Financial, zo kom je uit je isolement

Stel je voor: je loopt door de gangen van een kantoor. Deuren staan open en je ziet mensen werken op de afdelingen marketing, verkoop en binnendienst. Aan het einde van de gang zijn de toiletten, de nooduitgang en een gesloten kantoor. Mensen vragen zich af wat zich achter die gesloten deur bevindt. Het is de afdeling administratie.

Het gebeurt maar al te vaak dat financieel-administratieve afdelingen zijn weggestopt aan het einde van een gang. Het is symbolisch voor de rol die deze afdelingen spelen en dus ook voor het imago van de afdeling. Zij worden gezien als de stellers van lastige vragen en soms zelfs als noodzakelijk kwaad. De medewerkers zelf werken hard en hebben het gevoel dat zij noch gezien en noch begrepen worden. Wil de afdeling van dit imago afkomen, en de samenwerking met andere afdelingen bevorderen, dan zijn zeer goede contactuele en communicatieve vaardigheden nodig.

Druk, druk, druk

Financieel specialisten beschikken over specifieke kwaliteiten die leiden tot specifieke (deel)taken. Het spectrum van administratieve handelingen, werkzaamheden en verantwoordelijkheden is zó breed dat onderlinge uitwisseling vaak lastig is. Bovendien hebben zij het druk. Wanneer de massa gegevens eenmaal verwerkt is, leidt diezelfde massa tot vervolgstappen, controles en andere acties om zaken uit te zoeken en te analyseren. Denk maar aan een inkoopfactuur die allereerst wordt ingeschreven, vervolgens wordt geregistreerd, een nummer krijgt en naar de verantwoordelijke afdeling gaat en al dan niet direct terugkomt, geboekt wordt en daarna opgeborgen en uiteindelijk betaald. Later, bijvoorbeeld bij het halen van de vele deadlines voor rapportages en belastingaangiften, kan het daarbij voorkomen dat er toch registraties veranderd te moeten worden. Kortom: veel handelingen voor elk afzonderlijk document waarbij niets mis mag gaan om geen vertraging op te lopen. De kans dat iemand de hele dag achter zijn of haar bureau doorbrengt, is dus groot. Dit werkt samenwerking met andere afdelingen niet bepaald in de hand. Je zou kunnen concluderen: “l’enfer c’est les autres”. Met andere woorden: de rest van het bedrijf kijkt met een verkeerde blik naar de financiële en administratieve functie. Verbetering moet echter van binnenuit komen; van de financiële afdeling zelf.

Zichtbaar zijn

Met het oog op de bevordering van samenwerking en integratie (en dus van wederzijds respect) besteden wij in financiële opleidingen veel aandacht aan communicatie. Door collega’s direct en persoonlijk te benaderen, deel je je problemen met hen. Laat collega’s zien waar jouw knelpunten zitten. Neem deel aan overleg zodat je van tevoren kunt inspelen op problemen die mogelijk ontstaan op jouw gebied als bepaalde beslissingen worden genomen. Gebruik niet die typische woorden die slechts begrijpelijk zijn voor vakgenoten. Iedereen begrijpt dat een balans in evenwicht moet zijn, maar toch worden veel collega’s nerveus bij het horen van het woord ’journaalpost’.

Tips

Belangrijke aandachtspunten voor iemand met een financieel-administratief beroep zijn:

1. Vraag altijd om de reden waarom iemand bepaalde informatie van je wil. Zo geef je jezelf de mogelijkheid om professioneel in te grijpen en te beoordelen of de gevraagde informatie wel gaat voorzien in het vinden van een antwoord.

2. Maak geen loze beloften en kom afspraken na. Het is beter om in drukke tijden nee te zeggen of een levermoment uit te stellen dan beloften te doen die niet waargemaakt kunnen worden.

3. Vermijd vakjargon

4. Wees je continu bewust van jouw rol als (interne) dienstverlener. Maak contact, wees pro-actief en benader collega’s persoonlijk.

In de eigen financiële opleidingen van ICM speelt communicatie een belangrijke rol. Het is wezenlijk dat er in álle opleidingen ruimte voor wordt gemaakt zodat financiële administraties uit hun geïsoleerde posities komen.