1. Luister meer, praat minder

Goed kunnen luisteren is misschien wel één van de belangrijkste kwaliteiten die je als mens kunt hebben. De meeste mensen zijn vooral bezig met praten. Wie praat, deelt zijn of haar gedachten, meningen, overtuigingen of deelt feitelijke informatie met een ander. Vaak praten we zoveel dat we niet eens doorhebben dat luisteren ook een heel goede optie kan zijn. Als we namelijk zelf praten, zullen we niet veel nieuws horen en op dat moment weinig leren. Wie luistert, komt erachter wat een ander bezighoudt, voelt, denkt, of nodig heeft.

Afstemmen op (de gedachten van) de ander, maakt het mogelijk vragen te stellen die aansluiten op de beleving van de ander. Vragen stellen opent niet alleen extra deuren in de wereld van je gesprekspartner, ze getuigen tevens van interesse. Je creëert hiermee een band met elkaar. Immers, oprechte aandacht is een bron van verbinding.

2. Neem tijd voor de ander

Het gebeurt vaak dat we in een gesprek met iemand direct met een oplossing willen komen. Ben jij je ervan bewust dat in de meeste gevallen niet jouw woorden blijven hangen, maar het gevoel dat je de ander hebt gegeven? Iemand die de tijd neemt iets rustig te bespreken, levert een grote bijdrage aan de effectiviteit van het gesprek. De kans op misverstanden wordt kleiner en de kwaliteit gaat omhoog. Vertragen wordt dan in feite versnellen.

Kortom, je wint tijd. Hoe neem je de tijd voor de ander? Door dit gewoon in je agenda te plannen. Vooral voor de mensen die er voor jou toe doen, die belangrijk voor jou zijn. Zowel zakelijk als privé. Want vaak hebben we juist – vanuit een soort vanzelfsprekendheid – de neiging aan hen de minste tijd te besteden. Plan daarom voldoende tijd voor hen en zorg dat er ruimte voor echt contact is.

3. Geef zonder direct iets terug te verwachten

De meeste mensen zijn bezig met ‘Wat kan ik krijgen?’ en ‘Wat valt er hier voor mij te halen?’ Deze twee vragen zijn erg gericht op ons eigen belang. De vraag ‘Hoe kan ik jou helpen?’ overstijgt het eigen belang.

De meeste mensen zullen zelfs verbaasd reageren als deze vraag aan hen wordt gesteld. Dat zijn ze immers niet gewend. Wanneer heeft iemand jou voor het laatst deze vraag gesteld? En welk gevoel gaf dit jou? Waarschijnlijk prettig. Het geeft een gevoel van erkenning, het gevoel dat je gezien wordt. En dat de ander niet alleen met zichzelf en met zijn eigen belangen bezig is. Alleen al het stellen van de vraag wordt gewaardeerd.

Als je anderen helpt om te krijgen wat zij graag willen, dan zullen zij jou ook graag helpen. Het wordt de Wet van de Wederkerigheid genoemd. Dit wil niets anders zeggen dan ‘als jij iets doet voor mij, dan doe ik iets voor jou’. Niet omdat ik denk dat het moet, of omdat het mij iets op gaat leveren, maar omdat ik dit graag voor jou doe.  Anders gezegd, je helpt de ander met de vraag ‘Hoe kan ik jou helpen?’ en uiteindelijk ook jezelf.

4. Maak weerstand bespreekbaar

Wees scherp op (non-)verbale signalen die op weerstand wijzen. Probeer erachter te komen wat er achter de weerstand zit. Weerstand is meestal een gevoel, geen rationeel bezwaar. Het is daarom niet effectief om weerstand met rationele argumenten te benaderen. Het werkt beter te communiceren op gevoels- of relatieniveau. Breng dit in de praktijk door bijvoorbeeld te zeggen: ‘Ik hoor aan je reactie dat je geen goed gevoel hebt bij dit plan. Wat zegt jouw gevoel dan over dit plan?’.

5. Durf feedback te geven

Feedback lijkt voor velen een synoniem te zijn voor boze kritiek. Of we zijn bang dat het helemaal verkeerd uitpakt en dat de ander ons niet begrijpt, zich aangevallen voelt en boos wordt. Misschien is het dan toch veiliger om niets te zeggen. Maar het probleem of het vervelende gevoel gaat op die manier niet weg. Erger nog, vaak stapelen ergernissen zich op. Effectieve feedback kan juist de lucht klaren waardoor een relatie of samenwerking verbetert.

Feedback is niet alleen negatief. Een welgemeend compliment, de positieve feedback, is motiverend. Mensen leren vaak veel meer van positieve feedback op het werk dat ze goed hebben gedaan, dan van kritiek op hun fouten.

De manier waarop je feedback geeft, is heel belangrijk. Probeer eerst voor jezelf helder te krijgen wat jou dwars zit of wat jou juist positief stemt. Kortom, wat is je boodschap? Vervolgens hanteer je de feedbackregels. Deze zijn:

  • Gedrag: benoem het gedrag van de ander. Je roept weerstand op als je je op de persoon richt en niet op zijn of haar gedrag. Beschrijf dat gedrag dat je hebt waargenomen zonder oordeel. Beperk je tot het hier en nu. Haal geen oude koeien uit de sloot.
  • Gebruik de ik-boodschap. De ik-boodschap zegt iets over jou. Over jouw behoefte, jouw vraag om begrip.
  • Gevolg: geef aan welke gevolgen dit gedrag heeft voor jou.
  • Gevoel: geef aan wat dit met jou doet.
  • Gewenst: geef aan wat je zou willen.
  • Geef de ander altijd ruimte om te reageren.
  • Verken samen oplossingen of achtergronden.

6. Let op je non-verbale communicatie

Onderzoek heeft aangetoond dat de woorden die we uitspreken slechts 7% van onze communicatie uitmaken. Ongeveer 23% van onze communicatie wordt bepaald door de manier waarop we iets zeggen (de tone of voice) en 70% van onze communicatie is lichaamshouding.

Wat is de juiste lichaamstaal om ons effect te vergroten? Allereerst wordt een actieve en open houding naar de ander toe als heel positief ervaren. We laten onze interesse blijken door ons volledig naar de ander toe te draaien en onze armen niet gekruist of over elkaar te houden.

Oogcontact is ook erg belangrijk in de communicatie met de ander. Door de ander aan te kijken, vergroten we onze communicatiekracht. Doe dat eens, probeer het gewoon. Soms kan dit zelfs spannend voelen, maar het levert zeer veel op.

7. Houd je doel in het oog

De meeste communicatie vindt plaats zonder dat we een duidelijk doel voor ogen hebben. Soms is dat niet erg, maar meestal kan onze communicatie een stuk effectiever.

Wanneer we geen doel voor ogen hebben, kunnen we alle kanten opvliegen. En meestal gebeurt dat, denk maar eens aan vergaderingen die veel te lang doorgaan. Zonder plan is het een vraagteken waar we uitkomen. Als het gaat om ‘gezellig kletsen’ is dat voor niemand storend, maar wel als het gaat om het bespreken van een inhoudelijk punt of het bereiken van een resultaat. In het merendeel van de gesprekken in werksituaties is het dus wel degelijk van belang dat je je van tevoren afvraagt met welk doel je het gesprek in gaat.

Door vooraf een duidelijk doel te hebben, maak je het jezelf een stuk makkelijker en aangenamer. Spreek daarom van tevoren jouw verwachting van het gesprek uit, zodat het helder is voor jezelf en voor de ander.

8. Verplaats je in de ander

Communiceren is tijd nemen. Het is onze uitdaging om de verschillende gezichtspunten met respect te ontvangen. Let maar eens op hoe vaak mensen elkaar aan het overtuigen zijn, zonder zich te verplaatsen in de ander. Empathie is een ander woord voor inlevingsvermogen of jezelf verplaatsen in de ander. Hoe ontwikkelen we onze empathie?

Ten eerste door je eigen gedachten even stil te zetten en je eigen zienswijze een moment los te laten. Ten tweede door je af te vragen: zou ik er in zijn of haar positie ook zo over kunnen denken? Ten derde door jezelf af te vragen: wat wil hij of zij mij vertellen? En tenslotte door jezelf de vraag te stellen: wat kan ik doen om onze interactie te bevorderen?

9. Zet je trots opzij

Natuurlijk is het prima om over een onderwerp te discussiëren, mits dit gebeurt in een sfeer van wederzijds respect, vertrouwen en harmonie. Dan kan het nuttig zijn om verschillende zienswijzen op tafel te leggen om gezamenlijk tot het beste resultaat te komen. Het gaat erom dat onze trots het gesprek niet in de weg zit. Want dan gaat het meestal mis en ontstaan er onnodige discussies, conflicten en frustraties.

10. Vergeet niet te lachen

In onze communicatie heeft lachen een groot effect. De mensen die vaak en makkelijk lachen, hebben over het algemeen een magnetische werking op anderen.

Als je humor gebruikt, wordt het ook makkelijker om met uitdagingen om te gaan. Je bent minder snel uit het veld geslagen en durft meer open te staan voor verandering. Vergeet ook vooral niet om jezelf te lachen. Het is heel stimulerend om jezelf niet al te serieus te nemen!

 

Download PDF tips Download PDF artikel