Hoe ontwikkel je organisatiesensitiviteit? 10 praktische stappen om je project écht succesvol te maken

Hoe ontwikkel je organisatiesensitiviteit en hoe krijg je draagvlak?

Een organisatiesensitief persoon weet hoe een organisatie in elkaar steekt. Hij of zij kent niet alleen de formele en hiërarchische lijnen, maar vooral ook de informele lijnen. Het spreekt voor zich dat een projectmanager over de nodige organisatiesensitiviteit moet beschikken. Een project ‘erdoor’ krijgen en afronden kan een projectmanager immers niet alleen. Als projectmanager moet je ‘dingen gedaan’ krijgen bij anderen.

5 stappen om je organisatiesensitiviteit te ontwikkelen

Organisatiesensitieve mensen hebben zogenaamde ‘voelsprieten’ voor aspecten als machtsverdeling, besluitvorming en samenwerking binnen een organisatie. Erg nuttig dus! Met deze 5 stappen kun je jouw organisatiesensitiviteit naar een hoger niveau brengen.

1. Vraag jezelf af waarom dingen geregeld zijn zoals ze geregeld zijn

Niet om ze af te kraken, maar om ze te begrijpen. Regels en richtlijnen zijn er vaak om dingen in goede banen te leiden, niet om mensen onnodig in een keurslijf te dwingen.

2. Doorgrond de organisatiestructuur en hiërarchie

Waarom horen sommige taken bij de ene afdeling en niet bij de andere? Stel vast waar de grenzen tussen afdelingen liggen en waarom dat zo is. Analyseer hoe problemen worden opgelost. Wie neemt de beslissingen?

3. Begrijp het verschil tussen project- en lijnorganisatie

Projecten zijn anders georganiseerd dan een gewone organisatie. Bij projecten horen uitgangspunten over tijd, geld, verantwoordelijkheden en inzet van mensen. Iets wat in een project ontwikkeld of gedaan wordt, moet uiteindelijk een plek krijgen in de lijnorganisatie. Gebeurt dit?

4. Observeer gedrag

Wie praat er met wie tijdens de borrel? Waarover wordt er geroddeld? Wie lobbyen bij de koffieautomaat? Dit zegt je iets over de macht van sommige mensen en hun positie binnen de informele organisatie.

5. Herken sterktes en zwaktes

Sommige mensen zijn goed in details, anderen in de grote lijnen. Deze typen mensen hebben ieder zo hun sterke en zwakke punten. De persoon van de grote lijnen is vaak ongeduldig, de gedetailleerde mens is soms niet zo besluitvaardig. Als je in een team werkt, is het zinvol eens te bekijken waar ieders sterke en zwakke punten liggen. Is er misschien teveel van het één en te weinig van het ander in het team vertegenwoordigd?

5 stappen om draagvlak voor je project te creëren

Als je als projectmanager beslissingen neemt binnen een project, dan moet je er altijd voor zorgen dat de relevante partijen ook echt achter de beslissing staan. Je moet draagvlak creëren voor je project. Hoe doe je dit? Hieronder volgen 5 praktische stappen.

1. Betrek mensen tijdens het maken van plannen en laat ze meedenken

Organiseer een meeting waarin iedereen mee kan brainstormen. Ontwikkel samen een plan of creëer de oplossing voor een moeilijk organisatorisch probleem of conflict.

2. Betrek de mensen in een project

In een project zijn afgevaardigden uit verschillende afdelingen betrokken. Deze worden door hun deelname enigszins ‘mede-eigenaar’ van (bijvoorbeeld) een nieuw CRM-systeem dat in het project wordt ontwikkeld. Geef ze het gevoel dat het ook hun project is.

3. Houd rekening met belangen en motivatie

Leg het plan voor bij de Ondernemingsraad of een belangenorganisatie en vraag hen om feedback. Zo voelen deze partijen zich gehoord en komt een plan niet onverwacht.

4. Informeer

Zet de plannen in een vroeg stadium op de agenda. Geef informatie en houd inspraakrondes. Laat mensen het nut van een project begrijpen. Vaak is het nodig om hiervoor een apart communicatieplan te maken.

5. Interview mensen

Dit werkt bijvoorbeeld goed als je in de rol van adviseur een nieuwe aanpak of werkwijze wil voorstellen binnen een organisatie. Met interviews kom je erachter hoe mensen tegen een situatie aankijken.