Evalueren is vooruitkijken!

Vanuit mijn werk zie ik zeer regelmatig verkoopplannen. Wat direct opvalt, is dat het hoofdstuk evaluatie in vrijwel alle plannen sterk onderbelicht is. Als ik hierover opmerkingen maak, verdedigen de opstellers zich veelal met opmerkingen zoals; “in de maandelijkse verkoopvergaderingen praten we er wel over” of “evalueren is toch alleen maar terugkijken”. Maar dat blijkt in de praktijk toch echt een misvatting.

Bij een (auto)reis van een vertrekplaats naar een bestemming is het erg verstandig om regelmatig te kijken of je nog op de juiste route en op schema zit. Nu hoor ik sommige denken; “maar daar heb ik toch een TOMTOM voor”. Daar hebben ze misschien een punt. Maar ook wel eens verhalen gehoord van chauffeurs die zich door hun routeplanner naar Zevenhuizen (Groningen) lieten gidsen, terwijl ze toch echt in Zevenhuizen (Utrecht) moesten zijn?

Een routebeschrijving

Een objectieve evaluatie is een zeer doeltreffend instrument om de ontwikkeling van de verkoopafdeling en de individuele verkopers te monitoren. Zodra je jouw doelen SMART hebt geformuleerd, besteed dan ook in je plannen voldoende tijd om de ‘routebeschrijving’ goed op orde te hebben. Bepaal welke ‘kruispunten’ je op welk ‘moment’ wil passeren.

Output meten

Omdat je als manager vooral de resultaten en niet de inspanning moet managen, gaat het dan ook in eerste plaats om de resultaten (de output). Hieronder heb ik een voorbeeld opgenomen hoe een rapportage van de KPI (key performance indicator) OMZET er in een Excel uit zou kunnen zien.

Evaluatie

Rekeninghoudend met de seizoensinvloeden kan je in bovenstaand schema in één oogopslag zien hoe je per maand scoort ten opzichte van vorig jaar en ten opzichte van de doelstelling. Maar ook waar je gaat uitkomen (YEE=Year End Estimate), als de trend zich gedurende de rest van het jaar doorzet.

Input meten = Resultaten verbeteren

Om resultaten te kunnen verbeteren moet een manager ook kijken naar de inspanningen die verricht worden. Een eerste stap is om te kijken naar de verschillende conversie ratio’s. Bijvoorbeeld; “Hoeveel bezoeken doen we om een offerte te mogen maken?” en “Hoeveel offertes maken we om één order te krijgen?”. Een goede analyse van de inspanningen kan helpen om het proces te verbeteren. En door de gemiddelde score per afdeling/bedrijf te bepalen en te vergelijken met de individuele ratio’s kan je ook gericht per verkoper kijken waar aandachtspunten en eventueel coachingtrajecten liggen.

Zelf Evaluatie

Echte verkooptijgers nemen (juist ook als de organisatie dit niet ondersteunt) minimaal 30 minuten per maand om zichzelf punt voor punt te evalueren. Maak van deze zelfevaluatie een vast ritueel en je resultaten zullen gegarandeerd verbeteren!

Verkoop (k)pi’s

Onderstaande aandachtspunten en performance indicatoren kunnen als leidraad dienen voor een goede persoonlijke evaluatie:

Huidige en voorgenomen resultaat in [periode] 

• omzet (€)
• afzet (aantallen #)
• marge (%)
• aantal nieuwe klanten
• groei (%) van elk gewenst cijfer t.o.v. de eerder gemeten

Huidige en voorgenomen activiteiten in de komende [periode]

• aantal telefoontjes (uitgaand) naar suspects/ prospects en klanten
• aantal bezoeken aan suspects/ prospect en klanten
• aantal presentaties
• aantal gemaakte offertes
• aantal bezochte beurzen en/of evenementen

Voorgenomen ontwikkelingen in de komende [periode]

• Productkennis, ondernomen akties
• Vakkennis (verkoop), ondernomen akties
• Gesprekstechnieken
Kwalificatie vaardigheden
• Rapport met gesprekspartner creëren
• Achterhalen klantbehoeften
Presenteren
• Onderhandelen
• Afsluiten
Service & follow-up vaardigheden

Houding

• Beroepsethiek
• Integriteit
• Flexibiliteit
• Besluitvorming vermogen
• Bereidheid om risico’s te nemen
• Denkt innovatief
• Helpt collega’s

Gedrag

• Leiderschap
• Invloed op collega’s
• Vragen stellen
• Echt Luisteren
• Vertrouwen opwekken
• Problemen oplossen
• Afspraken bevestigen en na komen
• Verkoopkansen zoeken en signaleren
• Positieve instelling
• Zorgen voor effectieve administratie

Belemmerende gedachten

Leuk hoor zo’n lijstje met mogelijk kpi’s. Maar als “input meten = Resultaat verbeteren” echt waar is, waarom gaan we hier dan zo slordig mee om? Zoals bij iedere verandering gaat het niet alleen om het verlangen (om beter te scoren) maar ook om de belemmerende gedachten. Dit laatste is alles wat je maar kan bedenken om er vooral niet aan te beginnen. Welke kant slaat jouw balans op? Wil je echt graag een top-performer zijn of…..?