3 vragen voor je opdrachtgever om een concreet projectresultaat af te spreken

Je spreekt met jouw opdrachtgever af wat je gaat doen, maar gedurende het project blijkt dat er toch wat extra van je wordt verwacht dan van tevoren duidelijk was. Voorkom dit door van tevoren drie vragen aan je opdrachtgever te stellen en samen één concreet projectresultaat af te spreken.

Vraag 1: Wat is het probleem?

Elk project ontstaat omdat er iets moet veranderen. De huidige situatie voldoet niet meer aan de eisen of gaat uiteindelijk tot problemen leiden als er niets verandert. Bijvoorbeeld: een winkel heeft te maken met klagende klanten. Als projectleider wil je dus eerst weten waarom er iets moet veranderen. Wat is de aanleiding van het project? Stel deze waarom-vraag en onderzoek wat het kernprobleem is. Er worden soms meerdere problemen genoemd die een gevolg of effect van het kernprobleem zijn. Klagende klanten zijn bijvoorbeeld niet het probleem, maar een gevolg van een rommelige winkel. Vraag dus door zodat het kernprobleem en de reden voor de gewenste verandering duidelijk wordt. Dan weet je op welk probleem je je moet richten.

Vraag 2: Wat is de wens?

Wanneer het kernprobleem duidelijk is, wordt het tijd om de opdrachtgever te laten dromen. Wat wil hij of zij bereiken met het project? Hoe ziet de situatie eruit als de problemen zijn opgelost? Wat is er dan wel of wat is er dan niet meer? Natuurlijk is het doel om geen klagende klanten meer te hebben, maar de vraag is hoe hij of zij zich dat voorstelt. De constatering ’we krijgen geen klachten meer’ is heel wat anders dan ’we hebben tevreden klanten’.   Formuleer de behoefte, de gewenste situatie, zodanig dat het overeenkomt met het beeld dat de opdrachtgever ervan heeft. Dan weet je naar welk doel je moet streven.

Vraag 3: Wat kan het project daaraan bijdragen?

De hamvraag is nu wat het project moet opleveren om het geformuleerde doel te behalen. Het project gaat namelijk geen tevreden klanten opleveren, maar een concreet product of dienst waarmee de organisatie dat doel kan realiseren. Jouw project levert bijvoorbeeld alleen een nieuwe inrichting van de winkel op.  Het zou echter kunnen dat meerdere zaken aangepakt moeten worden om het doel te bereiken. Vraag daarom ook door op wat het project niet moet opleveren. Gemotiveerd personeel is misschien ook wel nodig om het doel te behalen, maar dat is niet automatisch iets dat jij moet of kan gaan organiseren binnen de kaders van jouw project. Spreek dat van tevoren goed af en je weet precies wat jouw project wel en niet gaat opleveren. Zo voorkom je discussies en conflicten.

En onthoud dit:

Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het opleveren van een concreet projectresultaat. Je bent niet de probleemhebber en ook niet degene die de dromen van de opdrachtgever waarmaakt.

Paul de Waal
Docent ICM Opleidingen & trainingen

 

TM-inschrijvingMaak alvast kennis met onze docenten via de interessante artikelen die zij voor je schrijven. Meld je hier aan en ontvang net als 7.248 slimme projectmanagers maandelijks ons laatste artikel op het gebied van Projectmanagement.Blauwe-pijl

Wil jij je verder ontwikkelen als Projectmanager? ICM Opleidingen & Trainingen biedt onder andere de volgende cursussen aan op het gebied van Proces- & Projectmanagement:

PRINCE2 ® | Lean Six Sigma | Agile | ITIL ® | MSP ® | IPMA