Een beter project begint bij het einde: de kracht van PRINCE2

In vrijwel elke organisatie wordt wel op projectbasis gewerkt. De PRINCE2-methodiek is een internationaal erkende werkwijze in projectmanagement. Het is gericht op het managen, besturen en organiseren van een project. Maar wat maakt PRINCE2 nou zo speciaal? Dat het zo formeel is? Alle processen? De Businesscase? Nee, het unieke aan PRINCE2 zit in “product-based planning” (PBP).

Product-based planningen is op twee manieren uniek

1. meestal plannen we activiteiten, en nu dus “producten” (lees: resultaten) en dan pas de bijbehorende activiteiten
2. die producten spelen een belangrijke rol in onder andere de businesscase, het kwaliteitsdenken en nog een paar thema’s binnen PRINCE2.
PBP speelt dus eigenlijk de hoofdrol binnen PRINCE2. Een stukje van die hoofdrol wil ik toelichten.

Wat is PBP precies?

PBP is het denken in producten of resultaten, top-down. We beginnen met het ‘product’ van het project. Wat ligt er uiteindelijk als projectresultaat? Waar gaat de klant ‘ja’ tegen zeggen? Wat willen we voor onszelf als resultaat halen? Het is heel lastig om deze tegengestelde belangen en wensen helder op tafel te krijgen en zo op elkaar af te stemmen dat het een consistent geheel vormt. Maar daar ligt wel de crux! Door er van tevoren over na te denken moet er vooraf al onderhandeld worden, risico’s worden ingeschat, over kwaliteit nagedacht worden en moeten de kosten en baten worden gewogen (er moet een businesscase gemaakt worden). En door er over te praten ontstaat er meestal al snel een soort hiërarchie van deelresultaten, de PBS (product Based Structure).

Hoe doe je PBP?

Een handig hulpmiddel daarbij is de zogenaamde “zonnebloem”. Dat is geen onderdeel van PRINCE2, maar wordt wel vaak toegepast. De zonnebloem bestaat uit een grote kern (het product/resultaat van het project) en daaromheen zitten twee lagen van blaadjes. De buitenste laag bevat de belanghebbenden, de binnenste laag het belang van de belanghebbenden in het project(-product/-resultaat). Door van buiten naar binnen te werken ontstaat er een idee wie er allemaal betrokken zijn, en wat hun belangen, eisen en wensen zijn. Daarna komt de lastigste stap: welk resultaat moet er dan in de kern om zo goed mogelijk aan al die belangen, eisen en wensen te voldoen? Dat vraagt aftasten, ontdekken, openheid, onderhandelen enzovoort. En vaak buiten de gebaande paden treden om de belanghebbenden goed te begrijpen. Een plaatje zegt meer dan duizend woorden!

PRINCE2

Voorbeeld van een “zonnebloem” en PBS (Product Based Structure) voor een slijpmachine

Nu kunnen we specificeren, analyseren en oplossingen bedenken (de PBS bedenken; het antwoord op de vraag: hoe gaan we het hart realiseren?). Daarna gaan we denken aan zaken als  kwaliteitscriteria; kortom: de productbeschrijvingen. Met een plaatje erbij en met de expliciete belangen en wensen wordt het beeld een stuk helderder en is er minder ruimte voor misverstanden. Leverancier (in dit geval het project) en klant kunnen nu gaan nadenken over kosten, baten en risico’s. Kortom, de businesscase staat in de steigers.

Allemaal dankzij het denken in resultaten, of zoals PRINCE2 het noemt: producten.