen kan leren.

Beoordelen is op deze wijze meer gericht op wat beter kan, wat de barrières zijn die het bereiken van de resultaten in de weg staan en hoe die barrières kunnen worden weggenomen.

Resultaat

Wanneer je deze drie stappen volgt, is er meer samenspraak tussen leidinggevende en medewerker. Dit zorgt ervoor dat de leidinggevende de kans krijgt het beste uit de medewerker naar boven te halen. Als de leidinggevende zichzelf durft te zijn en vanuit zijn kracht kan opereren zal hij of zij de medewerker inspireren om hem of haar te volgen.

Op deze manier wordt er ook meer van de medewerker gevraagd. Wanneer samenspraak de basis is van de beoordeling kan de medewerker zelfstandig functioneren en neemt hij of zij de verantwoordelijkheid voor de vastgestelde doelen.

Door succesvol en doelgericht functionerings- en beoordelingsgesprekken te voeren, verbeter je de prestaties van je medewerkers. In de training functionerings- en beoordelingsgesprekken leer je een beoordelingsgesprek op de juiste manier opbouwen en de motivatie van je medewerkers te verhogen.